E-Rechnung Pflicht 2026: Der Komplettguide fuer Selbststaendige und Unternehmen

Zuletzt aktualisiert: 24.05.2026

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht fuer alle inlaendischen B2B-Unternehmen: Der Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen ist Pflicht, die Ausstellungspflicht laeuft bis 2028 gestaffelt ein. Dieser Guide erklaert die Fristen, die Formate und was Selbststaendige, Freiberufler und GmbH-Inhaber jetzt konkret tun muessen.

Was ist eine E-Rechnung? Definition und Abgrenzung zum PDF

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten maschinenlesbaren Format, das eine automatisierte elektronische Verarbeitung ohne manuelle Dateneingabe ermoeglicht. Das Format basiert auf der europaeischen Norm EN 16931 und verwendet XML-Daten mit standardisierten Feldern fuer alle Pflichtangaben gemaess § 14 UStG.

Der entscheidende Unterschied zur bisherigen elektronischen Rechnung: Ein PDF per E-Mail gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“. Nur Formate mit eingebetteten oder eigenstaendigen XML-Daten erfullen die neue gesetzliche Anforderung.

E-Rechnung vs. PDF-Rechnung: Das ist der Unterschied

Zulaessige E-Rechnungsformate im Ueberblick

Das Bundesfinanzministerium erkennt folgende Formate als konforme E-Rechnung an:

• XRechnung: Rein XML-basiertes Format (UBL oder CII), das EN 16931 vollstaendig erfuellt. Vor allem im oeffentlichen Bereich (B2G) Standard.
• ZUGFeRD: Hybridformat aus visuell lesbarer PDF-Datei mit eingebettetem strukturiertem XML-Teil. Besonders praxistauglich, da die Rechnung gleichzeitig von Menschen und Maschinen gelesen werden kann.
• Factur-X: Europaeische Variante von ZUGFeRD (technisch identisch). Gilt in Deutschland als ZUGFeRD-konform.
• EDI: Bestehendes Uebertragungsformat, das als E-Rechnung gilt, wenn es EN-16931-konform umgesetzt ist.

Ein PDF ohne eingebettete XML-Daten ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail verschickt wird.

E-Rechnungspflicht: Zeitplan und Uebergangsfristen 2025 bis 2028

Die Einfuehrung der E-Rechnung erfolgt schrittweise. Fuer den Empfang gilt die Pflicht seit 2025 fuer alle, fuer die Ausstellung laeuft sie je nach Unternehmensumsatz gestaffelt ein.

Was heisst „E-Rechnungen empfangen koennen“? Das Unternehmen muss technisch in der Lage sein, eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei anzunehmen und so zu speichern, dass die Daten zugreifbar bleiben. Ein E-Mail-Postfach, das XML-Anhange entgegennimmt, genuegt. Eine sofortige automatisierte Weiterverarbeitung ist nicht vorgeschrieben.

Was gilt waehrend der Uebergangsfristen? Unternehmen, die noch sonstige Rechnungen (inkl. PDF) versenden, benoetigen die Zustimmung des Empfaengers. Ohne diese Zustimmung muss auch waehrend der Uebergangsphase eine E-Rechnung ausgestellt werden, wenn der Empfaenger das verlangt.

Ab 2028 plant die EU mit dem ViDA-Projekt (VAT in the Digital Age) ein europaweites transaktionsbezogenes Meldesystem, das auf E-Rechnungsdaten aufbaut. Deutschland bereitet dafuer mit OZG-RE eine nationale Meldeplattform vor.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Die E-Rechnungspflicht gilt fuer alle inlaendischen B2B-Transaktionen: Beide Parteien muessen in Deutschland ansaessige Unternehmer im Sinne des § 2 UStG sein. Zur Ausstellungspflicht verpflichtet sind:

• GmbH, UG, AG und andere Kapitalgesellschaften
• Einzelkaufleute und Personengesellschaften (OHG, GbR, KG)
• Freiberufler (Aerzte, Anwaelte, Berater, IT-Freelancer)
• Alle Selbststaendigen mit umsatzsteuerpflichtigen B2B-Inlandsumsaetzen

Ausnahmen: Wer ist nicht zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet?

Von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen sind ausgenommen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag (§ 33 UStDV) – es gilt der Bruttobetrag
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV)
• Kleinunternehmer nach § 34a UStDV, die die Regelung des § 19 UStG anwenden
• B2C-Leistungen an Endverbraucher (Privatpersonen)
• Leistungen an juristische Personen, die nicht als Unternehmer handeln (z. B. nichtunternehmerisch taetige Vereine)
• Steuerfreie Umsaetze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG ohne Wahlrecht auf Verzicht der Steuerbefreiung

E-Rechnungsformate im Detail: XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X

Die Wahl des Formats haengt vom Einsatzbereich, der Software und den Anforderungen des Empfaengers ab.

XRechnung – das reine XML-Format

XRechnung ist der offizielle Standard fuer die Einreichung von Rechnungen an die oeffentliche Verwaltung in Deutschland. Als reines XML-Dokument enthaelt es keine visuelle Darstellung. Zum Lesen ist ein Viewer noetig, z. B. der kostenlose Visualisierer des KoSIT. Im privaten B2B-Bereich ist XRechnung zulaessig, aber nicht vorgeschrieben.

ZUGFeRD – das hybride PDF+XML-Format

ZUGFeRD kombiniert einen visuell lesbaren PDF-Teil mit einem eingebetteten strukturierten XML-Teil. Die meisten Buchhaltungstools erzeugen es automatisch beim Rechnungsexport. Es ist das praxistauglichste Format fuer KMU und Selbststaendige, die keine XRechnung-Anforderungen haben.

Factur-X und EDI als Alternativen

Factur-X ist die europaeische Weiterentwicklung von ZUGFeRD und technisch identisch. Fuer europaeische Handelspartner in Frankreich oder Belgien koennen beide Bezeichnungen verwendet werden. EDI bleibt als E-Rechnungsformat anerkannt, sofern es EN-16931-konform umgesetzt ist, und wird vor allem von Grossunternehmen mit ERP-Integration eingesetzt.

Fuer die Wahl des Formats gilt: Behoerden und oeffentliche Auftraggeber (B2G) verlangen XRechnung. Im privaten B2B-Bereich ist ZUGFeRD die einfachste und weitverbreitetste Wahl. EDI nur dann, wenn bereits eine bestehende EDI-Infrastruktur vorhanden ist.

E-Rechnung erstellen: So funktioniert es in der Praxis

Das Erstellen einer E-Rechnung erfordert kein technisches Spezialwissen, wenn die richtige Software eingesetzt wird. Fast alle modernen Buchhaltungsprogramme unterstuetzen heute ZUGFeRD, viele auch XRechnung.

Welche Buchhaltungssoftware unterstuetzt E-Rechnung?

E-Rechnung ohne Software: Kostenlose Tools

Wer nur gelegentlich E-Rechnungen benoetigt, kann kostenlose Online-Generatoren nutzen: den Mustang-Generator (Open Source, ZUGFeRD und XRechnung), Invoice-Portal.de (XRechnung-Formular) oder den KoSIT-Validator zur Pruefung von XRechnung-Dateien. Fuer laufende Rechnungsstellung sind diese Tools kein Ersatz fuer Buchhaltungssoftware.

Pflichtangaben in einer E-Rechnung

Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG muessen im strukturierten XML-Teil der E-Rechnung enthalten sein:

• Eindeutige Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Leistungsdatum oder -zeitraum
• Name und Anschrift von Aussteller und Empfaenger
• USt-Identifikationsnummer oder Steuernummer des Ausstellers
• Positionen mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Betrag
• Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag
• Zahlungsbedingungen und IBAN (wenn Bankueberweisung erwartet wird)

E-Rechnungen empfangen und archivieren

Seit dem 1. Januar 2025 muessen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen koennen. Ein E-Mail-Postfach, das XML-Dateien annimmt und abspeichert, genuegt als technische Mindestanforderung.

Aufbewahrungspflicht: Gemaess § 14b Abs. 1 UStG muessen Unternehmen jede ein- und ausgehende Rechnung acht Jahre aufbewahren. Fuer E-Rechnungen gelten die GoBD-Anforderungen:

• Der strukturierte XML-Teil muss unveraendert aufbewahrt werden.
• Die Archivierung muss revisionssicher erfolgen: unveraenderbar, jederzeit lesbar und abrufbar.
• Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. aus XML in PDF) ist nur zulaessig, wenn das Original gleichzeitig erhalten bleibt.
• Wird eine ZUGFeRD-Datei empfangen, genuegt es nicht, nur den PDF-Teil zu speichern – der XML-Teil muss erhalten bleiben.

Buchhaltungssoftware mit integrierter GoBD-konformer Archivierung loest diese Anforderung automatisch. Auf Anforderung des Finanzamts koennen E-Rechnungen ueber ELSTER eingereicht werden (Funktion „Belegnachreichung zur Steuererklaerung“).

Besonderheiten fuer Selbststaendige und Freiberufler

Fuer Selbststaendige und Freiberufler gelten dieselben Regeln wie fuer alle anderen B2B-Unternehmen – mit einem wichtigen Sonderfall: der Kleinunternehmerregelung.

Kleinunternehmerregelung und E-Rechnung

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen (§ 34a UStDV). Das gilt fuer Unternehmer mit einem Jahresumsatz bis 22.000 EUR im Vorjahr und voraussichtlich bis 50.000 EUR im laufenden Jahr.

Als Kleinunternehmer muessen Sie keine E-Rechnungen ausstellen. Sie muessen aber seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen koennen, wenn Ihre Lieferanten solche versenden – die Empfangspflicht gilt ohne Umsatzgrenze.

E-Rechnungspflicht: Ab welchem Umsatz gilt die Ausstellungspflicht?

Die Umsatzschwelle von 800.000 EUR regelt nur die zeitliche Staffelung der Ausstellungspflicht, nicht die grundsaetzliche Befreiung. Fuer umsatzsteuerpflichtige Selbststaendige mit B2B-Inlandsumsaetzen gilt:

• Vorjahresumsatz ueber 800.000 EUR: Ausstellungspflicht ab 1. Januar 2027
• Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR (kein Kleinunternehmer): Ausstellungspflicht ab 1. Januar 2028

Ein Freelancer mit 150.000 EUR Jahresumsatz und umsatzsteuerpflichtigen B2B-Umsaetzen muss erst ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen ausstellen. Wer als Kleinunternehmer eingestuft ist, ist grundsaetzlich von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

Drei Szenarien fuer Selbststaendige:

• Umsatzsteuerpflichtig, B2B-Inlandskunden: Ausstellungspflicht gilt ab 2027 oder 2028, je nach Vorjahresumsatz.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Kein Ausstellungszwang; Empfangspflicht seit 1.1.2025.
• Ausschliesslich B2C-Kunden (Privatpersonen): Keine E-Rechnungspflicht.

Checkliste: In 5 Schritten zur E-Rechnungspflicht

1. Pruefen, ob und ab wann Sie betroffen sind Stellen Sie fest, ob Sie B2B-Umsaetze mit inlaendischen Unternehmen erbringen. Kleiunternehmer: nur Empfangspflicht. Alle anderen: Ausstellungspflicht ab 2027 (bei Vorjahresumsatz ueber 800.000 EUR) oder ab 2028.

2. Software auswaehlen oder aktualisieren Pruefen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ausgibt. Falls nicht: Upgrade einrichten (lexoffice, sevDesk, DATEV). Fuer Einzelfaelle genuegen kostenlose Online-Generatoren.

3. Empfangsprozess einrichten Richten Sie einen dedizierten Eingang fuer E-Rechnungen ein – entweder automatisch ueber Ihre Buchhaltungssoftware oder manuell als abgelegten Ordner. Stellen Sie sicher, dass eingehende XML-Dateien und ZUGFeRD-PDFs gespeichert werden.

4. GoBD-konforme Archivierungsloesung aufsetzen Pruefen Sie, ob Ihre Loesung eine revisionssichere Archivierung mit 8 Jahren Aufbewahrungszeit ermoeglichst. Die meisten modernen Buchhaltungstools decken das automatisch ab. Wichtig: Das XML-Original muss erhalten bleiben, auch wenn Sie parallel ein PDF speichern.

5. Geschaeftspartner informieren Informieren Sie Ihre B2B-Kunden und Lieferanten, dass Sie E-Rechnungen versenden werden. Bei Lieferungen an oeffentliche Auftraggeber: Leitweg-ID des Empfaengers einholen und XRechnung-Anforderungen klaeren.

Haeufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Gilt die Pflicht auch fuer Kleinunternehmer?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind gemaess § 34a UStDV von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Sie muessen aber seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen von Lieferanten zu empfangen.

Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und elektronischer Rechnung?

Bis Ende 2024 galt jede elektronisch uebertragene Rechnung als elektronische Rechnung – auch ein PDF per E-Mail. Seit 2025 gilt eine engere Definition: Eine E-Rechnung ist nur noch ein strukturiertes maschinenlesbares Format nach EN 16931. Ein PDF per E-Mail ist seitdem eine „sonstige Rechnung“ und im B2B-Inlandsbereich nur noch in der Uebergangsphase mit Empfaengerzustimmung zulaessig.

Kann ich waehrend der Uebergangsphase weiterhin PDF-Rechnungen senden?

Ja, aber nur mit ausdrueecklicher Zustimmung des Empfaengers. Unternehmen mit Vorjahresumsatz ueber 800.000 EUR koennen bis 31. Dezember 2026 noch sonstige Rechnungen (inkl. PDF) versenden. Unternehmen darunter haben diese Moeglichkeit bis 31. Dezember 2027. Ab dem 1. Januar 2028 entfaellt diese Option vollstaendig fuer alle B2B-Inlandsumsaetze.

Brauche ich eine Leitweg-ID?

Nein, nicht fuer B2B-Transaktionen zwischen Privatunternehmen. Eine Leitweg-ID ist nur erforderlich, wenn Sie eine E-Rechnung an eine Behoerde oder oeffentliche Einrichtung senden (B2G-Bereich). Im rein privaten B2B-Verkehr ist keine Leitweg-ID noetig.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?

Das Ausstellen einer nicht konformen Rechnung kann als Ordnungswidrigkeit gewertet werden. Dazu kommt das Risiko, dass der Empfaenger die Rechnung zurueckweist und den Vorsteuerabzug verweigert, wenn die Form nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Gilt die Pflicht auch fuer Rechnungen ins Ausland?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt ausschliesslich fuer inlaendische B2B-Transaktionen, bei denen beide Parteien in Deutschland ansaessig sind. Rechnungen an EU-auslaendische Empfaenger oder Drittlaender unterliegen dieser Regelung nicht.

Was ist mit Sammelrechnungen?

Sammelrechnungen sind auch als E-Rechnung zulaessig. Mehrere in einem Kalendermonat erbrachte Leistungen duerfen in einer einzigen E-Rechnung zusammengefasst werden (§ 31 Abs. 4 UStDV). Das gilt fuer alle Rechnungsarten, die nach § 14 UStG ausgestellt werden muessen – auch fuer Anzahlungsrechnungen.

Mehr über den Autor:

Max Benz

Gründer von geschaeftskonto.io

Max Benz hat einen Master of Science-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre von der Technischen Universität Dresden und ist Gründer von geschaeftskonto.io, einer Marke der LBC FInance UG. Er hat schon einige Unternehmen gegründet und Geschäftskonten eröffnet. Sein Wissen darüber teilt er auf geschaeftskonto.io.