Die 8 besten Buchhaltungsprogramme 2026 im Überblick

Die günstigsten vollwertigen Buchhaltungsprogramme kosten ab 7,90 €/Monat, die teuersten im Vergleich 29,95 €/Monat — der Preisunterschied von Faktor 4 spiegelt echte Funktionsunterschiede wider. Alle acht unterstützen GoBD-konforme Belegerfassung, E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) und die Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER. Der Unterschied liegt darin, für wen das Programm gebaut wurde, wie viel Buchhaltungskenntnisse du mitbringen musst, und was die monatliche Abrechnung kostet.

Software	Ab (Monat)	Testphase	Ideal für	E-Rechnung	DATEV-Export
Lexware Office	7,90 €	30 Tage	Freiberufler, Einzelunternehmer	Ja (alle Tarife)	Ja (alle Tarife)
sevDesk	0 € (Free) / 12,90 €	14 Tage	KMU, wachsende Teams	Ja (alle Tarife)	Ja (ab Rechnung)
WISO Mein Büro	9,00 €	30 Tage	Kleinunternehmer, Gewerbetreibende	Ja	Ja
Papierkram	0 € (Free) / 19,00 €	30 Tage	Freiberufler, Datenschutz-Fokus	Ja	Ja (ab Bezahltarif)
FastBill	19,90 €	14 Tage	Freelancer, Agenturen, Abo-Billing	Ab Business	Ab Business
BuchhaltungsButler	29,95 €	14 Tage	Viele Belege, wachsende GmbH	Ja	Ja
Accountable	24,95 €	14 Tage	Mobile-first Selbstständige	Ja	Ja
Kontist	0 € (Free)	Dauerhaft gratis	Solopreneure mit wenig Belegen	Nein	Nein

Preise Stand Mai 2026, monatliche Abrechnung. Bei Jahresabrechnung sinken die Kosten in der Regel um 15–20 Prozent.

Wie wir die Programme getestet haben

Wir haben alle acht Programme auf dieselben Kernanforderungen geprüft: Belegerfassung, Rechnungsstellung, EÜR-Erstellung, Umsatzsteuervoranmeldung via ELSTER, DATEV-Export und E-Rechnung. Zusätzlich wurden Bankanbindung, Mobile-App und Steuerberater-Freigabe bewertet. Die Preisangaben basieren auf den öffentlich zugänglichen Tarifseiten der Anbieter (Stand Mai 2026).

Lexware Office: Marktführer für Freiberufler und Einzelunternehmen

Lexware Office (früher: lexoffice) kostet ab 7,90 €/Monat und wird von rund 500.000 Kleinunternehmern, Freelancern und Selbstständigen in Deutschland täglich genutzt — mehr als jedes andere Cloud-Buchhaltungsprogramm in dieser Zielgruppe. Der Hauptgrund ist die sehr einfache Bedienbarkeit: Wer noch nie Buchhaltungssoftware genutzt hat, findet sich innerhalb einer Stunde zurecht.

Der günstigste Plan kostet 7,90 Euro im Monat und enthält bereits alles, was ein Freiberufler oder Kleingewerbetreibender für die laufende Buchhaltung braucht: Rechnungen schreiben, Belege per Smartphone fotografieren und GoBD-konform ablegen, EÜR erstellen und die Umsatzsteuervoranmeldung direkt per ELSTER einreichen. Wer Angebote erstellen möchte, muss auf Plan M (15,90 €/Monat) upgraden — ein echter Nachteil des Basisplans.

Die Bankanbindung ist ein klarer Vorteil: Lexware Office verbindet sich mit über 4.000 deutschen Kreditinstituten via FinTS/HBCI. Transaktionen werden täglich automatisch importiert und per KI-Regelwerk vorbelegt. Das funktioniert mit klassischen Hausbanken, Fintechs wie N26, Finom oder Qonto sowie spezialisierten Geschäftskonten wie Kontist. Buchungsfehler lassen sich direkt im Banking-Bereich korrigieren, ohne die Buchungsmaske zu verlassen.

E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format sind in allen Lexware-Office-Tarifen enthalten, ohne Aufpreis. Das ist seit Januar 2025 Pflicht: Alle deutschen B2B-Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. DATEV-Export ist ebenfalls in jedem Tarif verfügbar und vereinfacht die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erheblich.

Tarife und Preise (Stand Mai 2026)

Plan	Preis/Monat	Enthalten
S	7,90 €	Rechnungen, EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung, Banking, E-Rechnung, DATEV-Export
M	15,90 €	Alles aus S plus Angebote, Auftragsbestätigungen, Lohnabrechnung bis 2 Mitarbeiter
L	29,90 €	Alles aus M plus doppelte Buchführung (Bilanz), Kostenstellen
XL	39,90 €	Alles aus L plus Lohnabrechnung für unbegrenzt viele Mitarbeiter

Stärken und Schwächen

• Stärke: Günstigster Einstiegspreis mit vollem EÜR-Funktionsumfang (7,90 €/Monat)
• Stärke: Bankanbindung zu über 4.000 deutschen Kreditinstituten inkl. Fintechs
• Stärke: DATEV-Export und E-Rechnung in allen Tarifen enthalten
• Stärke: Sehr einfache Bedienung, keine Buchhaltungskenntnisse nötig
• Schwäche: Plan S ohne Angebotsfunktion und Lohnabrechnung
• Schwäche: Doppelte Buchführung (HGB-Bilanz) erst ab Plan L (29,90 €/Monat)
• Schwäche: Kein Warenwirtschaftssystem in keinem Tarif

Empfehlung: Erste Wahl für Freiberufler, Einzelunternehmer und Kleingewerbetreibende mit EÜR. Für Unternehmen mit doppelter Buchführungspflicht oder Warenwirtschaft gibt es bessere Optionen.

sevDesk: Beste Buchhaltungssoftware für wachsende Unternehmen

sevDesk kostet ab 12,90 €/Monat und ist laut aktuellem Vergleich von für-Gründer.de der Gesamttestsieger unter den Buchhaltungsprogrammen für KMU. Das gilt besonders für kleine und mittlere Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern, regelmäßiger Angebots- und Rechnungsstellung und dem Wunsch nach einer professionellen kaufmännischen Komplettlösung.

Der Rechnungs-Workflow ist der ausgereifteste im Vergleich: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen greifen nahtlos ineinander. Jeder Schritt im Verkaufsprozess kann dokumentiert werden, ohne Daten doppelt einzugeben. Das spart Zeit, besonders wenn Projekte über Wochen oder Monate laufen und mehrere Dokumente erzeugen. Die Belegerfassung per App erkennt automatisch Betrag, Mehrwertsteuersatz und Lieferant.

Der Monatsabschluss mit BWA (Betriebswirtschaftlicher Auswertung) und Umsatzsteuervoranmeldung lässt sich in unter 30 Minuten erledigen, wenn Belege regelmäßig erfasst wurden. Für die Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien bietet sevDesk eine direkte DATEV-Exportfunktion sowie einen separaten Steuerberater-Login mit anpassbaren Zugriffsrechten.

Ein wichtiger technischer Vorteil: sevDesk bietet doppelte Buchführung bereits ab dem Buchhaltung-Tarif (25,90 €/Monat). Das ist günstiger als Lexware Office, wo doppelte Buchführung erst ab Plan L (29,90 €/Monat) verfügbar ist. Für GmbH-Gründer ist sevDesk deshalb oft eine günstigere Alternative, solange die Anforderungen nicht zu komplex sind.

Ein kleiner Nachteil: Freelancer und Solo-Selbstständige finden die sevDesk-Oberfläche oft überladen. Viele Funktionen, die für Teams und Unternehmen relevant sind, sind für Einzelunternehmer schlicht überflüssig.

Tarife und Preise (Stand Mai 2026)

Plan	Preis/Monat	Besonderheit
Kostenlos	0 €	Bis 3 E-Rechnungen/Monat kostenlos
Rechnung	12,90 €	Unbegrenzte Rechnungen, Belegerfassung, Banking
Buchhaltung	25,90 €	Plus EÜR und doppelte Buchführung, ELSTER, Angebote
Buchhaltung Pro	34,90 €	Plus Echtzeit-Auswertungen, API, erweiterte Automatisierung

Stärken und Schwächen

• Stärke: Kompletter Rechnungs-Workflow von Angebot bis Zahlung
• Stärke: Doppelte Buchführung bereits im günstigsten Tarif (12,90 €/Monat)
• Stärke: E-Rechnung (ZUGFeRD und XRechnung) in allen Tarifen
• Stärke: Direkte Steuerkanzlei-Anbindung und DATEV-Export
• Schwäche: Teurer als Lexware Office für Solo-Selbstständige mit reiner EÜR
• Schwäche: Komplexe Oberfläche, die für Einzelunternehmer oft zu umfangreich ist

Empfehlung: Beste Wahl für Einzelunternehmer mit Angestellten, GmbHs und UGs sowie Unternehmen, die regelmäßig Angebote schreiben und Projekte verwalten.

WISO Mein Büro 365: Günstig, solide, mit Warenwirtschaft

WISO Mein Büro von Buhl Data Service ist die etablierteste Bürosoftware für Kleinunternehmen und Gewerbetreibende im deutschsprachigen Raum. Der entscheidende Unterschied zu Lexware Office und sevDesk: WISO läuft lokal auf dem PC und synchronisiert Belege in die Cloud. Das ist kein technisches Manko, sondern eine bewusste Produktentscheidung, die viele Unternehmer schätzen.

Ab 9,00 Euro im Monat (Basis) sind EÜR, Rechnungsstellung, Belegerfassung und Umsatzsteuervoranmeldung enthalten. In höheren Tarifen (ab 14 €/Monat) kommen Warenwirtschaft, Lagerverwaltung, CRM-Funktionen und Lohnabrechnung dazu, alles in einem einzigen Programm. Das macht WISO zur günstigsten Option für Handwerksbetriebe, kleine Shops und alle, die neben der Buchhaltung auch Waren und Kunden verwalten wollen.

Die Benutzeroberfläche ist weniger modern als bei Lexware Office oder sevDesk, aber vollständig auf den deutschen Kleinunternehmer zugeschnitten. Die SKR03- und SKR04-Kontenrahmen sind enthalten, was WISO auch für bilanzierungspflichtige Gewerbetreibende nutzbar macht. Die Mobile-App ist funktional, aber klar hinter den App-Erfahrungen von Lexware Office oder Accountable.

Stärken und Schwächen

• Stärke: Günstiger Einstiegspreis (ab 9,00 €/Monat) mit solidem Funktionsumfang
• Stärke: Warenwirtschaft, Lagerhaltung und CRM in höheren Tarifen
• Stärke: Lokale + Cloud-Architektur: keine vollständige Abhängigkeit von externen Servern
• Stärke: SKR03/SKR04-Kontenrahmen für Bilanzierer enthalten
• Schwäche: Älteres, weniger intuitives Interface
• Schwäche: Mobile-App hinter Mitbewerbern
• Schwäche: Keine native API für Drittanbieterschnittstellen

Empfehlung: Gut für Kleingewerbetreibende mit Lager, Handwerksbetriebe, Shops und alle, die Buchhaltung plus Warenwirtschaft in einem Programm wollen, ohne viel Geld auszugeben.

Papierkram: Datenschutzfreundliche Cloud-Buchhaltung für Freelancer

Papierkram ist die datenschutzkonforme Wahl für Freiberufler, Berater und alle, für die der Serverstandort eine reale Anforderung ist, nicht nur ein Marketingargument. Das Unternehmen speichert alle Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren (Standort Frankfurt) und ist ISO 27001-zertifiziert. Als einzige der acht verglichenen Lösungen kombiniert Papierkram deutschen Serverstandort mit einem dauerhaft kostenlosen Einstiegstarif.

Das Preismodell ist attraktiv: Der kostenlose Solo-Tarif erlaubt bis zu 5 Ausgangsrechnungen pro Monat, das reicht für Neugründer und nebenberuflich Tätige. Der bezahlte Plan beginnt bei 19,00 Euro im Monat und enthält unlimitierte Rechnungen, DATEV-Export und E-Rechnungen. Der Wechsel vom kostenlosen in den Bezahltarif ist jederzeit ohne Datenverlust möglich.

Ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber den meisten Mitbewerbern ist die integrierte Zeiterfassung: Stunden können projektbezogen erfasst und direkt in Rechnungen umgewandelt werden. Das ist besonders nützlich für Berater, Texter, Entwickler und Grafiker, die nach Stunden oder Tagessätzen abrechnen. Den Steuerberater kann man ohne Aufpreis einladen, Belege einzusehen und zu exportieren.

Nachteile: Die Integrationstiefe ist deutlich geringer als bei Lexware Office oder sevDesk. Wer viele Apps verbinden oder Automatisierungen einrichten will, ist mit den anderen Programmen besser bedient. Ein Lohn-Modul fehlt im Standard.

Stärken und Schwächen

• Stärke: Datenhaltung ausschließlich auf deutschen Servern (Frankfurt), ISO 27001-zertifiziert
• Stärke: Dauerhaft kostenloser Tarif (bis 5 Rechnungen/Monat)
• Stärke: Integrierte Zeiterfassung mit direkter Rechnungsanbindung
• Stärke: Steuerberater-Zugang ohne Aufpreis
• Schwäche: Weniger Integrationen und Automatisierungsoptionen als Lexware oder sevDesk
• Schwäche: Kein Lohn-Modul im Standard
• Schwäche: Vollversion teurer als Lexware Office S (19,00 € vs. 7,90 €)

Empfehlung: Erste Wahl für Freiberufler mit DSGVO-Anforderungen, internationalen Kunden oder öffentlichen Auftraggebern sowie für alle, die stundengenaue Projektabrechnung brauchen.

FastBill: Rechnungsstellung mit integriertem Abo-Billing

FastBill hat sich aus einem reinen Rechnungsprogramm zu einer vollständigen Buchhaltungslösung mit einer klaren Spezialisierung entwickelt: Abonnement-Billing und wiederkehrende Rechnungen. Kein anderes Programm im Vergleich deckt diesen Use Case so stark ab.

Im Basis-Plan (19,90 €/Monat) sind Rechnungsstellung, Angebote, Kundenverwaltung und einfache Buchhaltung enthalten. E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) und der DATEV-Export sind allerdings erst im Business-Tarif (29,90 €/Monat) verfügbar. Wer seinen Steuerberater regelmäßig mit FastBill-Daten versorgen will, braucht mindestens den Business-Plan, was den Einstiegspreis deutlich erhöht.

Die Stärke liegt klar im Rechnungs-Workflow: Wiederkehrende Rechnungen können täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich automatisch generiert werden. Das Abonnement-Billing mit automatischer Zahlungsverfolgung und integriertem Mahnwesen funktioniert zuverlässig. Für SaaS-Anbieter, Coaches, Berater und Agenturen mit wiederkehrenden Kundenabrechnungen ist das ein echter Zeitvorteil, den Lexware Office und sevDesk nicht nativ bieten.

Die Buchhaltungsfunktionen selbst sind weniger ausgereift als bei Lexware Office oder sevDesk. FastBill positioniert sich klar als Rechnungstool mit Buchhaltungsunterstützung, nicht als vollständige Buchhaltungssoftware mit Rechnungsfunktion.

Tarife und Preise (Stand Mai 2026)

Plan	Preis/Monat	Besonderheit
Basis	19,90 €	Rechnungen, Angebote, Kundenverwaltung, einfache Buchhaltung
Business	29,90 €	Plus E-Rechnung, DATEV-Export, Abo-Billing, Automatisierungen
Premium	49,00 €	Erweiterte Auswertungen, API, unbegrenzte Nutzer

Stärken und Schwächen

• Stärke: Einzige Lösung im Vergleich mit nativem Abo-Billing und wiederkehrenden Rechnungen
• Stärke: Sehr benutzerfreundliches Interface, schneller Einstieg
• Stärke: Automatische Zahlungsverfolgung und Mahnwesen
• Schwäche: DATEV-Export und E-Rechnung erst ab Business-Plan (29,90 €/Monat)
• Schwäche: Buchhaltungsfunktionen weniger ausgereift als bei Lexware Office oder sevDesk
• Schwäche: Kein Warenwirtschaftssystem

Empfehlung: Ideal für Freelancer, Agenturen, SaaS-Anbieter und Coaches mit wiederkehrenden Einnahmen. Weniger geeignet, wenn DATEV-Schnittstelle Pflicht ist oder komplexe Buchhaltungsauswertungen gefragt sind.

BuchhaltungsButler: KI-gestützte Belegverarbeitung für höheres Belegvolumen

BuchhaltungsButler ist das teuerste Tool im Vergleich und gleichzeitig das mit der stärksten Automatisierung. Die KI erkennt Belege vollautomatisch, ordnet sie den richtigen Buchungskonten zu und lernt aus manuellen Korrekturen. Wer regelmäßig 200 oder mehr Belege im Monat hat, spart hier messbar Zeit, weil das Einpflegen von Kassenbons, Lieferantenrechnungen und Ausgangsbelegen weitgehend von der Software übernommen wird.

Der Einstieg kostet 29,95 Euro im Monat und enthält unbegrenzte Belegverarbeitung, direkte Bankanbindung und EÜR-Erstellung. Doppelte Buchführung ist in allen Tarifen inklusive — das macht BuchhaltungsButler zu einer der wenigen Lösungen, die für GmbHs und UGs ohne Aufpreis funktionieren. Der Steuerberater bekommt direkten Lesezugriff und kann Buchungen kommentieren oder korrigieren, ohne eigene Datenimporte zu benötigen.

Im Vergleich von für-Gründer.de schneidet BuchhaltungsButler bei der Automatisierungstiefe am besten ab. Für Unternehmen mit vielen externen Rechnungen — Unternehmensberater, Agenturen mit vielen Lieferantenrechnungen, Handelsunternehmen — ist die Zeitersparnis durch KI-Belegerkennung real und messbar.

Stärken und Schwächen

• Stärke: Stärkste KI-Belegerkennung im Vergleich, lernfähig
• Stärke: Doppelte Buchführung (HGB-Kontenrahmen SKR03/SKR04) ohne Aufpreis
• Stärke: Unbegrenzte Belegverarbeitung ab dem Einstiegstarif
• Stärke: Direkte Steuerkanzlei-Anbindung mit Kommentarfunktion
• Schwäche: Deutlich teurer als Lexware Office (29,95 € vs. 7,90 €)
• Schwäche: Für sehr kleine Einzelunternehmen mit wenigen Belegen überdimensioniert

Empfehlung: Geeignet für wachsende GmbHs, Unternehmen mit hohem Belegvolumen und alle, die Buchhaltung so weit wie möglich automatisieren wollen, ohne eine Buchhaltungsabteilung aufzubauen.

Accountable: Die beste Buchhaltungssoftware für mobile Selbstständige

Accountable ist explizit für Selbstständige und Freiberufler entwickelt worden, die Buchhaltung mit minimalem Aufwand erledigen wollen, am liebsten komplett vom Smartphone aus. Die App führt durch alle wichtigen steuerlichen Aufgaben mit kurzen Fragen und erklärt dabei steuerliche Hintergründe in verständlicher Sprache. Im Vergleich von für-Gründer.de erhält Accountable die Note 2,1 für Benutzerfreundlichkeit.

Das besondere Feature ist die integrierte Steuererklärungsfunktion: Aus den Buchungsdaten in der App heraus kann direkt eine Einkommensteuererklärung (EÜR plus Anlage S oder G) erstellt und an das Finanzamt übermittelt werden. Das spart für einfache Fälle ohne Angestellte und ohne komplexe Sachverhalte den vollständigen Gang zum Steuerberater.

Ab 24,95 Euro im Monat sind EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung, Rechnungsstellung und Steuererklärung enthalten. Das ist teurer als der Einstiegstarif von Lexware Office, beinhaltet aber den einzigartigen Tax-Filing-Service. Wer als Freiberufler eine überschaubare Steuerlage hat und keinen Steuerberater engagieren möchte, kann mit Accountable komplett auf externe Hilfe verzichten.

Grenzen setzt Accountable klar: Kein Lohn-Modul, keine doppelte Buchführung. Für GmbHs, UGs oder Unternehmen mit Angestellten ist Accountable nicht geeignet.

Stärken und Schwächen

• Stärke: Beste Benutzerfreundlichkeit im Vergleich (Note 2,1 laut für-Gründer.de)
• Stärke: Steuererklärung direkt aus der App, ohne Steuerberater
• Stärke: Sehr starke Mobile-App für iPhone und Android
• Stärke: Erklärt steuerliche Hintergründe in einfacher Sprache
• Schwäche: Kein Lohn-Modul, keine doppelte Buchführung
• Schwäche: Für GmbHs und UGs nicht geeignet
• Schwäche: Höherer Einstiegspreis (24,95 €/Monat) als Lexware Office

Empfehlung: Für Solopreneure und Freiberufler ohne Angestellte, die Buchhaltung komplett mobil erledigen wollen und einen einfachen Weg zur Steuererklärung suchen.

Kontist: Geschäftskonto mit integrierten Buchhaltungsfunktionen

Kontist ist primär ein Geschäftskonto für Selbstständige, das einfache Buchhaltungsfunktionen als integrierten Dienst anbietet. Das Free-Modell eignet sich für Solopreneure mit wenigen Transaktionen pro Monat, die Rechnungen schreiben und Einnahmen und Ausgaben verfolgen wollen. Eine vollwertige Buchhaltungssoftware mit EÜR-Export im Finanzamtsformat und DATEV-Schnittstelle ist Kontist ausdrücklich nicht.

Der Vorteil liegt in der Kombination: ein Konto, das direkt Einnahmen und Ausgaben kategorisiert, ohne separate Software-Verbindung. Für sehr kleine Solopreneure mit wenig Buchungsmasse kann das ausreichen. Wer aber Belege für den Steuerberater aufbereiten, EÜR-Auswertungen erstellen oder ELSTER-Meldungen direkt aus der Software machen will, stößt schnell an die Grenzen des Kontist-Modells.

Kontist bietet eine native Integration mit Lexware Office für Nutzer, die ein Geschäftskonto mit vollständiger Buchhaltungssoftware kombinieren wollen. Das ist die empfohlene Lösung für die meisten Kontist-Nutzer, die mehr als Basisanforderungen haben. Mehr zu Geschäftskonten mit integrierter Buchhaltung in unserem Übersichtsartikel zu Geschäftskonten und Buchhaltung.

Stärken und Schwächen

• Stärke: Kostenlos nutzbar (Free-Modell) für Basisanforderungen
• Stärke: Direkte Kombination von Konto und Buchhaltung ohne Einrichtungsaufwand
• Schwäche: Keine vollständige Buchhaltungssoftware (kein EÜR-Export im Finanzamtsformat, kein DATEV)
• Schwäche: Nicht geeignet als alleinige Hauptbuchhaltungslösung

Empfehlung: Als alleinige Lösung nur für sehr kleine Solopreneure mit minimalem Buchungsbedarf. Für alle anderen als Kontoeinstieg in Kombination mit Lexware Office empfehlenswert.

Buchhaltungssoftware und Geschäftskonto: Die richtige Kombination

Eine Buchhaltungssoftware wird erst dann richtig produktiv, wenn sie direkt mit deinem Geschäftskonto verbunden ist. Die manuelle Eingabe von Bankbewegungen kostet Zeit und birgt Fehlerquellen. Alle modernen Buchhaltungsprogramme bieten deshalb eine direkte Bankenanbindung, die Transaktionen automatisch importiert und kategorisiert.

Lexware Office verbindet sich mit über 3.500 deutschen Kreditinstituten via FinTS/HBCI. Transaktionen werden täglich automatisch importiert und per KI-Regelwerk vorbelegt. Kontist-Nutzer erhalten eine native Integration ohne manuelle Einrichtungsschritte. sevDesk unterstützt ebenfalls die meisten deutschen Geschäftskonten und kategorisiert Buchungen automatisch, was den manuellen Aufwand auf die Überprüfung der KI-Kategorisierungen reduziert.

Wenn du noch auf der Suche nach einem passenden Geschäftskonto bist, lohnt sich ein Blick auf die Schnittstellen. Manche Konten bieten tiefere Integrationen mit bestimmter Software. Ein gutes Geschäftskonto mit DATEV-Schnittstelle vereinfacht die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater nochmals.

E-Rechnungspflicht 2025–2028: Was Selbstständige jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue gesetzliche Anforderung: Alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft auch Selbstständige und Freiberufler, die Rechnungen von anderen Unternehmen erhalten.

Was ist eine strukturierte E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail, sondern ein maschinenlesbares Dokument in einem standardisierten Format. In Deutschland sind zwei Formate zugelassen:

• ZUGFeRD: Ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Kann sowohl von Menschen als auch von Buchhaltungssoftware gelesen werden.
• XRechnung: Reine XML-Datei ohne lesbare PDF-Ansicht. Pflicht für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden, Kommunen, Bundesbehörden).

Stufenweiser Zeitplan der E-Rechnungspflicht

• Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen
• Ab 1. Januar 2027: Sendepflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro
• Ab 1. Januar 2028: Sendepflicht für alle deutschen B2B-Unternehmen

Alle acht Programme in diesem Buchhaltungssoftware Vergleich unterstützen den Empfang und die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen. XRechnung, das Format für öffentliche Auftraggeber, ist bei Lexware Office, sevDesk und BuchhaltungsButler im Standard enthalten. Wer regelmäßig für Behörden oder öffentliche Auftraggeber arbeitet, sollte bei der Softwareauswahl explizit auf XRechnung-Unterstützung achten.

Buchhaltungssoftware nach Zielgruppe: Wer braucht welches Programm?

Die beste Buchhaltungssoftware ist nicht die teuerste oder die bekannteste, sondern die, die zu deiner Rechtsform, deinem Arbeitsalltag und deinen steuerlichen Anforderungen passt. Selbstständige, Freelancer und Kleinunternehmer mit EÜR-Buchführung benötigen keine doppelte Buchführung nach HGB. Die Kernanforderungen sind EÜR-Auswertung, Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER, E-Rechnung-Versand und GoBD-konforme Belegablage — und alle acht Tools im Vergleich erfüllen diese Grundanforderungen.

Freiberufler (Ärzte, Anwälte, Texter, Grafiker, Berater)

Freiberufler müssen keine doppelte Buchführung machen. Die EÜR genügt, und damit reicht bereits der günstigste Plan von Lexware Office (7,90 €/Monat) oder Accountable aus. Wichtigste Kriterien sind einfache Belegerfassung, ELSTER-Direktübertragung und DATEV-Export für den Steuerberater. Accountable ist besonders benutzerfreundlich und bietet sogar die direkte Steuererklärungsfunktion aus der App. Papierkram ist die beste Alternative, wenn Datenschutz und Serverstandort eine Rolle spielen. sevDesk ist intuitiv und ideal für einfache Buchhaltung und Rechnungsstellung, wenn du etwas mehr Funktionsumfang brauchst.

Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Kleinunternehmer zahlen keine Umsatzsteuer und brauchen keine regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung. Das vereinfacht die Buchhaltung erheblich. WISO Mein Büro und Lexware Office S sind die preisgünstigsten vollständigen Lösungen für diese Zielgruppe. Wer maximale Einfachheit sucht, kann mit Papierkram auch im kostenlosen Tarif starten und nur dann upgraden, wenn das Rechnungsvolumen steigt.

Einzelunternehmer und Gewerbetreibende

Gewerbetreibende unterhalb der Buchführungsgrenzen (Umsatz unter 800.000 Euro oder Gewinn unter 80.000 Euro pro Jahr) können ebenfalls mit EÜR arbeiten. Für Einzelunternehmer mit Warenwirtschaft und Lager ist WISO Mein Büro die günstigste Komplettlösung. Lexware Office deckt die meisten Fälle mit Plan M oder L ab, wenn doppelte Buchführung oder Lohnabrechnung für Mitarbeiter benötigt wird.

GmbH und UG (haftungsbeschränkt)

Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG sind gesetzlich zur doppelten Buchführung nach HGB verpflichtet (§ 238 HGB). Das erfordert eine Software mit echtem SKR03- oder SKR04-Kontenrahmen. WISO Mein Büro 365 und BuchhaltungsButler decken beide Kontenrahmen ab. Lexware Office (ab Plan L), sevDesk (ab Plan S) und BuchhaltungsButler sind die empfehlenswertesten Optionen für GmbHs. Wichtig: Lexware Office (Basis und M) und Accountable sind ausschließlich für EÜR konzipiert und nicht für bilanzierungspflichtige Unternehmen geeignet.

Kostenlose Buchhaltungssoftware: Was wirklich gratis geht

Dauerhaft kostenlose Buchhaltungssoftware mit vollem Funktionsumfang gibt es nicht. Was es gibt:

• Papierkram Free: Kostenlos für bis zu 5 Ausgangsrechnungen pro Monat — ausreichend für Neugründer und nebenberuflich Selbstständige, die noch wenig Volumen haben
• Kontist Free: Grundlegende Buchhaltungsfunktionen kombiniert mit einem Geschäftskonto, aber keine vollständige Buchhaltungssoftware mit EÜR-Export oder DATEV-Schnittstelle
• Gratistestzeiträume: Lexware Office (30 Tage), WISO Mein Büro (30 Tage) und Papierkram (30 Tage) geben ausreichend Zeit zum echten Testen vor dem ersten Abo

Wer unter 10 Rechnungen pro Monat schreibt und keine Umsatzsteuer abführen muss, kommt mit Kontist oder Papierkram Free durch. Für alle anderen lohnt sich der Einstieg in einen bezahlten Plan: Die monatlichen Kosten ab 7,90 Euro sind in aller Regel geringer als der Zeitaufwand für manuelle Buchhaltung in Excel oder die Fehler, die dabei entstehen.

Ein kostenloses Geschäftskonto mit einfacher Buchführung findest du in unserem Überblick zu kostenlosen Geschäftskonten.

Software allein oder mit Steuerberater kombinieren?

Eine gute Buchhaltungssoftware ersetzt keinen Steuerberater für komplexe Fälle. Sie reduziert aber den Aufwand erheblich, den du oder dein Steuerberater mit der laufenden Buchführung hat. Das sogenannte Hybridmodell ist für viele Selbstständige das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis: Software für die laufende Buchhaltung, Steuerberater nur für Jahresabschluss und Steuererklärung.

Konkret: Nach StBVV (Steuerberatervergütungsverordnung) kosten laufende Buchführung und Jahresabschluss für einen Selbstständigen mit EÜR typischerweise 1.000–2.500 Euro pro Jahr beim Steuerberater. Buchhaltungssoftware kostet 90–480 Euro pro Jahr. Im Hybridmodell lassen sich 50–70 Prozent dieser Kosten einsparen, ohne auf steuerrechtliche Absicherung beim Jahresabschluss zu verzichten.

Situation	Software allein	Software + Steuerberater
Freiberufler, EÜR, keine Angestellten	Gut möglich	Optional, spart Zeit
Kleinunternehmer ohne USt	Sehr gut möglich	Nur bei Sonderfällen nötig
GmbH oder UG, Bilanzpflicht	Nicht ausreichend	Pflicht
Immobilien, internationale Geschäfte	Riskant	Empfohlen
Betriebsprüfung, steuerliche Sonderfälle	Nicht ratsam	Notwendig

Alle Software-Tools im Vergleich bieten eine DATEV-Exportfunktion. Das bedeutet: Du erledigst die laufende Belegerfassung selbst, und dein Steuerberater übernimmt Jahresabschluss und Steuererklärung. Die Zusammenarbeit über DATEV-Export ist der in Deutschland etablierte Standard. Mehr zur Frage der richtigen DATEV-Anbindung und welche Software direkt damit arbeitet.

Häufige Fragen zur Buchhaltungssoftware

Welche Buchhaltungssoftware ist die beste für Selbstständige?

Für die meisten Selbstständigen in Deutschland ist Lexware Office (früher: lexoffice) die beste Wahl: günstiger Einstieg ab 7,90 Euro pro Monat, sehr einfache Bedienung und alle wichtigen Funktionen für EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung und DATEV-Export. sevDesk ist besser, wenn du regelmäßig Angebote schreibst, Mitarbeiter hast oder eine GmbH führst. Accountable ist die beste Option, wenn du Buchhaltung komplett mobil per App erledigen willst.

Gibt es eine komplett kostenlose Buchhaltungssoftware?

Papierkram bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 5 Ausgangsrechnungen pro Monat, ausreichend für Neugründer. Kontist bietet Grundfunktionen kostenlos, ist aber keine vollständige Buchhaltungssoftware. Für alle, die regelmäßige Buchhaltung mit EÜR, DATEV-Export und ELSTER-Direktübertragung brauchen, führt an einem bezahlten Abo kein Weg vorbei. Die 30-tägigen Testzeiträume von Lexware Office und WISO Mein Büro sind ausreichend lang, um die Software wirklich zu testen.

Muss ich als Freiberufler eine Buchhaltungssoftware benutzen?

Gesetzlich gibt es keine Pflicht zur Nutzung einer bestimmten Software. Du musst aber GoBD-konforme Belege aufbewahren, eine EÜR erstellen und die Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER einreichen. Theoretisch geht das auch in Excel, aber in der Praxis ist es fehleranfällig und zeitaufwendig. Eine gute Buchhaltungssoftware zahlt sich schon ab wenigen Stunden gesparter Arbeit pro Monat aus. Die günstigsten Programme kosten weniger als 10 Euro im Monat.

Was kostet Buchhaltungssoftware für Selbstständige pro Monat?

Die günstigsten vollwertigen Lösungen starten bei 7,90 Euro im Monat (Lexware Office S) oder 9,00 Euro (WISO Mein Büro). Für Selbstständige ohne Angestellte reicht das in den meisten Fällen aus. Für KMU mit doppelter Buchführung und mehreren Nutzern liegen die Kosten typischerweise zwischen 25 und 50 Euro monatlich. Alle Preise sinken bei Jahreszahlung um 15–20 Prozent.

Welche Programme eignen sich für die EÜR?

Alle acht Tools in diesem Vergleich unterstützen die Einnahmenüberschussrechnung. Für die EÜR genügt bereits der günstigste Plan, ob bei Lexware Office, sevDesk, WISO Mein Büro oder Papierkram. Die EÜR wird direkt als Anlage EÜR für das Finanzamt erstellt und kann per ELSTER elektronisch übertragen werden. Wer die EÜR direkt aus der App erstellen und einreichen will, ist mit Accountable am besten bedient.

Was bedeutet GoBD-Konformität bei Buchhaltungssoftware?

GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. GoBD-konforme Software stellt sicher, dass Belege unveränderlich gespeichert, lückenlos archiviert und mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Alle Tools in diesem Vergleich sind GoBD-konform.

Kann ich mit einer Buchhaltungssoftware auf einen Steuerberater verzichten?

Für Freiberufler und Kleinunternehmer mit EÜR ist das in vielen Fällen möglich, besonders wenn keine Angestellten und keine komplexen steuerlichen Sachverhalte vorliegen. Accountable bietet sogar eine direkte Steuererklärungsfunktion. Für GmbHs, Bilanzierer und alle mit Beteiligungen, Immobilien oder internationalem Geschäft ist ein Steuerberater aber weiterhin notwendig.

Welche Buchhaltungssoftware hat die beste DATEV-Schnittstelle?

Lexware Office und sevDesk gelten als die zuverlässigsten DATEV-Schnittstellen für Selbstständige. BuchhaltungsButler hat ebenfalls eine ausgereifte DATEV-Exportfunktion für die Buchhaltung. Welche Geschäftskonten direkt eine DATEV-Schnittstelle bieten, zeigt unser separater Vergleich der Geschäftskonten mit DATEV-Schnittstelle.