ZUGFeRD vs XRechnung: Welches E-Rechnungs-Format wann?

Zuletzt aktualisiert: 27.05.2026

ZUGFeRD oder XRechnung: Die Kurzantwort

ZUGFeRD und XRechnung sind die zwei wichtigsten E-Rechnungsformate in Deutschland. Das ZUGFeRD-Format kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten und eignet sich vor allem für den Rechnungsversand zwischen Unternehmen. Die XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Ebene und ist Pflicht, wenn Sie Rechnungen an Behörden oder öffentliche Auftraggeber stellen.

Beide Formate erfüllen die EU-Norm EN 16931 und gelten als rechtskonforme E-Rechnung im Sinne des deutschen Umsatzsteuergesetzes. Welches Format zu Ihrem Unternehmen passt, hängt hauptsächlich davon ab, an wen Sie fakturieren, und welche Buchhaltungssoftware Sie nutzen.

Weitere Informationen zu elektronischer Rechnungsstellung finden Sie in unserem Überblick zu E-Invoicing und zu Buchhaltung für Unternehmen.

Was ist das ZUGFeRD-Format?

Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland, kurz FeRD, entwickelt und standardisiert wurde. Die Spezifikation ist öffentlich unter ferd-net.de zugänglich.

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Schichten: einem PDF/A-3-Dokument, das Menschen genauso lesen können wie eine normale Rechnung, und einer eingebetteten XML-Datei im CII-Format (Cross Industry Invoice), die von Buchhaltungssystemen maschinell verarbeitet wird.

Das ist der zentrale Vorteil des ZUGFeRD-Formats gegenüber reinen XML-Formaten: Der Empfänger braucht keine spezielle Software, um eine Rechnung in diesem Format zu lesen. Wer die Datei öffnet, sieht ein normales PDF. Wer die Datei in seine Buchhaltungssoftware importiert, erhält strukturierte Maschinendaten zur automatischen Weiterverarbeitung. Eine Rechnung muss nicht neu eingegeben werden, weil die Daten bereits strukturiert vorliegen.

ZUGFeRD in der Praxis: So funktioniert der Austausch einer Rechnung

Wenn Sie eine ZUGFeRD-Rechnung versenden, verschicken Sie eine einzige PDF-Datei. Der Empfänger sieht eine normale Rechnung und kann sie ausdrucken oder archivieren. Wenn das Buchhaltungssystem des Empfängers ZUGFeRD unterstützt, liest es die XML-Daten aus der Rechnung automatisch aus: Rechnungsnummer, Betrag, Steuer, IBAN, Zahlungsziel. Die manuelle Dateneingabe entfällt.

Für kleine Unternehmen, die noch keine vollautomatisierte Buchhaltung betreiben, ist das eine pragmatische Lösung: Die Rechnung lässt sich im Notfall immer noch als normales PDF öffnen und verarbeiten.

ZUGFeRD-Profile: Welche Version zählt als E-Rechnung?

Das ZUGFeRD-Format gibt es in fünf Profilen, die sich im Umfang der enthaltenen Daten unterscheiden. Nicht alle Profile gelten als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne:

Profil	Inhalt	Zählt als E-Rechnung?
MINIMUM	Nur Mindestfelder, kein Steuerausweis	Nein
BASIC-WL	Kopfdaten ohne Zeilenposten	Nein
BASIC	Basisdaten mit Zeilenposten	Ja
COMFORT (EN 16931)	Vollständige EN-16931-Konformität, für B2B empfohlen	Ja
EXTENDED	Erweiterte Felder für Sonderfälle und Branchen	Ja

Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes nicht und gelten nicht als E-Rechnung. Das MINIMUM-Profil enthält nicht einmal einen vollständigen Steuerausweis und ist damit zur Rechnung für den Vorsteuerabzug nicht geeignet. Für die B2B-E-Rechnungspflicht ab 2027 benötigen Sie mindestens das BASIC-Profil; in der Praxis empfiehlt sich COMFORT.

ZUGFeRD 2.3 ist identisch mit Factur-X 1.0

Seit ZUGFeRD Version 2.3 sind das deutsche und das französische E-Rechnungsformat technisch identisch. Das ZUGFeRD-Format 2.3 und Factur-X 1.0 (speziell Version 1.0.07) unterscheiden sich nicht inhaltlich. Wer Rechnungen an französische Geschäftspartner sendet, nutzt mit ZUGFeRD automatisch einen europäisch interoperablen Standard. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.4.

Was ist die XRechnung?

Die XRechnung ist ein reines XML-Rechnungsformat, das von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt und gepflegt wird. Im Unterschied zum ZUGFeRD-Format gibt es keine visuell lesbare PDF-Ebene. Eine XRechnung-Datei enthält ausschliesslich strukturierte Maschinendaten. Zum Lesen braucht man eine Viewer-Software, zum Beispiel den kostenlosen Viewer auf e-rechnung-bund.de, oder eine Buchhaltungsanwendung mit XRechnung-Import.

Die XRechnung unterstützt zwei XML-Syntaxen:

• UBL (Universal Business Language): international weit verbreitet, vor allem im europäischen PEPPOL-Netz
• CII (Cross Industry Invoice): auch vom ZUGFeRD-Format genutzt

Hinzu kommen nationale Regeln für den deutschen Markt, die über die EU-Norm EN 16931 hinausgehen. Die aktuell stabile Version ist XRechnung 3.0.2. Informationen zur Spezifikation veröffentlicht das Bundesministerium des Innern (bmi.bund.de) über die KoSIT.

Wann ist die XRechnung Pflicht?

Die XRechnung ist seit April 2020 das Pflichtformat für alle Rechnungen an Bundesbehörden (E-Rechnungsverordnung, ERechV). Die meisten Bundesländer haben seitdem eigene Rechnungsportale eingeführt, darunter ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes) und OZG-RE (Online-Zugangsgesetz Rechnungseingang). Unterhalb eines Auftragsvolumens von 1.000 EUR netto gilt eine Ausnahme (§ 4 ERechV).

Praktische Konsequenz: Wenn Ihr Auftraggeber eine öffentliche Einrichtung, Behörde oder Bundesbehörde ist, akzeptiert das Einreichungsportal in der Regel ausschliesslich die XRechnung. Schicken Sie eine normale PDF-Rechnung oder eine ZUGFeRD-Datei, wird die Einreichung vom Portal abgewiesen.

Die Leitweg-ID: Pflichtfeld bei XRechnung an Behörden

Ein Detail, das bei der Arbeit mit der XRechnung häufig zu Problemen führt: Rechnungen an Behörden benötigen eine Leitweg-ID im Feld „Buyer Reference“ (BT-10). Diese ID identifiziert die empfangende Stelle beim öffentlichen Auftraggeber. Ohne korrekte Leitweg-ID wird die Rechnung vom Portal zurückgewiesen. Die ID erhalten Sie vom Auftraggeber, bevor Sie eine Rechnung ausstellen.

Das ZUGFeRD-Format kennt kein direktes Äquivalent zur Leitweg-ID. Das ist ein weiterer Grund, warum die XRechnung bei B2G-Rechnungen die verlässlichere Option ist.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Die wichtigsten Unterschiede

Kriterium	ZUGFeRD	XRechnung
Dateiformat	PDF/A-3 mit eingebettetem XML	Reines XML (.xml)
Menschenlesbar	Ja, als PDF direkt lesbar	Nein, Viewer-Software nötig
Verwendete Syntax	Nur CII	UBL oder CII
EN-16931-konform	Ab Profil BASIC	Vollständig
Primärer Einsatzbereich	B2B	B2G (Pflicht), B2B (möglich)
Aktuelle Version	2.4	3.0.2
Internationale Kompatibilität	Factur-X 1.0 (Frankreich, Europa)	PEPPOL BIS Billing 3
Besonderheit	Hybrid: visuell + strukturiert	Leitweg-ID für B2G erforderlich

Wann welches Format: Die E-Rechnungspflicht ab 2025

Die E-Rechnungspflicht wird in Deutschland stufenweise eingeführt. Beide Formate, das ZUGFeRD-Format ab Profil BASIC und die XRechnung, gelten als gesetzeskonforme E-Rechnung:

Datum	Regelung
1. Januar 2025	Empfangspflicht: Alle B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen entgegennehmen können
2025 bis 31. Dezember 2026	Übergangsfrist: Papier und einfache PDFs weiterhin erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt
1. Januar 2027	Sendepflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 EUR
1. Januar 2028	Sendepflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen

Quelle: Bundesministerium der Finanzen (BMF, bundesfinanzministerium.de), Wachstumschancengesetz.

Was viele übersehen: Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025, nicht erst ab 2027. Unternehmen, die heute noch keine strukturierten E-Rechnungen verarbeiten können, bewegen sich ausserhalb der gesetzlichen Vorgaben. Wenn ein Lieferant Ihnen bereits eine ZUGFeRD-Rechnung oder XRechnung schickt, müssen Sie diese heute bereits verarbeiten können.

Was gilt für Kleinunternehmer und umsatzsteuerbefreite Unternehmen?

Die E-Rechnungspflicht betrifft nur inländische B2B-Umsätze, auf die Umsatzsteuer anfällt. Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die keine Umsatzsteuer ausweisen, können weiterhin normale Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen jedoch trotzdem, sobald Lieferanten oder Dienstleister ihnen solche zukommen lassen.

Welches Format passt zu Ihrem Unternehmen?

Die richtige Formatwahl hängt von Ihrer Kundschaft, Ihrer Software und Ihren Geschäftszielen ab:

Situation	Empfehlung
Rechnungen ausschliesslich an Behörden und öffentliche Auftraggeber	XRechnung (gesetzliche Pflicht)
Rechnungen ausschliesslich an Unternehmen (B2B)	ZUGFeRD COMFORT oder EXTENDED
Gemischter Kundenstamm: Unternehmen und öffentliche Auftraggeber	Beide Formate parallel; Software mit dualer Unterstützung wählen
Internationale Geschäftspartner, vor allem in Frankreich	ZUGFeRD / Factur-X 1.0
Ihre Buchhaltungssoftware unterstützt nur ein Format	Software-Entscheidung priorisieren, dann Format anpassen

Kann man ZUGFeRD an Behörden schicken?

Das ZUGFeRD-Profil COMFORT ist EN-16931-konform und erfüllt technisch die Formatanforderung der EU-Norm. In der Praxis akzeptieren die deutschen Behörden-Portale (ZRE, OZG-RE, Landes-Portale) jedoch überwiegend ausschliesslich die XRechnung als Einreichungsformat. Das ZUGFeRD-Format ist für Rechnungen an deutsche Behörden daher in der Praxis keine verlässliche Option.

Hinzu kommt das Pflichtfeld Leitweg-ID, das bei ZUGFeRD-Rechnungen nicht standardmässig vorgesehen ist. Das macht eine Einreichung über die meisten B2G-Portale faktisch unmöglich.

Häufige Missverständnisse zu ZUGFeRD und XRechnung

„ZUGFeRD ist keine echte E-Rechnung“

Das stimmt nicht. Das ZUGFeRD-Format ab Profil BASIC erfüllt die EN 16931 und gilt als gesetzeskonforme E-Rechnung gemäss Umsatzsteuergesetz. Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) führt das ZUGFeRD-Format explizit als zulässiges E-Rechnungsformat auf. Ausnahme: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als E-Rechnung und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht.

„Die XRechnung ist das einzige erlaubte Format in Deutschland“

Das stimmt nicht. Das BMF erkennt sowohl die XRechnung als auch das ZUGFeRD-Format (ab Profil BASIC) als rechtskonforme E-Rechnungsformate an. Auch andere EN-16931-konforme Formate sind grundsätzlich zulässig. Die XRechnung ist nur im B2G-Bereich das gesetzlich vorgeschriebene Pflichtformat.

„Die Empfangspflicht gilt erst ab 2027“

Das stimmt nicht. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, ist seit dem 1. Januar 2025 in Kraft. Die Übergangsfrist betrifft nur das Ausstellen von E-Rechnungen, nicht das Empfangen. Wer heute noch keine strukturierten E-Rechnungen entgegennehmen kann, verletzt bereits geltendes Recht.

„ZUGFeRD und XRechnung lassen sich immer ineinander konvertieren“

Nur bedingt. Da beide Formate CII als Syntax kennen, ist eine technische Konvertierung oft möglich. Einige Buchhaltungsprogramme bieten Konvertierungsfunktionen. Allerdings sind die nationalen Sonderregeln der XRechnung, insbesondere die Leitweg-ID und weitere B2G-spezifische Felder, nicht vollständig in das ZUGFeRD-Format übertragbar. Testen Sie vor dem Produktiveinsatz, ob alle Pflichtfelder korrekt übertragen werden.

Buchhaltungssoftware: Welche Tools unterstützen welches Format?

Wenn Ihre Buchhaltungssoftware nur eines der beiden Formate unterstützt, sollte das die Formatwahl steuern. Hier ein Überblick gängiger Tools, die bei deutschen Unternehmen im Einsatz sind:

Software	ZUGFeRD	XRechnung	Hinweis
DATEV	Ja	Ja	Vollständige Unterstützung beider Formate
Lexware	Ja	Ja	Export und Import beider Formate
sevdesk	Ja	Ja	ZUGFeRD nativ, XRechnung via Export
FastBill	Ja	Eingeschränkt	ZUGFeRD nativ, XRechnung nur via Export
SumUp Rechnungen (ehem. Debitoor)	Ja	Nein	Nur ZUGFeRD
Billomat	Ja	Nein	Nur ZUGFeRD
Holvi	Ja	Nein	ZUGFeRD direkt im Geschäftskonto integriert
Scopevisio	Ja	Ja	Starke XRechnung-Unterstützung für grössere Unternehmen

Für Selbstständige und kleine Unternehmen ist das ZUGFeRD-Format aufgrund der breiteren Softwareunterstützung und der menschenlesbaren PDF-Ebene meist die praktischere Wahl. Für Unternehmen, die regelmässig mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, lohnt es sich, eine Software mit Unterstützung beider Formate zu wählen.

Wenn Sie Ihr Geschäftskonto mit DATEV verbinden möchten, finden Sie dazu unseren Artikel über Geschäftskonten mit DATEV-Schnittstelle. Holvi bietet als einziges Geschäftskonto eine direkte ZUGFeRD-Integration: mehr dazu in unserem Holvi-Test.

ZUGFeRD und XRechnung erstellen: Welche Optionen gibt es?

Wer eine Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erstellen möchte, hat mehrere Optionen:

Buchhaltungssoftware: Die einfachste Lösung. Wer bereits sevdesk, Lexware, DATEV oder FastBill nutzt, kann eine Rechnung in diesen Programmen erstellen und direkt als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung exportieren. Die Formatkonvertierung übernimmt die Software.

Spezialisierte E-Rechnungs-Dienste: Anbieter wie Easybill oder Billomat bieten Rechnungserstellung mit direktem ZUGFeRD-Export an. Für XRechnung gibt es spezialisierte Tools mit Formularassistenten, die auch ohne Buchhaltungsvorkenntnisse nutzbar sind.

Online-Generatoren und Open-Source-Tools: Für gelegentliche Nutzung existieren kostenlose Online-Generatoren (z.B. über das Bundesportal e-rechnung-bund.de) und Open-Source-Bibliotheken wie das Mustang Project (Java) oder die Python-Bibliothek zugferd-python. Diese Optionen eignen sich für Entwickler oder Unternehmen mit speziellen Integrationsanforderungen.

Konverter-Tools: Wenn Sie eine bestehende Rechnung als PDF oder CSV vorliegen haben, können Konverter diese in eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei umwandeln. Die Qualität dieser Konvertierungen variiert; prüfen Sie das Ergebnis immer mit einem Validator, bevor Sie die Rechnung versenden.

FAQ: ZUGFeRD und XRechnung

Kann ich als Freelancer ZUGFeRD oder XRechnung nutzen?

Als Freelancer können Sie in den meisten Fällen das ZUGFeRD-Format nutzen, sofern Ihre Kunden Unternehmen sind. Nur wenn Sie an öffentliche Auftraggeber fakturieren, ist die XRechnung Pflicht. Viele Freelancer-Buchhaltungstools wie FastBill, sevdesk oder DATEV erstellen ZUGFeRD-Rechnungen automatisch.

Was passiert, wenn ich das falsche Format verwende?

Wenn eine XRechnung an ein Unternehmen gesendet wird, das nur ZUGFeRD verarbeiten kann, lehnt das System den Import der Rechnung ab. Die Rechnung gilt dann als nicht zugegangen. Bei Behörden führt ein falsches Format zur Zurückweisung durch das Portal. Es gibt keine direkte Geldstrafe, aber nicht zustellbare Rechnungen verzögern Zahlungen erheblich.

Muss ich als Kleinunternehmer bereits 2025 E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Die Sendepflicht beginnt für Unternehmen mit Umsätzen über 800.000 EUR erst am 1. Januar 2027, für alle anderen am 1. Januar 2028. Die Übergangsfrist gilt aber nur für das Ausstellen. E-Rechnungen empfangen müssen Sie bereits seit dem 1. Januar 2025.

Sind ältere ZUGFeRD-Versionen noch gültig?

ZUGFeRD-Versionen vor 2.0 erfüllen die EN 16931 nicht und sind für die E-Rechnungspflicht nicht geeignet. Ab Version 2.0 mit dem BASIC-Profil oder höher gilt das ZUGFeRD-Format als rechtskonforme E-Rechnung. Empfohlen wird die aktuelle Version 2.4.

Kann ich ZUGFeRD und XRechnung automatisch ineinander konvertieren?

Open-Source-Tools wie das Mustang Project oder kommerzielle Konverter ermöglichen die Umwandlung. Prüfen Sie, ob alle Pflichtfelder korrekt übertragen werden, bevor Sie die Konvertierung produktiv einsetzen. Die Leitweg-ID und weitere B2G-spezifische Felder der XRechnung lassen sich nicht immer vollständig in eine ZUGFeRD-Rechnung übernehmen.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?

ZUGFeRD 2.3 und Factur-X 1.0 (Version 1.0.07) sind technisch identisch. Es sind zwei Namen für denselben Standard: ZUGFeRD ist die deutsche Bezeichnung, Factur-X die französische. Seit dieser Version bilden beide Länder gemeinsam den europäischen Standard für hybride E-Rechnungen.

Wie erkenne ich, ob eine Rechnung ZUGFeRD-konform ist?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF-Datei, in der eine XML-Datei mit dem Namen „factur-x.xml“ oder „zugferd-invoice.xml“ eingebettet ist. Sie können das ZUGFeRD-Format in einer Datei mit einem PDF-Viewer wie Adobe Acrobat erkennen: Unter „Anlagen“ oder „Anhänge“ erscheint die eingebettete XML-Datei. Online-Validatoren auf ferd-net.de prüfen, ob eine Rechnung dem Standard entspricht.

Fazit: ZUGFeRD für B2B, XRechnung für Behörden

Für die meisten deutschen Unternehmen mit privatem Kundenstamm ist das ZUGFeRD-Format COMFORT die sinnvollste Wahl: Es ist gesetzeskonform, von allen grossen Buchhaltungstools unterstützt und dank des lesbaren PDFs auch ohne technisches Wissen praktisch einsetzbar. Die XRechnung ist dann erforderlich, wenn Rechnungen an Bundesbehörden oder öffentliche Auftraggeber gestellt werden.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen bereits heute E-Rechnungen empfangen kann, denn die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Prüfen Sie zudem, welche Profile Ihre Buchhaltungssoftware unterstützt: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL des ZUGFeRD-Formats gelten nicht als E-Rechnung und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht.

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