E-Rechnung Software kostenlos: 5 Tools für kleine Unternehmen (2026)

Zuletzt aktualisiert: 28.05.2026

Ja, es gibt kostenlose E-Rechnungs-Software. Für Selbstständige und kleine Unternehmen mit wenigen Rechnungen pro Monat reichen fünf Tools vollständig aus: PDF24, sevdesk (Free-Tarif), Portinvoice, B2Brouter und Quba Viewer. Eine Kreditkarte oder ein kostenpflichtiges Abo ist nicht nötig. Die Einschränkungen liegen bei Volumen, Archivierung und Funktionsumfang – wer weniger als etwa zehn Rechnungen pro Monat erstellt, kommt damit durch.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich. XRechnung und ZUGFeRD sind die vorgeschriebenen Formate. Die gute Nachricht: Alle fünf kostenlosen Tools in diesem Vergleich unterstützen mindestens eines dieser Formate. Daneben gibt es weitere kostenlose E-Rechnungs-Software wie Accountable oder WISO MeinBüro, die wir weiter unten kurz einordnen.

Was ist eine E-Rechnung – und wer muss sie erstellen?

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei. Es handelt sich um ein strukturiertes, maschinenlesbares Dateiformat auf Basis des europäischen Standards EN 16931 – ein Computer liest die Daten direkt aus, ohne OCR und ohne manuelles Abtippen. Das ist der entscheidende Unterschied zu einer normalen PDF-Rechnung, die zwar digital verschickt wird, aber nicht maschinell verarbeitet werden kann.

In Deutschland sind zwei Formate zugelassen:

• XRechnung: Reines XML-Dokument, für Menschen ohne Software nicht lesbar. Pflichtformat bei Rechnungen an Bundesbehörden über das PEPPOL-Netzwerk. Kein echtes PDF.
• ZUGFeRD: Hybrides Format. Eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten, die für den Empfänger wie ein normales PDF aussieht und gleichzeitig maschinenlesbar ist.

XRechnung oder ZUGFeRD – was ist der Unterschied?

ZUGFeRD ist in vier Profilen verfügbar: Das MINIMUM-Profil enthält nur die Pflichtfelder, während das EN-16931-Profil (früher „Comfort“) alle gesetzlichen Anforderungen nach dem europäischen Standard vollständig abdeckt und damit die sicherste Wahl für B2B-Rechnungen ist. Für reine B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD praktischer – Kunden öffnen die Datei wie ein normales PDF. Für Behördenrechnungen gilt XRechnung.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahme. Die Pflicht zum Ausstellen ist gestaffelt und hängt vom Jahresumsatz sowie den Übergangsregelungen des Wachstumschancengesetzes ab:

Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sowie Rechnungen an Privatpersonen (B2C) – diese sind bis auf Weiteres nicht betroffen.

Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG müssen seit 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht gilt für sie ab 01.01.2026 genauso wie für alle anderen Unternehmen ohne Umsatzsteuerausweis. Wer jetzt schon E-Rechnungen erstellt, spart die Umstellung später. Früh starten lohnt.

Gibt es wirklich kostenlose E-Rechnung-Software?

Ja. Aber es gibt Grenzen, die im Alltag spürbar werden: beim Rechnungsvolumen, bei der GoBD-Archivierung und beim Funktionsumfang, sobald das Unternehmen wächst oder mehr Rechnungen folgen. Echte Gratis-Optionen eignen sich vor allem für:

• Gelegentliche Einzelrechnungen (weniger als fünf pro Monat)
• Unternehmen, die E-Rechnungen empfangen und prüfen müssen, aber selbst nur selten ausstellen
• Einsteiger, die das Format kennenlernen wollen, bevor sie in eine kostenpflichtige Lösung investieren

Was unterscheidet echte Gratis-Tools von Freemium-Fallen?

Viele Anbieter nennen ihren Tarif „kostenlos“, meinen damit aber ein zeitlich begrenztes Testangebot oder einen Tarif mit so starken Einschränkungen, dass er im Alltag unbrauchbar ist.

Echte Gratis-Tools erkennen Sie an diesen Merkmalen:

• Kein Ablaufdatum, keine Kreditkarte nötig
• Kein Limit, das praktisch sofort greift
• Die Kernfunktion ist vollständig nutzbar

Freemium-Fallen erkennen Sie an:

• „14-Tage-Testversion“ mit Pflichtangabe der Kreditkartendaten
• Tarif mit drei oder weniger Rechnungen pro Monat bei eigenem Bedarf von 10 und mehr
• Keine GoBD-Archivierung im Free-Tarif, aber Archivierung als kostenpflichtiger Add-on

Die 5 besten kostenlosen E-Rechnung-Tools im Vergleich

Weitere kostenlose E-Rechnungs-Software am Markt: Accountable bietet einen kostenlosen Grundtarif für Freelancer mit einfacher E-Rechnungs-Erstellung, ist aber stärker auf Steueroptimierung ausgerichtet. WISO MeinBüro Rechnungen hat ebenfalls einen Free-Tarif, der E-Rechnungen unterstützt. Beide sind für die meisten Selbstständigen eine Alternative, wenn PDF24 oder sevdesk nicht passen.

Tool 1: PDF24 – Vollständig kostenlos, ohne Anmeldung

PDF24 war ursprünglich ein PDF-Konverter. Inzwischen unterstützt das Browser-Tool auch die Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD – vollständig kostenlos, ohne Installation, ohne Anmeldung. Wer einfach loslegen möchte, ist hier richtig.

Was PDF24 kann:

• XRechnung (UBL 2.1) und ZUGFeRD (ab Version 2.1.1) erstellen
• Rechnungsdaten direkt im Browser eingeben
• Fertige Rechnung als XML oder hybride PDF/A-3-Datei herunterladen
• Keine dauerhafte Speicherung der Eingaben

Für wen geeignet:

PDF24 eignet sich für Selbstständige, die gelegentlich eine E-Rechnung erstellen und kein dauerhaftes System brauchen. Einmal im Monat eine Rechnung für einen Auftrag? Kein Abo nötig.

Einschränkungen:

Die wichtigste Einschränkung: PDF24 archiviert keine Rechnungen. Die Datei wird lokal heruntergeladen, und der Nutzer ist selbst für die GoBD-konforme Aufbewahrung (zehn Jahre) verantwortlich. Eine Kundendatei oder ein Rechnungsstamm wird nicht aufgebaut – jede Rechnung muss von Grund auf neu eingegeben werden.

Empfehlung: Ideal für sporadische Nutzung, nicht geeignet als dauerhaftes Buchhaltungssystem.

Tool 2: sevdesk (kostenloser Tarif) – Profi-Software mit Gratis-Einstieg

sevdesk ist mehr als ein Generator. Die vollständige Buchhaltungssoftware bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit drei Ausgangsrechnungen pro Monat – inklusive Kundenstamm, Produkt-Stammdaten und GoBD-konformer Archivierung.

Was sevdesk im Free-Tarif kann:

• XRechnung (UBL) und ZUGFeRD 2.1 erstellen
• Kundenstamm und Produktkatalog anlegen und speichern
• GoBD-konforme Archivierung der erstellten Rechnungen
• Automatische Pflichtfeld-Prüfung nach EN 16931
• Mobil nutzbar über Browser

Für wen geeignet:

Freelancer und Soloselbstständige mit wenigen Stammkunden und maximal drei Rechnungen pro Monat. Gut skalierbar. Gerade für den Start ist sevdesk attraktiv, weil der Übergang zu einem kostenpflichtigen Tarif nahtlos ist – alle Daten bleiben erhalten.

Einschränkungen:

Drei Rechnungen pro Monat – das ist das harte Limit. Bei mehr Volumen wird ein Upgrade fällig. DATEV-Export, automatischer Bankimport und Mahnwesen gibt es nur in bezahlten Tarifen – wer mit einem Steuerberater zusammenarbeitet oder die Buchführung automatisieren möchte, stößt mit dem Free-Tarif schnell an seine Grenzen.

Upgrade-Pfad: Der Rechnung-Tarif (ab ca. 10 Euro pro Monat) hebt das Rechnungslimit auf und fügt Buchhaltungs-Grundfunktionen hinzu. Kein Datenverlust. Unser ausführlicher sevDesk Test gibt einen vollständigen Überblick.

Tool 3: Portinvoice – XRechnung für KMU mit Behördenrechnungen

Portinvoice ist auf XRechnung und ZUGFeRD spezialisiert. Der Fokus liegt auf Behördenrechnungen und dem PEPPOL-Netzwerk – nicht auf allgemeiner Buchhaltung. Im kostenlosen Grundtarif lassen sich E-Rechnungen nach dem XRechnung-Standard erstellen und empfangen, allerdings mit einem Mengenlimit, das für Unternehmen mit regelmäßigem Rechnungsvolumen schnell erreicht wird.

Was Portinvoice kann:

• XRechnung (UBL und CII) sowie ZUGFeRD erstellen und validieren
• E-Rechnungen empfangen und im Portal archivieren
• Validierung nach EN 16931 inklusive
• PEPPOL-Anbindung für Behördenrechnungen

Für wen geeignet:

Dienstleister und Zulieferer, die regelmäßig Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen und dafür eine dedizierte Lösung suchen. Ideal für B2G. Portinvoice ist stärker auf den Behördenrechnungs-Workflow ausgerichtet als allgemeine Buchhaltungssoftware.

Einschränkungen:

Der kostenlose Tarif hat ein Mengenlimit. Für größeres Volumen sind kostenpflichtige Pläne notwendig. Die Bedienung ist etwas technischer als bei sevdesk – Nutzer ohne Vorwissen zu XRechnung müssen eine kurze Einarbeitungszeit einplanen.

Empfehlung: Geeignet, wenn PEPPOL-Anbindung und Behördenrechnungen im Fokus stehen.

Tool 4: B2Brouter – E-Invoicing-Netzwerk mit kostenlosem Einstieg

B2Brouter denkt europäisch. Das E-Invoicing-Netzwerk unterstützt neben ZUGFeRD und XRechnung auch das internationale PEPPOL-Netzwerk – und gehört damit zu den wenigen wirklich grenzüberschreitend nutzbaren Lösungen. Der kostenlose Basic-Plan deckt geringe Sendevolumen ab.

Was B2Brouter kann:

• XRechnung und ZUGFeRD erstellen und versenden
• E-Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk senden und empfangen
• Integrationen in andere Buchhaltungssysteme (API)
• Validierung eingehender E-Rechnungen

Für wen geeignet:

Unternehmen mit internationalen Kunden oder Lieferanten in der EU, die eine einheitliche Lösung für verschiedene Länder und Formate suchen. PEPPOL inklusive. B2Brouter eignet sich außerdem für Unternehmen, die E-Rechnungen nicht nur erstellen, sondern auch empfangen und verarbeiten müssen.

Einschränkungen:

Der Free-Plan ist auf geringe Sendevolumen begrenzt. Das Interface ist eher auf technische Nutzer ausgerichtet. Für reine Kleinunternehmer ohne internationale Geschäftsbeziehungen und ohne Bedarf an PEPPOL-Anbindung ist PDF24 oder sevdesk in der Regel die einfachere, schneller eingerichtete und für den deutschen Markt ausreichende Wahl.

Empfehlung: Gute Wahl für Unternehmen mit EU-weitem Rechnungsverkehr und Bedarf an PEPPOL-Anbindung.

Tool 5: Quba Viewer – Kostenlos validieren und empfangen

Quba erstellt keine Rechnungen. Es ist ein kostenloser Viewer und Validator, der XRechnung und ZUGFeRD lesbar darstellt und auf EN 16931-Konformität prüft – nützlich für alle, die regelmäßig E-Rechnungen empfangen.

Was Quba kann:

• XRechnung und ZUGFeRD anzeigen und leserlich darstellen
• E-Rechnungen auf EN 16931-Konformität validieren
• Fehlermeldungen in eingehenden Rechnungen identifizieren
• Vollständig kostenlos, ohne Registrierung, ohne Limit

Für wen geeignet:

Unternehmen und Buchhalter, die regelmäßig E-Rechnungen empfangen und prüfen müssen. Wer bisher nicht wusste, wie eine XRechnung-Datei aussieht, kann mit Quba einfach eine Testdatei laden und sich das Format ansehen. Auch nützlich zur Qualitätsprüfung vor dem Versand eigener E-Rechnungen.

Einschränkungen:

Quba erstellt keine Rechnungen. Es ist ein reines Empfangs- und Validierungstool. Für die Erstellung braucht es eines der anderen vier Tools.

Empfehlung: Pflicht-Tool für alle, die E-Rechnungen empfangen. Quba ergänzt die anderen vier Tools aus diesem Vergleich ideal – wer regelmäßig eingehende E-Rechnungen auf EN 16931-Konformität prüfen muss, bekommt hier ein kostenloses, vollwertiges Validierungswerkzeug.

Nachteile kostenloser E-Rechnung-Software

Kostenlose Tools haben reale Grenzen, die vor der Entscheidung bekannt sein sollten:

GoBD-Archivierung fehlt oft. PDF24 und Quba archivieren keine Rechnungen. Wer gesetzlich verpflichtet ist, Ausgangsrechnungen zehn Jahre lang revisionssicher aufzubewahren – wie es die GoBD vorschreiben –, muss ein eigenes Archivierungssystem betreiben, das unveränderliche Speicherung und Zeitstempel sicherstellt. Ein einfacher Ordner auf dem Laufwerk reicht nicht.

Kein Kundenstamm, kein Workflow. Kostenlose Generatoren wie PDF24 speichern keine Stammdaten. Bei jedem Rechnungsvorgang müssen Name, Adresse, Steuernummer und Leistungsbeschreibung des Kunden vollständig neu eingegeben werden, ohne die Möglichkeit, auf einen gespeicherten Kundenstamm zurückzugreifen oder frühere Rechnungen als Vorlage zu nutzen. Das kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko.

Skalierung ist schwierig. Ab etwa zehn Rechnungen pro Monat übersteigen die manuellen Schritte bei kostenlosen Tools den zeitlichen Aufwand, der durch eine kostenpflichtige Lösung eingespart würde.

Fehlende Schnittstellen. DATEV-Export, automatischer Bankimport, Steuerberater-Zugang: diese Funktionen gibt es in kostenlosen Tarifen nicht. Fehlt komplett. Wer einen Steuerberater hat, der mit DATEV arbeitet, braucht ab einem bestimmten Volumen eine Software mit entsprechender Schnittstelle.

Freemium-Lockangebote. Einige Anbieter locken mit „kostenlos“, verlangen aber eine Kreditkarte für die Registrierung oder schalten nach einer bestimmten Anzahl von Rechnungen auf einen Bezahltarif um. Prüfen Sie vor der Registrierung, ob das Limit wirklich für Ihren Bedarf ausreicht.

Wann lohnt sich ein kostenpflichtiger Tarif?

Als Richtwert gilt: Ab zehn Ausgangsrechnungen pro Monat lohnt sich eine kostenpflichtige Lösung. Hier ist warum:

Die Zeitersparnis übertrifft die Kosten. Professionelle Tools erinnern an Zahlungseingänge, erstellen Mahnungen automatisch und importieren Bankbewegungen. Das zahlt sich aus. Selbst der günstigste kostenpflichtige Tarif amortisiert sich bei regelmäßiger Nutzung durch die eingesparte Zeit für manuelle Zahlungsabgleiche und Mahnvorgänge in wenigen Stunden pro Monat.

GoBD-Archivierung ist inklusive. Kostenpflichtige Lösungen wie sevdesk, Lexware Office oder BuchhaltungsButler archivieren Belege revisionssicher. Das schützt bei Betriebsprüfungen.

DATEV-Export für den Steuerberater. Wer einen Steuerberater hat, der auf DATEV setzt, kommt ohne Export-Funktion nicht aus. Im Free-Tarif fehlt das. Diese Export-Funktion ist in den meisten kostenpflichtigen Entry-Level-Tarifen ab etwa 10 bis 15 Euro pro Monat enthalten – ein Betrag, der sich bei regelmäßiger Steuerberaterkommunikation schnell rechnet.

Mehr Informationen zu konkreten Tools: sevDesk Test | Lexware Office Test | BuchhaltungsButler Test

E-Rechnung und Geschäftskonto: Was gut zusammenspielt

Wer E-Rechnungen erstellt, hat auch ein Geschäftskonto. Die entscheidende Frage ist nicht, ob ein Konto vorhanden ist, sondern wie gut E-Rechnungssoftware und Geschäftskonto miteinander verbunden sind – über automatische Bankimporte und Zahlungsabgleiche.

Kostenpflichtige Buchhaltungstools wie sevdesk und Lexware Office bieten eine PSD2-Bankschnittstelle: Das Geschäftskonto wird direkt angebunden, Zahlungseingänge werden automatisch erkannt und offenen Ausgangsrechnungen zugeordnet. Das spart bei regelmäßiger Nutzung erheblich Zeit beim monatlichen Abgleich.

Kostenlose Tools bieten diese Funktion nicht. Bei PDF24 und Quba gibt es keinen Bankimport. Wer mit sevdesk Free arbeitet und drei Rechnungen pro Monat erstellt, muss den Zahlungseingang manuell im Rechnungsstatus markieren.

Für die Toolauswahl ergibt sich daraus eine einfache Regel: Wenn das Geschäftskonto bereits eine Buchhaltungsintegration anbietet, lohnt es sich, diese Verbindung vor der Toolwahl zu prüfen. Einige Geschäftskonten bieten eigene Buchhaltungsmodule an, andere haben Partnerschaften mit sevdesk, Lexware oder DATEV.

Mehr dazu: Geschäftskonto mit DATEV-Schnittstelle | PSD2-Schnittstelle im Geschäftskonto | Buchhaltung und Geschäftskonto

Häufige Fragen zu kostenloser E-Rechnung-Software

Mehr über den Autor:

Max Benz

Gründer von geschaeftskonto.io

Max Benz hat einen Master of Science-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre von der Technischen Universität Dresden und ist Gründer von geschaeftskonto.io, einer Marke der LBC FInance UG. Er hat schon einige Unternehmen gegründet und Geschäftskonten eröffnet. Sein Wissen darüber teilt er auf geschaeftskonto.io.