Lohnabrechnung einfach erklärt

Zuletzt aktualisiert: 03.09.2026

Eine Lohnabrechnung ist das Dokument, das den Lohn eines Arbeitnehmers Monat für Monat lückenlos aufschlüsselt: vom Bruttolohn über die gesetzlichen Abzüge bis zum tatsächlich ausgezahlten Nettobetrag. Jeder Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, sie monatlich zu erstellen und dem Beschäftigten zugänglich zu machen. Ganz ohne Ausnahme. Wer Firmen führt oder ein Geschäftskonto mit nativer Buchhaltungs-Integration für die Lohnzahlung nutzt, kommt an diesem Dokument nicht vorbei, sowohl als ausstellende Stelle wie auch als Grundlage für Buchhaltung und Liquiditätsplanung.

Dieser Ratgeber erklärt, was genau in eine Lohnabrechnung gehört, wie sich Brutto- und Nettolohn rechnerisch unterscheiden, welche Sonderfälle bei der Lohnabrechnung für Minijobs gelten und was zu tun ist, wenn in der Abrechnung ein Fehler steckt. Häufige Fragen zur Lohnabrechnung, etwa zur Aufbewahrung und zur digitalen Zustellung, beantwortet der Ratgeber am Ende. Alle Angaben zu Beitragssätzen und Grenzwerten beziehen sich auf den Stand 2026.

Was ist eine Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung ist die schriftliche oder elektronische Aufschlüsselung des Arbeitsentgelts, die ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer für einen bestimmten Abrechnungszeitraum zur Verfügung stellen muss. Kurz gesagt: der Rechenweg von Brutto zu Netto, Schritt für Schritt dokumentiert.

Rechtlich stützt sich diese Nachweispflicht auf § 108 Gewerbeordnung: Arbeitgeber müssen bei jeder Lohnzahlung eine Abrechnung in Textform erteilen, aus der Betrag und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts hervorgehen. Eine erneute Abrechnung ist nur nötig, wenn sich gegenüber der letzten Zahlung etwas geändert hat. Bleibt der Betrag exakt gleich, reicht in der Praxis ein Verweis auf die Vormonatsabrechnung.

Das Wichtigste in Kürze:

• Eine Lohnabrechnung listet Bruttolohn, gesetzliche Abzüge und Nettolohn auf.
• Arbeitgeber müssen sie monatlich erstellen (§ 108 GewO).
• Die Begriffe Lohn- und Gehaltsabrechnung werden umgangssprachlich synonym verwendet, sind aber nicht exakt dasselbe.
• Die Abrechnung ist zugleich Nachweis für Finanzamt, Krankenkasse, Vermieter oder Bank.

Lohn, Gehalt und Entgelt: Wo liegt der Unterschied?

In der Alltagssprache werden Lohn, Gehalt und Entgelt oft austauschbar benutzt, fachlich unterscheiden sie sich aber in der Berechnungsgrundlage:

Der korrekte Oberbegriff für das Abrechnungsdokument lautet Entgeltabrechnung. Im Sprachgebrauch hat sich aber „Lohnabrechnung“ für beide Fälle durchgesetzt, weshalb dieser Ratgeber den Begriff ebenfalls übergreifend verwendet.

Wer muss eine Lohnabrechnung erstellen und wann?

Die Pflicht zur Erstellung liegt beim Arbeitgeber, unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche. Sie greift bei jeder Lohn- oder Gehaltszahlung und ist in § 108 GewO als sogenannte Nachweispflicht verankert. Der Arbeitgeber oder die Personalabteilung ist dabei stets die ausstellende Stelle, nicht der Arbeitnehmer selbst. In der Praxis bedeutet das:

• Die Abrechnung muss spätestens mit der Gehaltszahlung vorliegen, üblicherweise zum Monatsende oder zum vereinbarten Zahltag.
• Ändert sich gegenüber dem Vormonat nichts an Betrag oder Zusammensetzung, kann der Arbeitgeber auf eine erneute Abrechnung verzichten und auf die letzte gültige verweisen.
• Bei jeder Änderung (neue Steuerklasse, Gehaltserhöhung, geänderter Krankenkassenbeitrag, Beginn oder Ende einer Zulage) ist eine neue, vollständige Abrechnung Pflicht.
• Für Kleinunternehmer und Ein-Personen-Betriebe mit eigenen Angestellten gilt dieselbe Pflicht wie für größere Unternehmen.

Aufbau einer Lohnabrechnung: Diese Angaben muss sie enthalten

Die Entgeltbescheinigungsverordnung legt fest, welche Mindestangaben eine Lohnabrechnung enthalten muss. In der Praxis gliedert sich das Dokument in vier klar abgegrenzte Zonen. Viele Lohnbüros übertragen diese Daten direkt in eine DATEV-Schnittstelle oder in eine andere Buchhaltungssoftware, damit die Lohnabrechnung automatisch in die laufende Buchführung einfließt.

Kopfdaten

Im oberen Bereich stehen die Identifikationsdaten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Firmenname und -anschrift, Name und Anschrift des Beschäftigten, Personalnummer, Sozialversicherungsnummer, Steuer-Identifikationsnummer, Lohnsteuerklasse, Anzahl der Kinderfreibeträge, Konfession (für die Kirchensteuer) sowie der Abrechnungszeitraum.

Bruttobezüge

Hier wird aufgeschlüsselt, woraus sich der Bruttolohn zusammensetzt: Grundgehalt oder Grundlohn, Überstundenzuschläge, Zulagen, Prämien, vermögenswirksame Leistungen und geldwerte Vorteile wie ein Dienstwagen. Die Summe dieser Positionen ergibt das Gesamtbrutto.

Gesetzliche Abzüge

In diesem Block stehen alle Abzüge vom Bruttolohn: Lohnsteuer, gegebenenfalls Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer sowie die vier Zweige der Sozialversicherung (Rentenversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung), jeweils mit dem Arbeitnehmeranteil.

Nettoarbeitsentgelt und Auszahlungsbetrag

Nach Abzug aller Positionen vom Bruttolohn steht das Nettoarbeitsentgelt. Werden noch Vorschüsse, Pfändungen oder geldwerte Vorteile verrechnet, weicht der tatsächliche Auszahlungsbetrag leicht vom reinen Nettolohn ab. Beide Werte stehen deshalb meist getrennt am Ende der Abrechnung.

Brutto zu Netto: So wird die Lohnabrechnung berechnet

Der Weg vom Bruttolohn zum Nettolohn folgt immer derselben Reihenfolge: Zuerst wird die Lohnsteuer auf Basis von Steuerklasse und Freibeträgen ermittelt, danach werden die Sozialversicherungsbeiträge abgezogen, deren Prozentsätze sich jährlich ändern können.

Ein illustratives Rechenbeispiel für 2026 bei einem Bruttolohn von 3.000 Euro, Steuerklasse I, keine Kinder, gesetzlich krankenversichert, kinderlos über 23 Jahre und ohne Kirchensteuerpflicht:

Die tatsächlichen Beträge weichen je nach Steuerklasse, Kinderfreibeträgen, Kirchensteuerpflicht, Bundesland und gewählter Krankenkasse voneinander ab. Die Sozialversicherungsbeiträge selbst (aktuell 18,6 % Rentenversicherung, 14,6 % Krankenversicherung zuzüglich individuellem Zusatzbeitrag, 2,6 % Arbeitslosenversicherung und 3,6 % Pflegeversicherung, bei Kinderlosen über 23 Jahren 4,2 %) werden je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Eine Ausnahme bildet der Kinderlosenzuschlag zur Pflegeversicherung, den Arbeitnehmer allein zahlen.

Lohnabrechnung bei Minijob und Teilzeit: Was gilt hier?

Auch für geringfügige Beschäftigungen und Teilzeitstellen ist eine Lohnabrechnung Pflicht. Der Aufbau ist derselbe, nur die Abzüge unterscheiden sich.

• Die Minijob-Verdienstgrenze liegt 2026 bei 603 Euro monatlich (7.236 Euro im Jahr), da sie seit Oktober 2022 dynamisch an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt ist.
• Bei einem Minijob übernimmt in der Regel der Arbeitgeber pauschale Abgaben an die Minijob-Zentrale (unter anderem Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sowie die einheitliche Pauschsteuer); der Arbeitnehmer erhält den Verdienst meist ohne eigene Abzüge, kann sich aber in der Rentenversicherung freiwillig aufstocken lassen.
• Wird die Verdienstgrenze überschritten, greift automatisch die reguläre Sozialversicherungspflicht mit den vollen Arbeitnehmeranteilen wie oben beschrieben.
• In bis zu zwei Monaten pro Jahr darf der Verdienst ausnahmsweise über die Grenze steigen, maximal aber bis zum Doppelten (2026: 1.206 Euro), ohne dass der Minijob-Status verloren geht.
• Bei Teilzeitstellen oberhalb der Minijob-Grenze gelten dieselben Abzugsregeln wie bei Vollzeit, anteilig zum tatsächlichen Bruttolohn.

Aufbewahrung und digitale Zustellung der Lohnabrechnung

Für lohnsteuerrelevante Unterlagen wie Lohnabrechnungen, Lohnkonten und Bescheinigungen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist. Dient ein Beleg zusätzlich der Gewinnermittlung, etwa im Rahmen der Buchhaltung, verlängert sich die Frist auf zehn Jahre. Arbeitnehmern wird empfohlen, ihre eigenen Abrechnungen zumindest bis zum Renteneintritt aufzubewahren, da sie beim Nachweis von Versicherungszeiten hilfreich sein können.

Eine digitale Lohnabrechnung ist grundsätzlich zulässig und der Papierform gleichgestellt, solange der Arbeitnehmer sie tatsächlich abrufen kann, etwa über ein Mitarbeiterportal oder per E-Mail. Fehlt eine ausdrückliche Vereinbarung zur digitalen Zustellung, sollte sie im Arbeits- oder Tarifvertrag ergänzt werden, um spätere Unklarheiten zu vermeiden.

Fehler in der Lohnabrechnung: Was tun?

Jeder Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf eine korrekte Lohnabrechnung. Fällt beim Prüfen ein Fehler auf, etwa eine falsche Steuerklasse, ein fehlender Zuschlag oder eine falsch berechnete Sozialversicherung, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

1. Abweichung schriftlich und möglichst zeitnah gegenüber dem Arbeitgeber oder der Personalabteilung reklamieren.
2. Eine angemessene Frist zur Korrektur setzen und diese schriftlich festhalten.
3. Bleibt die Korrektur aus, kann der ausstehende Betrag notfalls gerichtlich geltend gemacht werden. Dabei tarif- oder arbeitsvertragliche Ausschlussfristen beachten, da Ansprüche sonst verfallen können.
4. Bei wiederholten oder grundsätzlichen Unklarheiten lohnt sich eine Rücksprache mit dem Steuerberater oder der Lohnbuchhaltung, um die Berechnungsgrundlage offenzulegen. Kleine Unternehmen, die ihre Lohn- und Finanzbuchhaltung selbst im Blick behalten wollen, finden einen Überblick geeigneter Programme im Beitrag zu kostenloser Buchhaltungssoftware.

Häufige Fragen zur Lohnabrechnung

Mehr über den Autor:

Max Benz

Gründer von geschaeftskonto.io

Max Benz hat einen Master of Science-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre von der Technischen Universität Dresden und ist Gründer von geschaeftskonto.io, einer Marke der LBC Finance UG. Er hat schon einige Unternehmen gegründet und Geschäftskonten eröffnet. Sein Wissen darüber teilt er auf geschaeftskonto.io.