E-Rechnung erstellen: Anleitung fuer ZUGFeRD und XRechnung

Zuletzt aktualisiert: 25.05.2026

E-Rechnungen erstellen ist seit 2025 fuer viele Unternehmen Pflicht – und fuer alle anderen spaetestens 2028. Dieser Leitfaden erklaert, wie Sie mit einem kostenlosen Online-Tool, einer Buchhaltungssoftware oder einem ERP-System eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen, was die Unterschiede zwischen den Formaten sind und wie Sie haeufige Validierungsfehler vermeiden.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format – also kein gescanntes PDF und keine normale Word-Datei, sondern eine Datei, die Buchhaltungssoftware automatisch lesen, pruefen und verarbeiten kann. In Deutschland sind dafuer zwei Formate anerkannt: XRechnung und ZUGFeRD.

Der entscheidende Unterschied zur klassischen PDF-Rechnung liegt in der Datenstruktur. Eine PDF-Rechnung ist im Grunde nur ein Bild: Sie sieht fuer den Empfaenger wie eine Rechnung aus, aber kein Buchhaltungsprogramm kann die Daten darin automatisch erfassen. Der Betrag, der Name des Auftraggebers, das Zahlungsziel – all das muss manuell abgetippt oder per OCR (mit Fehlerrisiko) eingelesen werden.

Eine E-Rechnung traegt dieselben Informationen als strukturiertes XML mit: Betrag, Steuersatz, Leistungsdatum, Bankverbindung, Positionen. Die Buchhaltungssoftware des Empfaengers kann die Daten direkt einlesen, auf Vollstaendigkeit pruefen und ohne manuellen Eingriff verbuchen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und beschleunigt die Zahlung.

Wichtig: Eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung gilt seit dem 01.01.2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des deutschen Steuerrechts. Nur Dateien in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0) erfuellen die gesetzlichen Anforderungen. Das gilt unabhaengig davon, ob die PDF digital erstellt oder gescannt wurde.

E-Rechnung Pflicht 2025: Wer muss E-Rechnungen ausstellen?

Das Wachstumschancengesetz hat die Einfuehrung der E-Rechnungspflicht fuer alle inlaendischen B2B-Umsaetze in Deutschland festgelegt. Die Umstellung laeuft in drei Stufen:

Fuer Lieferanten von Bundesbehoerden gilt eine aeltere, strengere Regelung: Seit dem 27.11.2020 muessen Rechnungen an Bundesbehoerden bei Auftragswerten ueber 1.000 Euro netto verpflichtend als XRechnung eingereicht werden. Wer Bundesauftraege ausfuehrt und noch keine E-Rechnungen stellt, verlaesst bereits seit Jahren eine Pflicht.

Ausnahmen von der Pflicht:

• B2C-Umsaetze (Rechnungen an Privatpersonen) sind nicht betroffen
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto fallen nicht unter die Ausstellungspflicht
• Fahrausweise und Rechnungen im vereinfachten Verfahren sind ebenfalls ausgenommen
• Steuerfreie Umsaetze nach Paragraph 4 UStG (z. B. Heilbehandlungen) sind nicht erfasst

Unternehmen sollten die Stufendaten nicht als Aufschub verstehen. Wer Kunden beliefert, die bereits jetzt E-Rechnungen senden oder fordern, muss sofort handeln. Die Umstellung auf Buchhaltungssoftware oder ein E-Rechnung-Tool braucht Vorlaufzeit.

XRechnung und ZUGFeRD: Die zwei Standardformate im Vergleich

In Deutschland sind zwei Formate als E-Rechnung anerkannt. Sie unterscheiden sich grundlegend in Aufbau, Lesbarkeit und Einsatzbereich.

XRechnung: Das Pflichtformat fuer Behoerden

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. Die Datei enthaelt ausschliesslich maschinenlesbare Daten – kein Mensch kann sie ohne spezielle Software sinnvoll lesen. Eine XRechnung-Datei hat die Endung .xml und ist typischerweise 5 bis 50 KB gross.

XRechnung basiert auf dem europaeischen Standard EN 16931 und kann in zwei XML-Varianten vorliegen: UBL (Universal Business Language) oder CII (Cross Industry Invoice). Beide Varianten sind gleichwertig und werden von allen Empfangssystemen unterstuetzt.

XRechnung ist das Pflichtformat fuer alle Rechnungen an oeffentliche Auftraggeber in Deutschland. Bundesbehoerden akzeptieren seit 2020 ausschliesslich XRechnung; viele Landesbehoerden haben diesen Standard ebenfalls uebernommen oder erlauben ZUGFeRD ab Version 2.2.0 als Alternative.

ZUGFeRD: Das hybride Format fuer B2B

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format: Es kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei. Menschliche Empfaenger sehen eine normale, vertraute Rechnung; Buchhaltungssysteme lesen die eingebettete XML-Datei automatisch aus.

ZUGFeRD ab Version 2.0 ist kompatibel mit dem europaeischen Standard Factur-X, der in Frankreich, Belgien und anderen EU-Laendern unter diesem Namen verwendet wird. Die aktuell am weitesten verbreitete Version ist ZUGFeRD 2.x. Aeltere Versionen (ZUGFeRD 1.0 oder 2.0 Comfort) werden von moderneren Empfangssystemen nicht mehr zuverlaessig akzeptiert.

Wann welches Format?

Entscheidungshilfe: Rechnung an eine Bundesbehoerde oder Landesbehoerde? Dann XRechnung. Rechnung an ein anderes Unternehmen im B2B-Bereich? ZUGFeRD ist flexibler, weil der Empfaenger weiterhin eine lesbare PDF sieht – besonders vorteilhaft, wenn der Empfaenger noch keine vollstaendig automatisierte Rechnungsverarbeitung hat. Viele Buchhaltungsprogramme generieren auf Wunsch beide Formate gleichzeitig.

E-Rechnung erstellen: Schritt-fuer-Schritt-Anleitung

Es gibt drei gaengige Wege, eine E-Rechnung zu erstellen. Welcher passt, haengt davon ab, wie viele Rechnungen pro Monat ausgestellt werden und ob bereits eine Buchhaltungssoftware im Einsatz ist.

Methode 1: Kostenloses Online-Tool nutzen

Fuer gelegentliche E-Rechnungen ohne laufendes Abo sind kostenlose Online-Tools die schnellste Loesung. Der Ablauf ist bei allen Tools aehnlich:

1. Tool aufrufen – z. B. pdf24.org oder xrechnung-erstellen.com im Browser oeffnen. Keine Installation notwendig.
2. Rechnungssteller eintragen – Name, Anschrift, Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer.
3. Rechnungsempfaenger eintragen – Firmenname, Anschrift, bei Behoerden: Leitweg-ID (zwingend erforderlich).
4. Rechnungsdaten eingeben – Rechnungsnummer (muss eindeutig sein), Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum.
5. Positionen eingeben – Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz (Standard 19 %, ermaessigt 7 %, steuerfrei 0 %).
6. Format waehlen – XRechnung (XML-Datei, fuer Behoerden) oder ZUGFeRD (PDF+XML, fuer B2B).
7. E-Rechnung generieren und validieren – Pflichtschritt: Die fertige Datei in einem Validierungstool pruefen, bevor sie versendet wird.
8. Versenden – Per E-Mail als Anhang, per Upload im Empfaengerportal oder ueber PEPPOL.

Pflichtangaben bei jeder E-Rechnung (Checkliste):

• Vollstaendiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und Empfaenger
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des Rechnungsstellers
• Rechnungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
• Genaue Beschreibung der erbrachten Leistung oder Ware
• Nettobetrag pro Position, angewendeter Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag
• Bankverbindung (IBAN, BIC)
• Vereinbartes Zahlungsziel oder Zahlungskonditionen
• Bei Behoerdenrechnungen: Leitweg-ID des Empfaengers

Methode 2: Buchhaltungssoftware verwenden

Wer regelmaessig Rechnungen ausstellt, sollte eine Buchhaltungssoftware mit integrierter E-Rechnung-Funktion nutzen. Programme wie sevdesk, Lexoffice, FastBill oder DATEV unterstuetzen die Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD direkt aus dem Rechnungsformular heraus.

Der Vorteil: Kundendaten, Produktpositionen und Steuersaetze sind einmal hinterlegt. Die Software befuellt alle Pflichtfelder automatisch, validiert intern und exportiert die fertige E-Rechnung auf Knopfdruck. Buchungen, Archivierung und Steuerreporting laufen im gleichen System – das spart erheblichen Aufwand.

Viele Tools bieten auch eine direkte DATEV-Schnittstelle, sodass die Rechnungsdaten ohne Umweg in die Steuerberater-Software fliessen. Einen Ueberblick ueber geeignete E-Invoicing-Loesungen findest du im verlinkten Vergleich.

Methode 3: ERP-System oder API-Loesung

Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen (mehrere Hundert pro Monat) setzen auf ERP-Systeme (SAP, Microsoft Dynamics, Odoo) oder dedizierte E-Invoicing-APIs. Diese generieren E-Rechnungen vollautomatisch aus dem Auftragssystem und versenden sie direkt ueber das PEPPOL-Netzwerk an den Empfaenger.

Das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein europaeisches Netzwerk fuer den sicheren, standardisierten Austausch von Geschaeftsdokumenten – darunter E-Rechnungen. Fuer Selbststaendige und KMU ist die API-Integration in der Regel nicht notwendig. Erst ab einigen Hundert Rechnungen pro Monat rechnet sich dieser Aufwand gegenueber einer einfachen Buchhaltungssoftware.

Kostenlose Tools fuer die E-Rechnung

Wer keine monatliche Softwaregebuehr zahlen moechte, hat mehrere seriose Optionen. Die folgende Tabelle zeigt die gaengigsten kostenlosen Tools im Vergleich:

Empfehlung nach Zielgruppe:

• Einzelne Rechnung schnell erstellen, ohne Anmeldung: pdf24.org – kein Account, kein Abo, vollstaendig kostenlos, AI-gestuetzte PDF-Umwandlung
• Regelmaessige Rechnungen als Selbststaendiger, dauerhaft kostenlos: Accountable oder WISO Mein Buero Free – beide ohne Nutzungslimit im Free-Tier
• Technisch versierter Nutzer, Open Source: Mustangproject – Kommandozeile, ermoeglicht Stapelverarbeitung und Formatkonvertierung
• Mit Buchhaltungsintegration von Anfang an: sevdesk – kostenloser Einstieg mit 3 Rechnungen/Monat, dann ab ca. 7 Euro/Monat

Einen ausfuehrlichen Vergleich aller grossen Buchhaltungsprogramme mit E-Rechnung-Unterstuetzung findest du im Buchhaltungssoftware-Vergleich auf geschaeftskonto.io. Wenn du nach einer DATEV-Alternative suchst, hilft der DATEV-Alternativen-Vergleich weiter.

E-Rechnung an Behoerden senden

Wer Rechnungen an Bundesbehoerden stellt, nutzt das OZG-RE-Portal. Die frueheren zwei Portale ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) und OZG-RE wurden im September 2025 zusammengefuehrt. Das OZG-RE ist die einheitliche Plattform fuer die Einreichung von E-Rechnungen an Bundesministerien, Bundesaemter und andere Bundeseinrichtungen.

1. Pflicht pruefen – Gilt die E-Rechnungspflicht fuer diesen Auftrag? Bundesauftraege ab 1.000 Euro netto: ja.
2. OZG-RE registrieren – Einmalige kostenlose Registrierung unter e-rechnung-bund.de. Die Registrierung dauert wenige Minuten.
3. Leitweg-ID besorgen – Die Leitweg-ID des Rechnungsempfaengers ist ein Pflichtfeld und muss vom oeffentlichen Auftraggeber mitgeteilt werden.
4. Uebertragungsweg waehlen – Webformular (fuer Einzelrechnungen), Datei-Upload (XRechnung XML), PEPPOL-Webservice (automatisiert) oder E-Mail (sofern vereinbart).
5. Einreichen und Status pruefen – Das OZG-RE-Portal validiert automatisch gegen den XRechnung-Standard und meldet Fehler zurueck.

Viele Landesbehoerden haben eigene E-Rechnungsportale oder nutzen ebenfalls OZG-RE. Im Zweifelsfall vor der ersten Rechnung beim oeffentlichen Auftraggeber nachfragen, welchen Uebertragungsweg er bevorzugt.

Haeufige Fehler beim Erstellen von E-Rechnungen

E-Rechnungen werden von Validierungssystemen maschinell geprueft – kleine Fehler fuehren zu sofortiger Ablehnung. Diese Fehler kommen in der Praxis am haeufigsten vor:

• Fehlende oder falsche Leitweg-ID: Bei Behoerdenrechnungen ein hartes Pflichtfeld. Die Leitweg-ID ist nicht standardisiert und muss fuer jede Behoerde einzeln erfragt werden.
• Veraltete ZUGFeRD-Version: Aeltere Versionen (ZUGFeRD 1.0 oder 2.0 Comfort) werden von moderneren Empfangssystemen nicht mehr zuverlaessig akzeptiert. Mindestens ZUGFeRD 2.1 oder besser 2.2.0 verwenden.
• Fehlende Pflichtfelder nach EN 16931: Typische Luecken: Leistungsdatum fehlt (nicht dasselbe wie Rechnungsdatum), Steuerkategorie-Code fehlt (S fuer Standard, Z fuer Null-Prozent, AE fuer Reverse Charge), Zahlungsmittel-Code fehlt.
• Ungueltige Umsatzsteuer-ID: Die USt-IdNr. des Rechnungsstellers muss aktiv und korrekt formatiert sein (Deutsches Format: DE + 9 Ziffern ohne Leerzeichen).
• Falsche Zeichenkodierung: XRechnung-Dateien muessen in UTF-8 kodiert sein. Andere Kodierungen fuehren bei vielen Empfangssystemen zu Importfehlern.
• Rundungsfehler: Differenzen zwischen Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag von mehr als 0,01 Euro fuehren zu Validierungsfehlern.
• Doppelte Rechnungsnummern: Jede Rechnungsnummer muss pro Rechnungssteller einmalig sein – E-Rechnungssysteme pruefen teilweise auf Duplikate.

Tipp: Jede E-Rechnung vor dem Versenden ueber ein Validierungstool pruefen. Portinvoice.com prueft kostenlos nach 64 Kriterien und nennt konkrete Fehlercodes; Quba Viewer ist eine Open-Source-Alternative fuer die lokale Validierung ohne Internetzugang.

Haeufige Fragen zur E-Rechnung

Mehr über den Autor:

Max Benz

Gründer von geschaeftskonto.io

Max Benz hat einen Master of Science-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre von der Technischen Universität Dresden und ist Gründer von geschaeftskonto.io, einer Marke der LBC FInance UG. Er hat schon einige Unternehmen gegründet und Geschäftskonten eröffnet. Sein Wissen darüber teilt er auf geschaeftskonto.io.