Rechnung Vorlage kostenlos: Word, Excel und PDF (2026)

Zuletzt aktualisiert: 31.05.2026

Rechnungen schreiben kostet Zeit. Als Selbstständiger, Freiberufler oder Unternehmer brauchst du aber keine Stunden dafür aufwenden, wenn du die richtigen Vorlagen verwendest. Eine kostenlose Rechnungsvorlage in Word, Excel oder PDF ist der schnellste Einstieg: Du lädst sie herunter, trägst einmalig deine Firmendaten ein, fügst die Leistungsangaben hinzu und verschickst die fertige Rechnung als PDF an deinen Kunden.

Auf dieser Seite findest du alles, was du brauchst: die richtigen Vorlagen für dein Format, eine vollständige Liste der gesetzlichen Pflichtangaben nach §14 UStG, eine Schritt-für-Schritt Anleitung zum Ausfüllen sowie wichtige Hinweise zur E-Rechnungspflicht, die seit dem 01.01.2025 für Unternehmen im B2B-Bereich gilt.

Rechnungsvorlage kostenlos herunterladen: Word, Excel oder PDF?

Drei Formate stehen zur Auswahl, jedes mit klaren Stärken:

Word-Vorlage: Ideal für individuelle Anpassungen

Maximale Gestaltungsfreiheit. Die Word-Vorlage ist das flexibelste Format, weil du Texte, Schriftarten, Farben und dein Firmenlogo ganz nach deinen Vorstellungen anpassen kannst, ohne ein neues Dokument von Grund auf zu erstellen. Nach dem Ausfüllen speicherst du sie als PDF und verschickst sie per E-Mail. Ein Nachteil bleibt: Du musst Umsatzsteuer und Gesamtbetrag selbst ausrechnen.

Excel-Vorlage: Mit automatischer Berechnung

Die Excel-Vorlage enthält fertige Formeln für Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag. Du gibst Menge und Einzelpreis ein, der Rest wird automatisch berechnet. Praktisch bei mehreren Positionen oder wechselnden Steuersätzen.

PDF-Vorlage: Professionell und fertig zum Versand

Eine beschreibbare PDF-Vorlage füllst du direkt im Browser oder in einem PDF-Reader aus und versendest sie. Das Layout bleibt auf jedem Gerät identisch. Nachteil: Weniger Flexibilität bei der Gestaltung.

Tipp: Viele Unternehmer nutzen eine Word- oder Excel-Vorlage zum Ausfüllen und speichern sie dann als PDF zum Versand.

Pflichtangaben: Was muss eine Rechnung enthalten?

Jede Rechnung über 250 Euro brutto muss nach §14 Abs. 4 i.V.m. §14a Abs. 5 UStG folgende Angaben enthalten. Fehlt auch nur eine davon, kann das Finanzamt die Rechnung ablehnen und dein Kunde verliert das Recht auf Vorsteuerabzug.

Die gesetzlichen Pflichtangaben:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (du)
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (dein Kunde)
3. Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
4. Ausstellungsdatum der Rechnung
5. Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig, eindeutig)
6. Menge und Art der gelieferten Waren oder Art und Umfang der erbrachten Leistung
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum)
8. Nettobetrag (Entgelt ohne Steuer)
9. Anzuwendender Umsatzsteuersatz (7 % oder 19 %) und der darauf entfallende Steuerbetrag
10. Zu zahlender Gesamtbetrag (Bruttobetrag)
11. Bei Steuerbefreiung: Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung
12. Gegebenenfalls Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren bei EU-Auslandsgeschäften

Dazu kommen weitere Angaben, die zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber in der Praxis unverzichtbar sind: Bankverbindung (IBAN, BIC), Zahlungsfrist und Kontaktdaten.

Rechnungsvorlage ausfüllen: Schritt-für-Schritt Anleitung

So füllst du eine Rechnungsvorlage korrekt aus:

1. Absenderangaben oben links eintragen: Firmenname, vollständige Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr., E-Mail, Telefon.
2. Empfängeradresse darunter eintragen: Vollständiger Name und Anschrift des Kunden.
3. Rechnungsdatum festlegen: Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst.
4. Rechnungsnummer vergeben: Die Nummer muss fortlaufend und einmalig sein. Empfohlen wird ein System aus Jahr und Zähler, zum Beispiel 2026-001, 2026-002. Fang nicht bei 0001 an, damit niemand erkennt, wie viele Rechnungen du insgesamt ausstellst.
5. Leistungsdatum angeben: Wann wurde die Leistung erbracht oder die Ware geliefert? Dieses Datum ist von der Rechnungsausstellung getrennt zu nennen.
6. Leistungsbeschreibung ausfüllen: Beschreibe die erbrachte Leistung oder das gelieferte Produkt klar und eindeutig. Bei mehreren Positionen: Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis pro Zeile.
7. Steuer berechnen und ausweisen: Nettogesamtbetrag ausweisen, dann den Steuersatz (7 % oder 19 %) und den Steuerbetrag in Euro, dann den Bruttobetrag.
8. Zahlungsziel und Bankverbindung angeben: Zahlungsfrist (z.B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen netto“), IBAN und BIC.
9. Fußzeile prüfen: Vollständige Firmendaten wiederholen, gegebenenfalls Handelsregisternummer und Geschäftsführer, falls zutreffend.

Danach als PDF speichern und per E-Mail versenden. Das ausgefüllte Original (Word/Excel) für deine Buchhaltungsunterlagen behalten.

Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer: Ohne Umsatzsteuer

Kleine Einschränkung, große Wirkung. Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzt, darfst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Das bedeutet: kein Steuersatz, keine MwSt-Berechnung und kein Bruttogesamtbetrag mit Steueranteil. Die Vorlage bleibt damit zwar schlanker, aber du musst einen Pflichthinweis ergänzen, den viele Kleinunternehmer vergessen.

Was du stattdessen tun musst: Du gibst auf jeder Rechnung einen Pflichthinweis an, der erklärt, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

Empfohlener Wortlaut:

Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Dieser Hinweis ist zwingend erforderlich. Ohne ihn könnte das Finanzamt annehmen, du hättest den Umsatzsteuerposten vergessen, anstatt rechtlich von der Pflicht befreit zu sein.

Alle anderen Pflichtangaben bleiben gleich: Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag. Wenn du ein Geschäftskonto für dein Kleingewerbe führst, lohnt es sich, IBAN und BIC direkt in die Vorlage einzutragen, um Fehler beim manuellen Übertragen zu vermeiden.

Kleinbetragsrechnung: Vereinfachte Vorlage bis 250 Euro

Wer häufig kleine Beträge in Rechnung stellt, kennt das Problem: Eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben für einen 30-Euro-Auftrag wirkt unverhältnismäßig aufwendig. Für genau diese Fälle gibt es die Kleinbetragsrechnung. Sie gilt für alle Rechnungen unter 250 Euro brutto und erlaubt eine vereinfachte Form, die im Einzelhandel und bei kleineren Dienstleistungen weit verbreitet ist.

Die Pflichtangaben sind reduziert:

Wichtig: Die Grenze von 250 Euro bezieht sich auf den Bruttobetrag der gesamten Rechnung, nicht auf einzelne Positionen.

E-Rechnungspflicht 2025: Was du als Unternehmer wissen musst

Seit dem 01.01.2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Rechnungen im B2B-Bereich. Klar? Nicht für alle. Das bedeutet konkret: Wenn du Rechnungen an andere umsatzsteuerpflichtige Unternehmen mit Sitz in Deutschland ausstellst, reicht eine normale Word-Datei oder eine Standard-PDF-Vorlage nicht mehr aus. Du brauchst ein strukturiertes Datenformat, das von Buchhaltungssystemen automatisch ausgelesen werden kann.

Die gültigen Formate sind:

• XRechnung: XML-basiertes Format, das vor allem bei öffentlichen Auftraggebern und Behörden genutzt wird
• ZUGFeRD: Kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten maschinenlesbaren XML-Daten

Was das für dich bedeutet:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C): Normale Vorlagen in Word, Excel oder PDF bleiben weiterhin zulässig
• Rechnungen an Unternehmen (B2B): Seit 01.01.2025 musst du E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen können
• Empfangen musst du E-Rechnungen ebenfalls seit 01.01.2025 akzeptieren

Wenn du ausschließlich an Privatpersonen rechnest, ändert sich für dich nichts. Stellst du jedoch auch an Unternehmen aus, brauchst du ab sofort eine Software, die E-Rechnungen erzeugen kann. Mehr dazu findest du im Artikel zur E-Rechnung auf geschaeftskonto.io.

Weitere kostenlose Rechnungsvorlagen im Überblick

Je nach Situation brauchst du unterschiedliche Vorlagentypen. Hier ein Überblick:

Vorlagen nach Rechnungsart

• Stornorechnung: Zum Stornieren einer bereits ausgestellten Rechnung. Enthält immer eine negative Referenz auf die ursprüngliche Rechnungsnummer.
• Gutschrift: Wenn du deinem Kunden einen Betrag erstatten willst.
• Abschlagsrechnung und Anzahlungsrechnung: Für Teilzahlungen vor Fertigstellung einer Leistung.
• Schlussrechnung: Abschließende Rechnung nach einer Abschlagszahlung.
• Dauerrechnung: Für wiederkehrende Leistungen wie monatliche Miete oder laufende Beratung.
• Proformarechnung: Nicht zahlungspflichtig, wird für Zollzwecke oder als Angebot genutzt.
• Sammelrechnung: Fasst mehrere Leistungen aus einem Zeitraum zusammen.

Vorlagen nach Berufsgruppe

• Rechnungsvorlage für Freiberufler: Mit Honorarbeschreibung, ohne Gewerbesteuer-Angaben
• Rechnungsvorlage für Handwerker: Mit Materialkosten und Arbeitszeit getrennt ausgewiesen
• Rechnungsvorlage für Fotografen: Mit Nutzungsrechten und Urheberrechtshinweisen
• Rechnungsvorlage für Dienstleistungen: Für Berater, Coaches, Agenturen
• Rechnungsvorlage für die Gastronomie: Mit aufgeschlüsselten MwSt-Sätzen (7 % und 19 %)
• Honorarrechnung: Für freie Mitarbeiter und selbstständige Honorarkräfte

Ist eine kostenlose Rechnungsvorlage rechtssicher?

Eine kostenlose Rechnungsvorlage ist dann rechtssicher, wenn sie von einer seriösen Quelle stammt, alle gesetzlichen Pflichtangaben abfragt und du sie vollständig und korrekt ausfüllst.

Wann eine Vorlage ausreicht:

• Du stellst gelegentlich Rechnungen an Privatpersonen
• Du bist Kleinunternehmer mit wenigen Rechnungen pro Monat
• Du trägst alle Pflichtangaben vollständig ein
• Du versendest die Rechnung immer als PDF und nicht als editierbare Datei

Wann eine Vorlage nicht reicht:

• Du streichst versehentlich Pflichtfelder, weil du denkst, du brauchst sie nicht
• Du nutzt eine veraltete Vorlage ohne aktuelle gesetzliche Anforderungen
• Du stellst Rechnungen an andere Unternehmen und erfüllst nicht die E-Rechnungspflicht
• Deine Vorlage ist nicht GoBD-konform

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Rechnungen, die als Word- oder Excel-Dateien gespeichert werden, sind nicht automatisch GoBD-konform, weil sie sich im Nachhinein verändern lassen. Versende deswegen immer die finale PDF-Version und archiviere sie unveränderlich.

Rechnungssoftware als Alternative: Wann lohnt sich mehr als eine Vorlage?

Für viele Selbstständige ist eine kostenlose Vorlage der richtige Einstieg. Ab einem bestimmten Volumen oder spezifischen Anforderungen lohnt sich der Umstieg auf eine Rechnungssoftware.

Wann eine Vorlage reicht:

• Du schreibst weniger als 5 Rechnungen pro Monat
• Du stellst ausschließlich an Privatpersonen (kein B2B)
• Du bist in der Anlaufphase als Kleinunternehmer

Wann du auf Software umsteigen solltest:

• Du schreibst regelmäßig an andere Unternehmen (B2B, E-Rechnungspflicht beachten)
• Du möchtest Kundendaten und Rechnungshistorie zentral verwalten
• Du willst Rechnungen automatisch als PDF erzeugen und versenden
• Du benötigst eine GoBD-konforme Ablage und Archivierung

Auf geschaeftskonto.io findest du eine Übersicht der besten Buchhaltungssoftware für Selbstständige und kleine Unternehmen.

Häufig gestellte Fragen zur kostenlosen Rechnungsvorlage

Mehr über den Autor:

Max Benz

Gründer von geschaeftskonto.io

Max Benz hat einen Master of Science-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre von der Technischen Universität Dresden und ist Gründer von geschaeftskonto.io, einer Marke der LBC FInance UG. Er hat schon einige Unternehmen gegründet und Geschäftskonten eröffnet. Sein Wissen darüber teilt er auf geschaeftskonto.io.