Zahlungserinnerung schreiben: Vorlage, Pflichtangaben und Formulierungen (2026)
Zuletzt aktualisiert: 31.05.2026
Eine offene Rechnung bleibt unbezahlt. Bevor du zur Mahnung greifst, setzt du zunächst eine Zahlungserinnerung auf. Dieser Ratgeber zeigt dir, was da rein muss, wann du sie verschickst und wie du sie formulierst, inklusive fertiger Textvorlagen für drei verschiedene Situationen.
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung ist eine freundliche, informelle Aufforderung an einen Kunden, eine offene Rechnung zu begleichen. Sie ist kein Rechtsinstrument und gesetzlich nicht vorgeschrieben, sondern dient der Kundenpflege: Du erinnerst den Schuldner höflich daran, dass eine Zahlungsfrist verstrichen ist, ohne das Vertrauensverhältnis zu gefährden.
Kernmerkmale einer Zahlungserinnerung:
- Sie ist informell und hat keine gesetzliche Rechtswirkung
- Es werden keine Mahngebühren oder Verzugszinsen erhoben
- Sie ist der erste Schritt im betrieblichen Mahnwesen
- Sie bewahrt die Kundenbeziehung durch einen freundlichen Ton
Wenn die Zahlungserinnerung erfolglos bleibt, folgen formale Mahnstufen mit Rechtswirkung.
Zahlungserinnerung vs. Mahnung: Die wichtigsten Unterschiede
Zahlungserinnerung und Mahnung werden oft verwechselt, unterscheiden sich aber in rechtlicher Wirkung, Ton und Kosten deutlich voneinander.
| Merkmal | Zahlungserinnerung | Mahnung |
|---|---|---|
| Rechtswirkung | Keine (informell) | Ja – setzt Schuldner in Verzug (§ 286 BGB) |
| Ton | Freundlich, service-orientiert | Formell, rechtlich eindeutig |
| Mahngebühren | Nein | Ja – können erhoben werden |
| Gesetzliche Pflicht | Nein | Nein (aber nötig für Verzugsfeststellung) |
| Verzugszinsen | Nein | Ja – ab Mahnung möglich |
Die Mahnung nach § 286 BGB setzt den Schuldner offiziell in Verzug und öffnet den Weg zu Verzugszinsen und gerichtlichen Schritten. Deshalb ist es sinnvoll, zunächst mit einer Zahlungserinnerung zu starten, besonders bei Stammkunden.
Wann sollte ich eine Zahlungserinnerung verschicken?
Als Faustregel gilt: Verschicke die Zahlungserinnerung 3 bis 5 Werktage nach Ablauf der Zahlungsfrist. Das gibt dem Kunden Zeit für eventuelle Überweisungslaufzeiten und zeigt Kulanz.
Empfehlungen je nach Kundensituation:
- Stammkunde: Etwas länger warten (5 bis 7 Werktage) und einen besonders freundlichen Ton wählen; oft liegt ein Versehen vor
- Neukunde: Bereits nach 3 Werktagen erinnern; keine etablierte Vertrauensbasis vorhanden
- B2C-Kunde: Kurze Wartezeit (3 Tage); Verbraucher haben kürzere Reaktionszeiten
- B2B-Kunde: 3 bis 5 Werktage; Unternehmen haben interne Zahlungsprozesse, Verzögerungen kommen vor
Wichtig: Stelle sicher, dass du die richtige Kontoverbindung angegeben hast und die Rechnung tatsächlich per E-Mail oder Post zugestellt wurde. Manchmal liegt ein technisches Problem vor.
Pflichtangaben: Was muss in eine Zahlungserinnerung?
Es gibt keine gesetzlichen Pflichtangaben für eine Zahlungserinnerung, aber diese Informationen gehören in jedes professionelle Schreiben:
- Absenderadresse: Name, Firmenname, Anschrift des Gläubigers
- Empfängeradresse: Name, ggf. Firmenname, Anschrift des Schuldners
- Kundennummer (falls vorhanden)
- Rechnungsnummer: Bezug auf die offene Rechnung
- Rechnungsdatum: Datum der ursprünglichen Rechnung
- Offener Betrag: Exakter Rechnungsbetrag
- Bankverbindung (IBAN/BIC): Kontodetails für die Zahlung
- Neue Zahlungsfrist: Klare Deadline, bis wann die Zahlung eingehen soll (empfohlen: 7 bis 14 Tage)
Tipp: Lege der Zahlungserinnerung eine Kopie der ursprünglichen Rechnung bei. So entfällt für den Kunden jede Suche und die Wahrscheinlichkeit einer schnellen Zahlung steigt.
Zahlungserinnerung schreiben: Muster und Formulierungsbeispiele
Je nach Kundenbeziehung und Situation empfehlen sich verschiedene Tonalitäten. Hier sind drei einsatzbereite Textvorlagen.
Freundliche Zahlungserinnerung (per E-Mail)
Geeignet für Stammkunden oder wenn du von einem Versehen ausgehst.
Betreff: Zahlungserinnerung: Rechnung Nr. [RECHNUNGSNUMMER] vom [DATUM]
Sehr geehrte/r [NAME],
wir hoffen, dass Sie mit unseren Leistungen zufrieden waren. Bei der Durchsicht unserer offenen Posten ist uns aufgefallen, dass unsere Rechnung Nr. [RECHNUNGSNUMMER] vom [DATUM] über [BETRAG] EUR noch nicht ausgeglichen wurde. Das Zahlungsziel war der [FÄLLIGKEITSDATUM].
Möglicherweise hat sich das Schreiben mit Ihrer Zahlung überschnitten. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [NEUES DATUM] auf folgendes Konto:
IBAN: [IHRE IBAN]
Falls Sie bereits gezahlt haben oder Fragen zur Rechnung haben, melden Sie sich gerne bei uns.
Mit freundlichen Grüßen
[NAME / FIRMA]
Sachliche Zahlungserinnerung (per Brief)
Geeignet für Neukunden oder nach ausbleibendem E-Mail-Response.
Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. [RECHNUNGSNUMMER]
Sehr geehrte Damen und Herren,
gemäß unserer Unterlagen ist die Rechnung Nr. [RECHNUNGSNUMMER] vom [DATUM] über [BETRAG] EUR bislang nicht beglichen worden. Das vereinbarte Zahlungsziel war der [FÄLLIGKEITSDATUM].
Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag innerhalb von 14 Tagen, also bis zum [NEUES DATUM], auf unsere Bankverbindung zu überweisen:
IBAN: [IHRE IBAN]
Bitte beachten Sie, dass wir uns bei Ausbleiben der Zahlung gezwungen sehen, weitere Schritte einzuleiten. Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[NAME / FIRMA]
Zahlungserinnerung nach Ablauf der Nachfrist
Diese Variante ist der letzte freundschaftliche Kontakt vor der ersten offiziellen Mahnung.
Betreff: Letzte Zahlungserinnerung: Rechnung Nr. [RECHNUNGSNUMMER]
Sehr geehrte/r [NAME],
trotz unserer Zahlungserinnerung vom [DATUM DER ERSTEN ZE] ist Ihre Zahlung für Rechnung Nr. [RECHNUNGSNUMMER] über [BETRAG] EUR noch nicht eingegangen.
Wir bitten Sie dringend, den Betrag bis spätestens [DATUM] zu überweisen. Sollte uns die Zahlung bis zu diesem Datum nicht vorliegen, sind wir leider gezwungen, eine formelle Mahnung zu versenden und gegebenenfalls rechtliche Schritte einzuleiten.
IBAN: [IHRE IBAN]
Wir setzen auf eine unkomplizierte Einigung und stehen bei Fragen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[NAME / FIRMA]
Was tun, wenn der Kunde trotz Zahlungserinnerung nicht zahlt?
Bleibt die Zahlungserinnerung ohne Reaktion, folgst du einem klaren Eskalationspfad.
1. Mahnung verschicken
Schicke die erste formelle Mahnung. Diese hat im Gegensatz zur Zahlungserinnerung rechtliche Wirkung: Sie setzt den Kunden nach § 286 BGB offiziell in Verzug und berechtigt dich zur Erhebung von Verzugszinsen. Setze eine klare Nachfrist von 7 bis 14 Tagen.
Verzugszinsen berechnen sich nach: Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte (bei Geschäften zwischen Unternehmen, § 288 Abs. 2 BGB). Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank.
2. Zweite Mahnung mit Nachfrist setzen
Falls die erste Mahnung erfolglos bleibt, setzt du eine zweite Mahnung mit einer letzten Nachfrist. Formuliere klar, welche Konsequenzen bei Nichtbeachtung folgen: Inkasso-Beauftragung oder gerichtliches Mahnverfahren. Diese Androhung muss glaubwürdig sein.
Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren
Bleibt auch die zweite Mahnung ohne Ergebnis, hast du zwei Optionen:
- Inkasso-Beauftragung: Du übergibst die Forderung an ein Inkasso-Unternehmen. Das ist aufwandsarm, aber kostet eine Provision vom eingetriebenen Betrag.
- Gerichtliches Mahnverfahren: Du beantragst beim zuständigen Amtsgericht einen Mahnbescheid. Die Kosten liegen je nach Forderungshöhe bei ca. 36 EUR (bei kleinen Beträgen) aufwärts. Der Schuldner kann Widerspruch einlegen; dann folgt ein reguläres Gerichtsverfahren.
Ein rechtskräftiger Vollstreckungsbescheid ermöglicht dir die Zwangsvollstreckung. Für Beträge unter 5.000 EUR ist das Mahnverfahren meist der schnellste Weg.
Zahlungserinnerungen automatisch erstellen mit Buchhaltungssoftware
Wer regelmäßig Rechnungen stellt, spart viel Zeit durch automatisierte Zahlungserinnerungen. Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme übernehmen diesen Prozess vollständig.
| Software | Automatische ZE | Mahnwesen | Zielgruppe |
|---|---|---|---|
| sevDesk | Ja – per E-Mail automatisch | Vollständiges Mahnwesen inkl. Stufen | Freelancer, KMU |
| Lexware Office | Ja – integriertes Mahnwesen | Automatische Fristüberwachung | KMU, Handwerk |
| FastBill | Ja – per E-Mail | Mahnwesen mit Eskalationsstufen | Freelancer, Kleine Teams |
Die Automatisierung lohnt sich ab ca. 5 bis 10 offenen Rechnungen pro Monat. Du legst einmalig Fristen und Tonalität fest; die Software versendet die Erinnerungen selbstständig und gibt dir eine Übersicht über alle offenen Forderungen.
Lesetipp: Lies unsere Vergleiche zu sevDesk Test und Lexware Office Test für Details zu Funktionen und Preisen.
Tipps, um offene Rechnungen von vornherein zu vermeiden
Die beste Zahlungserinnerung ist die, die du nicht schreiben musst. Diese Maßnahmen reduzieren Zahlungsausfälle:
- Klare Zahlungsfristen setzen: Kommuniziere das Zahlungsziel direkt auf der Rechnung (z.B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen netto“)
- Vorkasse bei Neukunden: Fordere bei unbekannten Kunden eine vollständige Vorauszahlung oder zumindest eine Anzahlung
- SEPA-Lastschriftmandat: Lass Stammkunden ein Lastschriftmandat unterzeichnen; so zieht die Zahlung automatisch ein
- Bonitätsprüfung bei größeren Aufträgen: Nutze Auskunftsdienste (Creditreform, CRIF) bei höheren Rechnungsbeträgen
- Kurze Zahlungsziele wählen: 14 statt 30 Tage führen statistisch zu schnelleren Zahlungen
- Rechnungen zeitnah stellen: Schicke die Rechnung unmittelbar nach Lieferung oder Leistungserbringung
Häufige Fragen zur Zahlungserinnerung
Ist eine Zahlungserinnerung rechtlich bindend?
Nein. Eine Zahlungserinnerung ist informell und hat keine gesetzliche Rechtswirkung. Sie setzt den Schuldner nicht in Verzug und begründet keine neuen Rechtsansprüche. Erst eine formelle Mahnung löst nach § 286 BGB die Verzugsfolgen aus.
Wie viele Zahlungserinnerungen muss ich schreiben?
Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, wie viele Zahlungserinnerungen du schreiben musst. Rechtlich reicht eine einzige Mahnung aus, um Verzug zu begründen. In der Praxis empfehlen sich 1 bis 2 Zahlungserinnerungen vor der ersten Mahnung, um die Kundenbeziehung zu schonen.
Darf ich Mahngebühren für eine Zahlungserinnerung berechnen?
Für eine Zahlungserinnerung darfst du grundsätzlich keine Mahngebühren erheben, da sie kein Rechtsinstrument ist und keine Rechtswirkung entfaltet. Mahngebühren sind erst bei formellen Mahnungen rechtlich begründbar und müssen verhältnismaessig sein.
Kann ich eine Zahlungserinnerung per E-Mail schicken?
Ja. Eine Zahlungserinnerung per E-Mail ist rechtlich zulässig und in der Praxis der übliche Weg. Für formelle Mahnungen, die Verzug begründen sollen, empfiehlt sich bei strittigen Forderungen der Versand per Einschreiben, um den Zugang nachzuweisen.
Was kostet ein gerichtliches Mahnverfahren?
Die Kosten für einen Mahnbescheid beim Amtsgericht richten sich nach der Forderungshöhe. Bei einem Anspruch von 500 EUR fallen Gerichtskosten von ca. 36 EUR an; bei 2.000 EUR sind es rund 81 EUR. Hinzu kommen eventuelle Anwaltskosten, falls du einen Rechtsanwalt einschaltest. Der Schuldner trägt bei Erfolg alle Verfahrenskosten.
Mehr über den Autor:
Max Benz hat einen Master of Science-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre von der Technischen Universität Dresden und ist Gründer von geschaeftskonto.io, einer Marke der LBC FInance UG. Er hat schon einige Unternehmen gegründet und Geschäftskonten eröffnet. Sein Wissen darüber teilt er auf geschaeftskonto.io.