Mahnung schreiben: Die 3 Mahnstufen mit Vorlagen (2026)
Zuletzt aktualisiert: 31.05.2026
Der Kunde hat nicht gezahlt. Das Zahlungsziel ist verstrichen. Jetzt ist ein strukturiertes Mahnwesen gefragt, kein hitziges E-Mail, sondern ein Dokument, das rechtlich wirksam ist und die Beziehung zum Kunden nicht unnötig belastet.
Dieser Leitfaden erklärt die drei Mahnstufen, alle Pflichtangaben, erlaubte Mahngebühren und Verzugszinsen nach §288 BGB, und liefert drei Vorlagen, die du direkt anpassen kannst.
Was ist eine Mahnung?
Eine Mahnung ist eine schriftliche Zahlungsaufforderung, mit der du einen Schuldner auf eine überfällige Zahlung hinweist. Sie ist der erste Schritt im Forderungsmanagement, bevor es zum gerichtlichen Mahnverfahren kommt.
Rechtlich wichtig: Bei Geschäftskunden geraten Schuldner nach §286 Abs. 3 BGB automatisch in Verzug, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Eine Mahnung ist dafür nicht zwingend erforderlich. Bei Privatpersonen dagegen musst du eine Mahnung verschicken, um den Verzug auszulösen, es sei denn, auf der Rechnung stand ein konkretes Zahlungsdatum.
Trotz der automatischen Verzugsregel bei Geschäftskunden ist eine schriftliche Mahnung sinnvoll: Sie dokumentiert dein Forderungsmanagement, setzt klare Fristen und ist im Streitfall als Nachweis unverzichtbar.
Die 3 Mahnstufen im Überblick
Das klassische Mahnsystem besteht aus drei Stufen. Du musst nicht alle drei durchlaufen, aber die Struktur hilft, eskalationsgerecht zu kommunizieren.
Mahnstufe 1: Zahlungserinnerung (freundlich)
Ton: Höflich. Keine Vorwürfe. Du stellst kurz fest, dass die Zahlung noch aussteht, und bittest freundlich um Begleichung.
Frist: 14 Tage ab Versand der Mahnung.
Diese erste Mahnung enthält in der Regel noch keine Mahngebühren, da du dem Kunden den Benefit of the Doubt lässt.
Mahnstufe 2: Ausdrückliche Mahnung (bestimmt)
Ton: Sachlich und bestimmt. Keine Freundlichkeiten mehr, aber noch kein Drohton.
Frist: 10 Tage ab Versand.
Ab der zweiten Mahnung kannst du Mahngebühren und Verzugszinsen berechnen und in Rechnung stellen.
Mahnstufe 3: Letzte Mahnung (eindringlich)
Ton: Klar, knapp, unmissverständlich. Letzte Gelegenheit vor Einleitung rechtlicher Schritte.
Frist: 7 Tage ab Versand.
Die dritte Mahnung kündigt konkrete Konsequenzen an: Inkassobüro, gerichtliches Mahnverfahren oder Klage. Ohne diese Androhung wirkt die letzte Mahnung nicht glaubwürdig.
Was muss in einer Mahnung stehen?
Pflichtangaben gibt es für Mahnungen keine gesetzlich definierten, aber diese Elemente braucht eine rechtssichere Mahnung:
- Name und vollständige Adresse des Gläubigers
- Name und vollständige Adresse des Schuldners
- Datum der Mahnung
- Bezug auf die ursprüngliche Rechnung (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum)
- Offener Betrag (Nettobetrag, ggf. Umsatzsteuer, Gesamtbetrag)
- Ggf. aufgelaufene Mahngebühren und Verzugszinsen
- Konkrete Zahlungsfrist (Datum oder Anzahl Tage)
- Zahlungsinformationen (Kontonummer, IBAN, BIC)
- Bei der letzten Mahnung: Androhung weiterer Schritte
Besonders wichtig: die Zahlungsfrist muss konkret sein. „In den nächsten Tagen“ ist zu vage. „Bis spätestens 15. Juni 2026“ ist rechtssicher.
Mahngebühren und Verzugszinsen
Was darf eine Mahnung kosten?
Mahngebühren sind kein freies Feld. Du kannst nur tatsächlich entstandene Kosten in Rechnung stellen. Pauschalen sind zulässig, wenn sie den tatsächlichen Aufwand widerspiegeln.
Typische Mahngebühren: – Erste Mahnung: 0 bis 2,50 Euro (oft keine Gebühr) – Zweite Mahnung: 2,50 bis 5,00 Euro – Dritte Mahnung: 5,00 bis 10,00 Euro
Für B2B-Forderungen gilt nach §288 Abs. 5 BGB ein gesetzlicher Anspruch auf eine Pauschale von 40 Euro für Beitreibungskosten. Diese 40-Euro-Pauschale darfst du ab dem ersten Tag des Verzugs verlangen, unabhängig von den Mahngebühren.
Verzugszinsen nach §288 BGB
Sobald der Schuldner im Verzug ist, entstehen Verzugszinsen:
- Gegenüber Unternehmen: Basiszinssatz + 8 Prozentpunkte
- Gegenüber Verbrauchern: Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte
Der Basiszinssatz der EZB lag Anfang 2026 bei 3,15 Prozent. Für B2B-Forderungen bedeutet das einen Verzugszinssatz von aktuell rund 11,15 Prozent pro Jahr.
Rechenbeispiel: 10.000 Euro offen, 60 Tage Verzug, B2B-Kunde. Verzugszinsen = 10.000 × 11,15% ÷ 365 × 60 = 183,29 Euro.
Wichtig: Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale sind voneinander unabhängig. Du kannst beides geltend machen.
Mahnung schreiben: Vorlagen für alle 3 Stufen
Vorlage 1: Erste Mahnung (Zahlungserinnerung)
[Name / Firma] [Adresse]
[Name / Firma des Schuldners] [Adresse]
[Ort], [Datum]
Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. [RECHNUNGSNUMMER] vom [DATUM]
Sehr geehrte Damen und Herren,
bei der Durchsicht unserer Buchungen ist uns aufgefallen, dass die oben genannte Rechnung über [BETRAG] Euro bis heute nicht beglichen wurde. Das Zahlungsziel war der [FÄLLIGKEITSDATUM].
Möglicherweise hat Ihre Zahlung unsere Buchung nur verpasst. Bitte prüfen Sie, ob die Zahlung bereits veranlasst wurde.
Falls nicht, bitten wir Sie, den Betrag bis zum [NEUE FRIST, Z.B. IN 14 TAGEN] auf folgendes Konto zu überweisen:
IBAN: [IHRE IBAN] BIC: [IHR BIC] Verwendungszweck: [RECHNUNGSNUMMER]
Bei Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]
Vorlage 2: Zweite Mahnung
[Name / Firma] [Adresse]
[Name / Firma des Schuldners] [Adresse]
[Ort], [Datum]
Betreff: 2. Mahnung zu Rechnung Nr. [RECHNUNGSNUMMER] vom [DATUM]
Sehr geehrte Damen und Herren,
unsere Zahlungserinnerung vom [DATUM DER 1. MAHNUNG] ist leider unbeantwortet geblieben. Die Rechnung Nr. [RECHNUNGSNUMMER] über [BETRAG] Euro ist weiterhin offen.
Wir fordern Sie hiermit auf, den ausstehenden Betrag zuzüglich Mahngebühren bis zum [NEUE FRIST, Z.B. IN 10 TAGEN] zu begleichen:
Ursprünglicher Rechnungsbetrag: [BETRAG] Euro Mahngebühren: [BETRAG] Euro Verzugszinsen ([ZINSSATZ]% p.a., [TAGE] Tage): [BETRAG] Euro Gesamtforderung: [GESAMTBETRAG] Euro
IBAN: [IHRE IBAN] BIC: [IHR BIC] Verwendungszweck: [RECHNUNGSNUMMER / 2. MAHNUNG]
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]
Vorlage 3: Dritte und letzte Mahnung
[Name / Firma] [Adresse]
[Name / Firma des Schuldners] [Adresse]
[Ort], [Datum]
Betreff: LETZTE MAHNUNG zu Rechnung Nr. [RECHNUNGSNUMMER] vom [DATUM]
Sehr geehrte Damen und Herren,
trotz unserer Zahlungserinnerung vom [DATUM 1. MAHNUNG] und unserer Mahnung vom [DATUM 2. MAHNUNG] ist die Rechnung Nr. [RECHNUNGSNUMMER] weiterhin unbeglichen.
Wir fordern Sie ein letztes Mal auf, den Gesamtbetrag bis zum [DATUM, KONKRET] zu begleichen:
Ursprünglicher Rechnungsbetrag: [BETRAG] Euro Mahngebühren gesamt: [BETRAG] Euro Verzugszinsen ([ZINSSATZ]% p.a., [TAGE] Tage): [BETRAG] Euro Inkasso-/Bearbeitungspauschale (§288 Abs. 5 BGB): 40,00 Euro Gesamtforderung: [GESAMTBETRAG] Euro
IBAN: [IHRE IBAN] Verwendungszweck: [RECHNUNGSNUMMER / LETZTE MAHNUNG]
Sofern keine Zahlung bis zum genannten Datum eingeht, werden wir ohne weitere Ankündigung rechtliche Schritte einleiten. Dazu gehören das gerichtliche Mahnverfahren sowie die Beauftragung eines Inkassounternehmens. Die entstehenden Kosten gehen zu Ihren Lasten.
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]
Was tun, wenn der Kunde weiterhin nicht zahlt?
Nach der dritten Mahnung ohne Reaktion stehen dir mehrere Optionen offen:
Option 1: Gerichtliches Mahnverfahren
Über das Mahngericht kannst du einen Mahnbescheid beantragen. Das Verfahren kostet je nach Streitwert zwischen 32 und mehreren hundert Euro. Der Schuldner hat zwei Wochen Zeit, Widerspruch einzulegen. Ohne Widerspruch ergeht ein Vollstreckungsbescheid, mit dem du in das Vermögen des Schuldners vollstrecken kannst.
Option 2: Inkassobüro beauftragen
Inkassounternehmen übernehmen die Forderungsverfolgung gegen eine Provision (meist 15 bis 35 Prozent des eingetriebenen Betrags). Für Kleinbeträge unter 1.000 Euro ist das oft effizienter als ein Gerichtsverfahren.
Option 3: Klage beim zuständigen Gericht
Bei Streitwerten über 5.000 Euro und klaren Rechtsverhältnissen ist eine direkte Klage möglich. Dafür brauchst du in der Regel einen Rechtsanwalt.
Mahnung mit Software erstellen
Wer regelmäßig mahnen muss, sollte das Mahnwesen nicht manuell erledigen. Rechnungsprogramme automatisieren die Mahnstufenverwaltung, setzen Fristen, berechnen Zinsen und erstellen die Schreiben auf Knopfdruck.
Sinnvolle Funktionen in Mahnwesen-Tools:
- Automatische Erkennung offener Posten
- Konfigurierbare Mahnstufen mit Fristen
- Automatische Berechnung von Verzugszinsen und Mahngebühren
- Versand per E-Mail direkt aus dem Programm
- Historisierung aller Mahnschritte für Nachweise
Unsere getesteten Programme mit Mahnwesen-Funktion: Im sevDesk Test und im Easybill Test haben wir geprüft, wie gut die jeweilige Mahnfunktion im Praxiseinsatz ist.
Wer noch keine Rechnungssoftware nutzt, findet eine Übersicht der besten kostenlosen Lösungen in unserem Vergleich der kostenlosen Buchhaltungssoftware. Grundlage jeder Mahnung ist eine korrekte Rechnung: Dazu empfehlen wir den Artikel Rechnung schreiben.
Häufige Fragen zur Mahnung
Wie viele Mahnungen muss ich schicken, bevor ich klagen kann?
Keine gesetzliche Mindestanzahl. Theoretisch kannst du nach einer einzigen Mahnung klagen. Gerichte erwarten aber in der Regel zumindest eine ernstzunehmende Zahlungsaufforderung. Drei Mahnstufen sind gängige Praxis, nicht Pflicht.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Ja, aber nur in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten. Pauschale 2,50 bis 10 Euro pro Mahnung sind marktüblich und in der Regel akzeptiert. Die 40-Euro-Pauschale nach §288 Abs. 5 BGB gilt automatisch bei B2B-Forderungen ab dem ersten Verzugstag.
Muss ich eine Mahnung per Einschreiben senden?
Nicht gesetzlich. Aber du trägst die Beweislast für den Zugang der Mahnung. Per Einschreiben mit Rückschein hast du einen sicheren Nachweis. E-Mails sind zulässig, aber Lesebestätigungen allein reichen als Nachweis nicht immer aus.
Was ist der Unterschied zwischen Mahnung und Mahnbescheid?
Eine Mahnung ist ein privates Schreiben an den Schuldner. Ein Mahnbescheid ist ein gerichtlicher Titel, der über das zuständige Mahngericht erwirkt wird. Nach Ablauf der Widerspruchsfrist kann man aus einem Mahnbescheid vollstrecken, aus einer Mahnung nicht.
Wann verjähren Forderungen?
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach §195 BGB drei Jahre, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Für eine 2024 entstandene Forderung wäre die Verjährung am 31. Dezember 2027. Eine Mahnung unterbricht die Verjährung nicht; nur eine Klage oder ein Mahnbescheid tut das.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Mahnungen?
Nein. Mahnungen sind keine Rechnungen im Sinne des §14 UStG. Die E-Rechnungspflicht 2026 gilt nur für Rechnungen, nicht für Zahlungsaufforderungen.
Mehr über den Autor:
Max Benz hat einen Master of Science-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre von der Technischen Universität Dresden und ist Gründer von geschaeftskonto.io, einer Marke der LBC FInance UG. Er hat schon einige Unternehmen gegründet und Geschäftskonten eröffnet. Sein Wissen darüber teilt er auf geschaeftskonto.io.