Lohnabrechnung selbst machen oder Steuerberater? Schritt-für-Schritt-Vergleich 2026
Zuletzt aktualisiert: 13.06.2026
Viele Unternehmer gehen davon aus, dass die Lohnabrechnung zwingend in die Hände eines Steuerberaters gehört. Das stimmt nicht. Mit der richtigen Software lässt sich die Lohnabrechnung selbst machen. Ob das für dein Unternehmen sinnvoll ist, hängt vor allem von der Mitarbeiteranzahl und der Komplexität der Abrechnung ab.
Dieser Leitfaden erklärt, wie du eine Lohnabrechnung Schritt für Schritt selbst erstellst, was sie gesetzlich enthalten muss und wann sich der Gang zum Steuerberater trotzdem lohnt.
Was ist eine Lohnabrechnung?
Eine Lohnabrechnung ist die schriftliche Aufstellung aller Lohnbestandteile für einen Arbeitnehmer. Sie zeigt, wie sich aus dem Bruttolohn nach Abzug von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen der Nettolohn ergibt.
Nach § 108 GewO (Gewerbeordnung) ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, eine Lohnabrechnung in Textform auszustellen. Die Pflicht gilt für jeden Zahlungszeitraum, in dem sich der Abrechnungsbetrag gegenüber dem Vormonat geändert hat. Auf Verlangen des Arbeitnehmers muss auch bei unverändertem Betrag eine Abrechnung ausgestellt werden.
Die Begriffe Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung werden häufig synonym verwendet. Genau genommen gilt: Arbeitnehmer mit Monatsfixgehalt erhalten eine Gehaltsabrechnung, Stunden- oder Akkordlöhner eine Lohnabrechnung.
Lohnabrechnung selbst machen: So geht’s in 5 Schritten
Die Lohnabrechnung selbst machen gelingt zuverlässig in fünf aufeinanderfolgenden Schritten. Der Ablauf ist unabhängig davon, ob du Excel, eine Lohnbuchhaltungssoftware oder ein DATEV-Programm nutzt.
Schritt 1: Mitarbeiterdaten erfassen
Bevor du die erste Abrechnung erstellst, benötigst du alle relevanten Stammdaten deines Mitarbeiters. Diese Daten bleiben weitgehend konstant und müssen nur bei Veränderungen aktualisiert werden.
Folgende Angaben sind erforderlich:
- Vollständiger Name und Anschrift des Arbeitnehmers
- Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer
- Steueridentifikationsnummer
- Steuerklasse (I bis VI) und Kinderfreibeträge
- Zugehörige Krankenkasse
- Beschäftigungsart (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Midijob)
- Bankverbindung für die Nettolohnauszahlung
Die Steuerklasse und Krankenversicherungsdaten ruft die Finanzverwaltung automatisch über das ELStAM-Verfahren (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) ab. Als Arbeitgeber benötigst du dafür die Steueridentifikationsnummer des Mitarbeiters sowie Geburtsdatum und Hauptarbeitgebereigenschaft.
Schritt 2: Bruttolohn berechnen
Der Bruttolohn ist die Ausgangsbasis aller weiteren Berechnungen. Er setzt sich zusammen aus:
- Grundlohn (Gehalt, Stunden- oder Monatslohn)
- Zulagen (Erschwernis-, Leistungs-, Schichtzulage)
- Sachbezüge und geldwerte Vorteile (Dienstwagen, Mahlzeiten)
- Sonderzahlungen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld
- Arbeitgeberzuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen
Einige Lohnbestandteile sind steuerfrei, aber sozialversicherungspflichtig, oder umgekehrt. Das SV-Brutto (sozialversicherungspflichtiges Brutto) weicht deshalb häufig vom Steuerbrutto ab.
Schritt 3: Lohnsteuer ermitteln
Die Lohnsteuer richtet sich nach Steuerklasse, Jahresbrutto und individuellen Freibeträgen. Hinzu kommen:
- Solidaritätszuschlag: 5,5% der Lohnsteuer (seit 2021 nur noch für höhere Einkommen)
- Kirchensteuer: 8% (Bayern, Baden-Württemberg) oder 9% (übrige Bundesländer) der Lohnsteuer
Die genaue Lohnsteuer berechnest du am einfachsten über den amtlichen Lohnsteuerrechner des Bundesfinanzministeriums oder automatisch über eine Lohnbuchhaltungssoftware. Eine manuelle Berechnung anhand der Steuertabellen ist fehleranfällig und zeitintensiv.
Schritt 4: Sozialversicherungsbeiträge berechnen
Die Sozialversicherungsbeiträge werden je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Für 2026 gelten folgende Beitragssätze:
- Rentenversicherung: 18,6% gesamt (je 9,3% AN und AG)
- Krankenversicherung: 14,6% Grundbeitrag plus kassenindividueller Zusatzbeitrag (ca. 1,7%) je zur Hälfte AN und AG
- Pflegeversicherung: 3,4% gesamt (je 1,7% AN und AG; Kinderlose zahlen 0,6% Zuschlag, Sachsen abweichend)
- Arbeitslosenversicherung: 2,6% gesamt (je 1,3% AN und AG)
Für Minijobs bis 538 Euro monatlich gelten Sonderregelungen: Der Arbeitgeber entrichtet Pauschalabgaben von rund 30%, der Arbeitnehmer ist weitgehend beitragsfrei.
Schritt 5: Nettoauszahlung und Abrechnung erstellen
Nach Abzug aller Steuern und Sozialversicherungsbeiträge vom Bruttolohn ergibt sich der Nettolohn. Den Nettolohn überweist du am vereinbarten Zahltag.
Gleichzeitig führst du die Abzüge fristgerecht ab:
- Lohnsteuer ans Finanzamt bis zum 10. des Folgemonats (§ 41a EStG)
- Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkasse bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats (§ 23 SGB IV)
Dem Mitarbeiter stellst du die Lohnabrechnung in Textform aus. Die Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen beträgt sechs Jahre nach HGB.
Was muss eine Lohnabrechnung enthalten? (Pflichtangaben)
Nach § 108 Abs. 1 GewO ist der Arbeitgeber verpflichtet, der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten.
Angaben zum Arbeitgeber:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Steuernummer des Arbeitgebers
Angaben zum Arbeitnehmer:
- Name und Anschrift des Mitarbeiters
- Abrechnungszeitraum
- Steuerklasse und Kinderfreibeträge
- Sozialversicherungsmerkmale (Krankenkasse, Versicherungsart)
- Geburtsdatum
Lohnbestandteile:
- Bruttoverdienst aufgeschlüsselt nach Lohnarten
- Alle gesetzlichen Abzüge (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag)
- Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
- Nettoverdienst
Die Abrechnung darf in elektronischer Form übermittelt werden, wenn der Arbeitnehmer zugestimmt hat. Eine Unterschrift ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.
Lohnabrechnung selbst machen oder Steuerberater? Direktvergleich
Ob du die Lohnabrechnung selbst machst oder auslagerst, hängt von drei Faktoren ab: Kosten, Zeitaufwand und Komplexität der Fälle.
Was kostet die Lohnabrechnung beim Steuerberater?
Steuerberater rechnen nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) ab. Die Vergütung für die laufende Lohnbuchhaltung richtet sich nach Tabellenwerten gemäß § 34 StBVV. Die typischen Kosten liegen bei:
- 20 bis 30 Euro pro Mitarbeiter und Monat bei einfachen Abrechnungen (Vollzeit, keine Sonderfälle)
- 30 bis 50 Euro pro Mitarbeiter und Monat bei komplexen Fällen (Kurzarbeit, wechselnde Teilzeitmodelle, Sachbezüge)
- Einmalige Einrichtungskosten von 50 bis 150 Euro pro Mitarbeiter
Für ein Unternehmen mit 3 Mitarbeitern ergibt das monatliche Kosten von 60 bis 150 Euro, zuzüglich Einrichtung. Der Vorteil: Der Steuerberater trägt die Haftung und steht bei Betriebsprüfungen zur Verfügung.
Wann lohnt sich welche Option?
| Kriterium | Selbst machen mit Software | Steuerberater |
|---|---|---|
| Monatliche Kosten | ab ca. 5 bis 20 Euro (Software) | 20 bis 50 Euro pro Mitarbeiter |
| Zeitaufwand | 30 bis 90 Minuten pro Mitarbeiter | Minimal nach Datenlieferung |
| Fehlerrisiko | Mittel (Software reduziert es deutlich) | Gering (Fachleute haften) |
| Datenzugriff | Sofortiger eigener Zugriff | Abhängig vom Steuerberater |
| Empfehlung ab | 1 bis 5 Mitarbeiter, einfache Fälle | Ab 5 bis 10 Mitarbeiter oder komplexe Fälle |
Empfehlung: Die Lohnabrechnung selbst machen lohnt sich bei 1 bis 5 Mitarbeitern mit unkomplizierten Verhältnissen. Wer mehr als 5 Mitarbeiter hat, regelmäßig Sonderfälle abrechnet oder keine Zeit für die Einarbeitung hat, fährt mit einem Steuerberater in der Regel besser.
Lohnbuchhaltungssoftware: Die besten Tools im Überblick
Für die Lohnabrechnung selbst machen gibt es spezialisierte Programme, die Steuer- und SV-Berechnungen automatisch übernehmen und Meldungen direkt an Finanzamt und Krankenkassen übermitteln.
| Software | Preis ab | Geeignet für |
|---|---|---|
| Quick-Lohn | ca. 5 Euro/Monat | Kleinunternehmen, einfache Fälle |
| Lexware Office | ca. 15 Euro/Monat | Einzelunternehmer bis KMU |
| sevDesk | ca. 15 Euro/Monat | Kombination aus Buchhaltung und Payroll |
| BuchhaltungsButler | ca. 15 Euro/Monat | Automatisierte Buchhaltung mit Lohn |
| Agenda Lohn | auf Anfrage | Mittelstand, Steuerberaterkanzleien |
| DATEV | ab ca. 30 Euro/Monat | Unternehmen mit DATEV-Steuerberater |
Achte bei der Auswahl auf automatische ELSTER-Übermittlung der Lohnsteueranmeldung, SV-Meldungen an Krankenkassen sowie die Möglichkeit zur digitalen Personalakte.
Einen ausführlichen Vergleich mit Funktionen und Preisen bietet der Artikel: Lohnbuchhaltungssoftware Vergleich 2026.
Fristen und Termine: Wann muss die Lohnabrechnung fertig sein?
Die Lohnabrechnung muss termingerecht übermittelt werden. Verspätete Abführung führt zu Säumniszuschlägen.
| Abgabe | Fällig | Empfänger |
|---|---|---|
| Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag | 10. des Folgemonats (§ 41a EStG) | Finanzamt |
| Sozialversicherungsbeiträge | Drittletzter Bankarbeitstag des laufenden Monats (§ 23 SGB IV) | Krankenkasse (Einzugsstelle) |
| SV-Beitragsnachweis | Sechstletzter Bankarbeitstag des Monats | Krankenkasse |
| Lohnsteuerbescheinigung (jährlich) | 28. Februar des Folgejahres | Finanzamt (elektronisch) |
Wird die Lohnsteuer zu spät abgeführt, erhebt das Finanzamt einen Säumniszuschlag von 1% des fälligen Betrags je angefangenem Monat (§ 240 AO). Bei Sozialversicherungsbeiträgen drohen ebenfalls Säumniszuschläge. Wiederholte Verstöße können für den Geschäftsführer strafrechtliche Konsequenzen haben.
Häufige Fragen zur Lohnabrechnung
Kann ich die Lohnabrechnung ohne Steuerberater selbst machen?
Ja, die Lohnabrechnung selbst machen ist legal und ohne Vorkenntnisse möglich. Eine Lohnbuchhaltungssoftware wie Quick-Lohn, Lexware oder sevDesk übernimmt alle Berechnungen automatisch. Die Einarbeitung dauert in der Regel wenige Stunden.
Was kostet ein Steuerberater für die Lohnabrechnung?
Ein Steuerberater berechnet für die Lohnabrechnung typischerweise 20 bis 50 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Bei 3 Mitarbeitern sind das 60 bis 150 Euro monatlich, zuzüglich einmaliger Einrichtungskosten von 50 bis 150 Euro pro Mitarbeiter.
Muss ich meinen Mitarbeitern die Lohnabrechnung aushändigen?
Ja, nach § 108 GewO ist die Aushändigung in Textform Pflicht. Das gilt für jeden Abrechnungszeitraum, in dem sich etwas ändert. Die Abrechnung darf digital per E-Mail oder Mitarbeiterportal übermittelt werden, wenn der Mitarbeiter zugestimmt hat.
Was passiert, wenn die Lohnabrechnung fehlerhaft ist?
Fehler in der Lohnabrechnung können zu Nachzahlungen oder Rückforderungen führen. Bei zu niedrig abgeführter Lohnsteuer drohen Säumniszuschlag und Steuernachzahlungen. Bei SV-Fehlern haftet der Arbeitgeber rückwirkend bis zu vier Jahre. Eine gute Lohnbuchhaltungssoftware reduziert dieses Risiko deutlich.
Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich ein Steuerberater für die Lohnabrechnung?
Eine gesetzliche Pflicht zum Steuerberater gibt es nicht. Als Faustregel gilt: Bis 5 Mitarbeiter lässt sich die Lohnabrechnung gut selbst erledigen. Ab 5 bis 10 Mitarbeitern oder bei komplexen Fällen wie Kurzarbeit oder wechselnden Teilzeitmodellen überwiegen die Vorteile des Steuerberaters in der Regel.
Mehr über den Autor:
Max Benz hat einen Master of Science-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre von der Technischen Universität Dresden und ist Gründer von geschaeftskonto.io, einer Marke der LBC FInance UG. Er hat schon einige Unternehmen gegründet und Geschäftskonten eröffnet. Sein Wissen darüber teilt er auf geschaeftskonto.io.