E-Rechnung empfangen: Was müssen Empfänger ab 2026 können?

Zuletzt aktualisiert: 26.05.2026

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Empfangspflicht für E-Rechnungen im B2B-Bereich. Jedes inländische Unternehmen muss seitdem in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD entgegenzunehmen – unabhängig von Größe oder Branche. Wer noch ausschließlich auf Papier- oder PDF-Rechnungen setzt, riskiert Compliance-Probleme und verzögerte Zahlungsprozesse.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist Teil der europäischen Digitalisierungsstrategie für Steuern und Rechnungswesen. Dieser Leitfaden erklärt, welche Formate als E-Rechnung nach dem Standard EN 16931 gelten, über welche Kanäle sie eingehen, wie der Empfangsprozess konkret abläuft und welche kostenlosen Tools du sofort nutzen kannst.

Was ist eine E-Rechnung und was bedeutet „empfangen“?

Eine E-Rechnung ist keine eingescannte Papierrechnung und kein normales PDF. Sie besteht aus einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz – meist XML – der die Rechnungsinformationen so kodiert, dass Buchhaltungsprogramme sie automatisch auslesen, prüfen und verarbeiten können.

Der entscheidende Unterschied zu einem einfachen PDF: Ein PDF zeigt Zahlen visuell an, kann aber von Software nicht zuverlässig interpretiert werden. Eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD enthält dieselben Informationen in einer standardisierten Struktur, die exakt definiert, was jede Zahl bedeutet.

„E-Rechnung empfangen“ bedeutet deshalb mehr als das Öffnen eines E-Mail-Anhangs. Fünf Schritte gehören dazu:

1. Technischer Empfang über einen geeigneten Kanal
2. Validierung nach dem europäischen Standard EN 16931
3. Inhaltliche Prüfung der Pflichtangaben nach § 14 UStG
4. Verbuchung in der Buchhaltung
5. GoBD-konforme Archivierung für mindestens 10 Jahre

Den rechtlichen Rahmen – Übergangsfristen, Ausnahmen, Bußgelder – erklärt unser Artikel zur E-Rechnungspflicht 2026 auf geschaeftskonto.io/e-rechnung-pflicht-2026/ ausführlich.

Wer muss E-Rechnungen empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen zu können. Das Wachstumschancengesetz, das diese Pflicht eingeführt hat, sieht für den Empfang keine Ausnahme vor – weder für kleine Unternehmen noch für branchenspezifische Sonderfälle.

Die Pflicht gilt für:

• Einzelunternehmer und Freiberufler
• Personengesellschaften (GbR, OHG, KG)
• Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG)
• Vereine und andere Körperschaften, soweit sie B2B-Leistungen empfangen

Nicht betroffen sind reine B2C-Transaktionen sowie Transaktionen mit ausländischen Unternehmen ohne inländischen Aussteller.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja – beim Empfangen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können, auch wenn sie selbst noch keine ausstellen müssen.

Die Übergangsregelung für das Ausstellen von E-Rechnungen gilt bis Ende 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro (§ 27 Abs. 38 UStG) und bis Ende 2026 für alle anderen. Diese Frist entbindet aber nicht vom Empfangen. Wer also von einem Lieferanten eine XRechnung erhält, muss sie verarbeiten können – unabhängig vom eigenen Jahresumsatz.

Ausnahmen von der Empfangspflicht

Eine vollständige Ausnahme von der Empfangspflicht existiert nicht. Jedoch gelten bestimmte Rechnungstypen als nicht e-rechnungspflichtig:

• Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro (§ 33 UStDV): Vereinfachte Angaben erlaubt – der Aussteller darf weiterhin ein PDF oder Papier senden. Der Empfänger muss darauf nicht bestehen, dass eine strukturierte E-Rechnung kommt.
• Fahrscheine (§ 34 UStDV): Tickets und Fahrscheine sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Als Empfänger musst du diese Ausnahmen nicht aktiv durchsetzen. Wenn dir ein Lieferant trotz Pflicht weiterhin ein normales PDF sendet, solltest du ihn auf die gesetzliche Anforderung hinweisen.

Welche Formate kommen als E-Rechnung an?

Nicht jede Datei, die per E-Mail ankommt, ist eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Entscheidend ist die Konformität mit dem europäischen Standard EN 16931.

XRechnung – das XML-Format für Behörden und B2B

XRechnung ist ein reines XML-Format, das Rechnungsdaten maschinenlesbar und ohne visuellen Anteil kodiert. Geöffnet in einem normalen Programm zeigt eine XRechnung-Datei nur XML-Code. Als Empfänger brauchst du einen E-Rechnung-Viewer oder eine Buchhaltungssoftware, die das XRechnung-Format importieren kann.

XRechnung ist seit 2020 Pflichtformat für alle Lieferungen an Bundesbehörden. Seit dem 1. Januar 2025 gilt es als Referenzformat für die gesamte B2B-E-Rechnungspflicht nach dem Wachstumschancengesetz.

Technische Merkmale:

• Dateisyntax: UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII
• Vollständig maschinenlesbar, kein PDF-Anteil
• Kostenlose Validierung über den KoSIT-Validator (validieren.e-rechnung.org)

ZUGFeRD – das hybride PDF-Format

ZUGFeRD kombiniert ein visuell lesbares PDF/A-3 mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Du kannst die Datei wie ein normales PDF öffnen und lesen – gleichzeitig liest deine Buchhaltungssoftware automatisch die strukturierten Daten aus dem XML-Anteil. Das macht ZUGFeRD besonders praktisch für den Übergang, da keine visuelle Umstellung nötig ist.

Aktueller Standard ist ZUGFeRD 2.3. Das Profil EN 16931 (Comfort) ist das gesetzlich vorgeschriebene Mindestprofil für B2B-Rechnungen. Zusätzliche Profile (Basic, Extended, XRechnung) bieten mehr oder weniger Datenfelder je nach Anwendungsfall.

Mehr zur Unterscheidung der Formate erklärt unser Artikel E-Rechnung erstellen auf geschaeftskonto.io/e-rechnung-erstellen/.

Factur-X und sonstige EN-16931-konforme Formate

Factur-X ist das französische Pendant zu ZUGFeRD und technisch identisch mit ZUGFeRD 2.x im EN-16931-Profil. Rechnungen aus Frankreich, Belgien oder der Schweiz können im Factur-X-Format eintreffen – diese gelten in Deutschland als gültige E-Rechnungen. Als Empfänger brauchst du nichts Besonderes zu unternehmen, solange deine Software ZUGFeRD 2.x verarbeiten kann.

Weitere Informationen zu zulässigen Formaten stellt das offizielle Portal www.e-rechnung-bund.de bereit, das vom Bundesministerium des Innern betrieben wird.

Grundregel: Jeder Rechnungsstandard, der die EU-Norm EN 16931 erfüllt und semantisch korrekte Daten liefert, ist gesetzlich zulässig.

Was ist kein E-Rechnungsformat?

Folgende Dateiformate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen für E-Rechnungen nicht:

Ein normales PDF, das ein Lieferant per E-Mail schickt, ist nach dem 1. Januar 2025 für viele B2B-Transaktionen keine rechtskonforme Rechnung mehr – auch wenn es inhaltlich alle Pflichtangaben enthält.

Auf welchem Weg kommt eine E-Rechnung an?

Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Sender und Empfänger können frei vereinbaren, wie die E-Rechnung übermittelt wird. In der Praxis haben sich vier Kanäle etabliert.

Per E-Mail (häufigster Weg)

Der einfachste und verbreitetste Weg: Die E-Rechnung kommt als Dateianhang (.xml für XRechnung oder .pdf für ZUGFeRD) in dein E-Mail-Postfach.

Was du dafür brauchst:

• Eine E-Mail-Adresse, die du deinen Lieferanten mitteilst
• Software zum Öffnen und Verarbeiten der Datei

Kein Portal notwendig. Eine einfache E-Mail-Adresse reicht technisch aus, solange du E-Mail als Empfangskanal mit deinen Lieferanten vereinbart hast. Empfehlenswert: eine eigene Adresse wie eingangsrechnungen@deinefirma.de, damit eingehende E-Rechnungen nicht im regulären Postfach untergehen.

Über Upload-Portale (Peppol, ZRE, OZG-RE)

Für Rechnungen an Bundesbehörden ist die Einlieferung über das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) oder das OZG-konforme Portal vorgeschrieben. Im B2B-Bereich nutzen größere Unternehmen zunehmend das Peppol-Netzwerk.

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine): Ein europäisches Netzwerk für den sicheren Austausch strukturierter Geschäftsdokumente. Mit einer Peppol-ID kannst du E-Rechnungen direkt über das Netz empfangen – ohne separaten E-Mail-Austausch. Für kleine und mittlere Unternehmen ist Peppol derzeit selten notwendig, kann aber von größeren Kunden oder Auftraggebern vorausgesetzt werden.

Per EDI / AS4

Electronic Data Interchange (EDI) ist der klassische Weg für Konzerne und Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen. Beim AS4-Protokoll werden Rechnungsdaten direkt zwischen IT-Systemen ausgetauscht – vollautomatisch. Für kleine und mittlere Unternehmen ist dieser Weg nur relevant, wenn ein großer Lieferant oder Kunde ihn explizit vorschreibt.

Via API-Schnittstelle

Moderne Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme bieten direkte API-Anbindungen, über die E-Rechnungen automatisch eingelesen werden. Wenn deine Buchhaltungssoftware eine Schnittstelle zu einem Rechnungsportal oder deiner Bank hat, landen eingehende E-Rechnungen automatisch in deiner Software – ohne manuelle Dateiverwaltung.

E-Rechnung empfangen: Schritt für Schritt

Wenn eine E-Rechnung eingeht, durchläuft sie fünf Schritte von der Annahme bis zur rechtssicheren Ablage.

Schritt 1: Empfangskanal einrichten

Bevor du E-Rechnungen empfangen kannst, musst du deinen Lieferanten mitteilen, wohin sie senden sollen:

• E-Mail-Adresse kommunizieren: Richte eine dedizierte Adresse ein (z. B. eingangsrechnungen@deinefirma.de) und teile sie deinen Lieferanten mit.
• Empfängerangaben auf Bestellungen: Ergänze Bestellformulare und Lieferantenvereinbarungen um den bevorzugten Empfangskanal.
• Peppol-ID registrieren (optional): Wenn du über das Peppol-Netz empfangen möchtest, registrierst du dich bei einem Zugangspunkt – das übernimmt meist deine Buchhaltungssoftware.

Schritt 2: E-Rechnung validieren

Sobald die Rechnung eintrifft, prüfst du technisch, ob sie dem Standard EN 16931 entspricht:

• KoSIT Validator (kostenlos): Das offizielle Validierungstool der Bundesregierung unter validieren.e-rechnung.org – zeigt Validierungsfehler mit Fehlerursache.
• Mustang Viewer (kostenlos): Desktop-Anwendung zum Anzeigen und Validieren von XRechnung und ZUGFeRD-Dateien.
• Automatisch über Buchhaltungssoftware: sevDesk, Lexware Office und andere Programme validieren eingehende E-Rechnungen automatisch beim Import.

Ein Validierungsfehler zeigt an, dass die Rechnung nicht konform ist. Freigabe zur Zahlung erst nach Klärung.

Schritt 3: Inhalt prüfen

Nach der technischen Validierung folgt die inhaltliche Prüfung – dieselbe wie bei Papierrechnungen:

• Stimmt der Rechnungsbetrag mit der Bestellung überein?
• Ist das Leistungsdatum korrekt?
• Sind alle Pflichtangaben nach § 14 UStG vorhanden? (Name, Adresse, Steuernummer, Leistungsbeschreibung, Steuersatz, Betrag)
• Stimmen Mengen, Preise und Rabatte?

Bei Abweichungen oder Fehlern kontaktierst du den Aussteller – du darfst die Rechnung nicht selbst ändern.

Schritt 4: In der Buchhaltung verbuchen

Nach der Freigabe wird die Rechnung gebucht. Moderne Buchhaltungsprogramme lesen die Daten direkt aus dem XML-Datensatz und befüllen die Buchungsmaske automatisch:

• Lieferantenname und Adresse
• Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
• Nettobetrag, Steuer und Bruttobetrag
• Kostenstelle (falls im XML kodiert)

Das spart Zeit und reduziert Fehler gegenüber manueller Eingabe erheblich.

Schritt 5: GoBD-konform archivieren

Die empfangene E-Rechnung muss originalgetreu und unveränderlich aufbewahrt werden:

• Keine Konvertierung in ein anderes Format (kein Ausdrucken und Wegwerfen der XML-Datei)
• Keine nachträgliche Bearbeitung der Originaldatei
• Speicherung in einem revisionssicheren System
• Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre nach § 147 AO

Details zur Archivierung im Abschnitt weiter unten.

Welche Tools und Software brauche ich?

Kostenlose Viewer und Validatoren

Für schnelle Prüfungen ohne Buchhaltungssoftware stehen kostenlose Tools bereit:

KoSIT Validator – Das offizielle Validierungstool der Bundesregierung, erreichbar unter validieren.e-rechnung.org. Prüft XRechnung und ZUGFeRD-Dateien gegen den Standard EN 16931 und zeigt Fehler mit Erklärung. Kostenlos, kein Account notwendig.

Mustang Viewer – Open-Source-Desktopanwendung für Windows, Mac und Linux, Download unter mustangproject.org. Zeigt XRechnung und ZUGFeRD als lesbare Ansicht und validiert gleichzeitig. Empfohlen für den täglichen Einsatz ohne Buchhaltungssoftware.

E-Rechnung.de Viewer – Browser-basierter Viewer ohne Download. Geeignet für schnelle Sichtprüfungen unterwegs.

ELSTER – Das Bundeszentralamt für Steuern bietet unter elster.de Ressourcen zur Prüfung von Steuernummern und Pflichtangaben auf Rechnungen. Nützlich bei Fragen zu USt-IDs und Kleinunternehmerregelung.

Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsempfang

Für den produktiven Betrieb empfiehlt sich eine Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen automatisch importiert, validiert und verbucht:

Einen vollständigen Vergleich mit Testerfahrungen findest du im Artikel Buchhaltungssoftware Vergleich 2026 auf geschaeftskonto.io/buchhaltungssoftware-vergleich/.

Geschäftskonten mit nativer E-Rechnungsintegration

Einige Geschäftskonten bieten integrierte Buchhaltungs- und Belegverwaltungsfunktionen, die den Empfangsprozess direkt im Konto-Dashboard abbilden:

Kontist bietet eine integrierte Buchhaltungsansicht für Soloselbstständige und Freelancer, die eingehende Belege direkt mit Transaktionen verknüpft.

Finom kombiniert Konto, Rechnungsstellung und Belegverwaltung in einer Oberfläche mit Buchhaltungsanbindung.

Qonto stellt eine offene API bereit und lässt sich mit Buchhaltungsprogrammen verbinden, die E-Rechnungen automatisch den passenden Zahlungen zuordnen.

Für Unternehmen mit DATEV-Anbindung lohnt sich ein Konto mit DATEV-Schnittstelle. Welche Konten das bieten, steht auf geschaeftskonto.io/geschaeftskonto-mit-datev-schnittstelle/.

Fehlerhafte E-Rechnung empfangen – was tun?

Fehler in eingehenden E-Rechnungen kommen vor – technische Validierungsfehler, inhaltliche Abweichungen oder Formatprobleme. Das Vorgehen ist klar geregelt.

Grundregel: Du darfst die Rechnung nicht selbst korrigieren. Der Aussteller muss eine Storno- und Korrekturrechnung ausstellen.

Empfohlenes Vorgehen Schritt für Schritt:

1. Fehler dokumentieren: Validierungsfehler oder inhaltliche Abweichung schriftlich festhalten (Screenshot, Notiz in der Buchhaltungssoftware).
2. Aussteller informieren: Den Rechnungssteller per E-Mail kontaktieren und den Fehler konkret beschreiben.
3. Stornierung und Neuausstellung anfordern: Darum bitten, die fehlerhafte Rechnung zu stornieren und eine korrekte E-Rechnung zu senden.
4. Keine Zahlung bis zur Korrektur: Die Rechnung erst nach Eingang der korrekten Version freigeben.

Häufige Fehler in eingehenden E-Rechnungen:

• Fehlende Leitweg-ID bei Behördenrechnungen
• Falsches ZUGFeRD-Profil (z. B. Minimum statt EN 16931)
• Ungültige Steuer-ID oder fehlende Pflichtangaben nach § 14 UStG
• XML-Struktur entspricht nicht der aktuellen Syntax-Version
• Betrag stimmt nicht mit der Bestellung überein

GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen

Empfangene E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang im Originalformat aufbewahrt werden – unveränderlich, vollständig und jederzeit abrufbar. Diese Pflicht ergibt sich aus § 147 Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

Aufbewahrungsfristen:

• Buchungsbelege, also E-Rechnungen: 10 Jahre
• Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre
• Fristbeginn: Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung eingegangen ist

Drei GoBD-Grundanforderungen:

Unveränderlichkeit: Die Datei darf nach dem Empfang nicht bearbeitet werden. XRechnung-Dateien müssen im Originalformat aufbewahrt werden, ZUGFeRD-PDFs dürfen nicht nachträglich verändert werden.

Vollständigkeit: Alle empfangenen Rechnungen müssen lückenlos erfasst und archiviert sein – keine Lücken, kein nachträgliches Löschen.

Verfügbarkeit: Im Fall einer Betriebsprüfung muss jede Rechnung innerhalb angemessener Frist verfügbar und lesbar sein.

Geeignete Speicherlösungen:

• GoBD-zertifizierte Cloud-Buchhaltungssoftware (sevDesk, Lexware Office, BuchhaltungsButler)
• NAS oder Fileserver mit WORM-Funktion (Write Once, Read Many)
• Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit GoBD-Zertifizierung

Nicht ausreichend:

• E-Rechnung ausdrucken und Originaldatei wegwerfen
• Ablage in einem normalen Windows-Ordner ohne Schreibschutz
• Speicherung als Screenshot oder in einem Bildbearbeitungsprogramm

Häufige Fragen zum E-Rechnung empfangen

Kann ich eine E-Rechnung einfach per E-Mail empfangen?

Ja. E-Mail ist der häufigste und einfachste Übertragungsweg. Der Lieferant sendet die XRechnung oder ZUGFeRD-Datei als Anhang. Du brauchst keinen speziellen Server oder ein Portal – nur eine E-Mail-Adresse und Software zum Verarbeiten der Datei.

Was brauche ich, um eine XRechnung zu lesen?

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne visuelle Aufbereitung. Du brauchst den kostenlosen Mustang Viewer, einen Browser-Viewer unter e-rechnung.de oder eine Buchhaltungssoftware mit XRechnung-Import. In einem normalen Texteditor geöffnet, siehst du nur XML-Code.

Muss ich E-Rechnungen empfangen, obwohl ich selbst noch keine ausstelle?

Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen. Die Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027 beziehen sich ausschließlich auf das Ausstellen von E-Rechnungen – nicht auf den Empfang.

Kann ich E-Rechnungen kostenlos empfangen und verarbeiten?

Für den technischen Empfang per E-Mail und die Sichtprüfung entstehen keine Kosten – Mustang Viewer und KoSIT Validator sind kostenlos. Für vollautomatische Verarbeitung und GoBD-konforme Archivierung brauchst du eine Buchhaltungssoftware; günstige Tarife beginnen unter 10 Euro pro Monat.

Was passiert, wenn ich eine fehlerhafte E-Rechnung erhalte?

Du darfst sie nicht selbst korrigieren. Dokumentiere den Fehler, informiere den Aussteller und fordere eine Storno- und Neuausstellung an. Zahle erst nach Eingang der korrekten Version.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

E-Rechnungen als Buchungsbelege müssen nach § 147 AO für 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung muss im Originalformat erfolgen – ein Ausdruck oder Screenshot reicht nicht.

Mehr über den Autor:

Max Benz

Gründer von geschaeftskonto.io

Max Benz hat einen Master of Science-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre von der Technischen Universität Dresden und ist Gründer von geschaeftskonto.io, einer Marke der LBC FInance UG. Er hat schon einige Unternehmen gegründet und Geschäftskonten eröffnet. Sein Wissen darüber teilt er auf geschaeftskonto.io.