E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflichten und Übergangsfristen

Zuletzt aktualisiert: 29.05.2026

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer sind nach §34a UStDV nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Das gilt seit Oktober 2024. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 hat der Gesetzgeber die ursprüngliche Regelung des Wachstumschancengesetzes korrigiert und Kleinunternehmer ausdrücklich von der Ausstellungspflicht befreit.

Zur Vorgeschichte: Das Wachstumschancengesetz hatte zunächst vorgesehen, dass alle inländischen Unternehmen ab 2025 E-Rechnungen ausstellen müssen. Dazu kam es nicht. §34a UStDV erlaubt Kleinunternehmern jetzt dauerhaft, ihre Rechnungen weiterhin als „sonstige Rechnung“ auszustellen, also als Papierrechnung oder einfaches PDF.

Dauerhaft heißt dauerhaft. Es gibt keine Frist, nach der Kleinunternehmer zwingend E-Rechnungen schreiben müssen, solange sie unter der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG bleiben. Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, fällt für ihre Ausgangsrechnungen nach der Logik des Umsatzsteuergesetzes keine Verpflichtung zum strukturierten elektronischen Format an.

Ausnahme: B2G-Rechnungen an Behörden ab 250 Euro

Eine wichtige Ausnahme gilt für Rechnungen an Behörden und öffentliche Stellen (B2G). Wenn ein Kleinunternehmer Leistungen für Bundesbehörden erbringt und der Rechnungsbetrag 250 Euro übersteigt, muss die Rechnung als XRechnung in elektronischer Form übermittelt werden. Das folgt aus den bereits vor 2025 geltenden B2G-Regelungen.

Wer also etwa als freier Texter, Berater oder Handwerker für Städte, Landkreise oder Bundesbehörden arbeitet, sollte prüfen, ob diese Pflicht zutrifft. Für rein private oder gewerbliche Kunden bleibt die Befreiung bestehen.

E-Rechnungen empfangen: Was seit Januar 2025 gilt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Diese Empfangspflicht gilt ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist. Die Befreiung durch §34a UStDV bezieht sich ausschließlich auf das Ausstellen von Rechnungen, nicht auf den Empfang.

Das bedeutet: Wenn ein Lieferant oder Dienstleister Rechnungen empfangen und als XRechnung oder ZUGFeRD-Datei übermitteln will, muss der Kleinunternehmer diese annehmen, inhaltlich prüfen, korrekt verbuchen und unveränderbar aufbewahren können. Das aktive Ablehnen einer E-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr zulässig. Eine abgelehnte oder ignoriete Rechnung ist trotzdem eine rechtsgültige Zahlungsaufforderung nach BGB. Wer sie nicht fristgerecht verarbeitet, kann für Zahlungsverzug haftbar gemacht werden.

Für den Empfang gibt es keine Befreiung. Der Gesetzgeber hat das bewusst so geregelt: Die Empfangspflicht soll sicherstellen, dass E-Rechnungen im gesamten B2B-Bereich reibungslos funktionieren, unabhängig davon, ob der Empfänger selbst E-Rechnungen ausstellt oder nicht.

Was „empfangen können“ konkret bedeutet

„Empfangen können“ klingt technisch, ist aber in der Praxis überschaubar. Folgende Punkte müssen erfüllt sein:

• Eine E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen vorhalten
• Die empfangene Datei öffnen und inhaltlich prüfen können (XRechnung-Dateien sind reines XML und ohne Viewer nicht lesbar)
• Den Rechnungsinhalt in der Buchhaltung erfassen
• Die Rechnung unveränderbar archivieren

Zur E-Mail-Adresse: Ein normales Postfach reicht. Sinnvoll ist trotzdem eine eigene Adresse wie rechnung@firmenname.de, damit eingehende Rechnungen nicht im allgemeinen Posteingang verschwinden. Eine Allzweck-Adresse wie info@ funktioniert technisch, schafft aber im Alltag unnötige Unordnung.

XRechnung-Dateien sind reines maschinenlesbares XML ohne menschenlesbaren Text. Um den Inhalt einer XRechnung zu prüfen, braucht man einen Viewer oder eine Buchhaltungssoftware. ZUGFeRD-Dateien sind dagegen hybrid: Sie enthalten neben den strukturierten Daten immer auch einen lesbaren PDF-Teil, den jedes PDF-Programm öffnen kann. Kein Viewer nötig.

Kostenlos und ohne Installation: Der Mustang Viewer und der KoSIT-Validator des Bundesministeriums zeigen XRechnung-Dateien im Browser an. Für ZUGFeRD genügt jedes PDF-Programm auf dem Rechner.

Die Übergangsfristen im Überblick

Wer zahlt, wann, was? Die folgende Tabelle zeigt die vier Phasen der E-Rechnungspflicht und macht klar, welche Regeln für Kleinunternehmer in welchem Zeitraum gelten.

Für Kleinunternehmer nach §19 UStG gilt dabei ein wichtiger Punkt: Die ab 2028 geltende universelle Ausstellungspflicht betrifft nur regelbesteuerte Unternehmen. Kleinunternehmer bleiben nach §34a UStDV dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit, auch nach dem 1. Januar 2028, solange sie ihren Kleinunternehmerstatus behalten.

E-Rechnung Formate: XRechnung und ZUGFeRD erklärt

Zulässige E-Rechnungsformate müssen dem EU-Standard EN 16931 entsprechen. Dieser Standard schreibt vor, dass eine E-Rechnung ein strukturiertes, maschinenlesbares Format verwenden muss. Ein PDF-Dokument allein erfüllt diese Anforderungen seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr und gilt umsatzsteuerrechtlich als „sonstige Rechnung.“

In Deutschland kommen vor allem zwei Formate zum Einsatz.

XRechnung

XRechnung ist das offizielle deutsche XML-Format, das vom IT-Planungsrat entwickelt wurde und auf dem EN-16931-Standard basiert. Die Datei enthält ausschließlich maschinenlesbaren Code, keinen menschenlesbaren Text. Zum Öffnen ist ein geeignetes Tool erforderlich, etwa der KoSIT-Validator oder eine Buchhaltungssoftware.

XRechnung wird vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) eingesetzt und ist in diesem Bereich seit 2020 vorgeschrieben. Im B2B-Bereich ist XRechnung ebenfalls zulässig, aber in der Praxis seltener als ZUGFeRD, weil die fehlende Lesbarkeit ohne Software für viele Kleinunternehmer unpraktisch ist.

ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format. Es kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem menschenlesbaren PDF-Dokument in einer einzigen Datei. Das macht ZUGFeRD zum praktischsten Einstieg für Kleinunternehmer: Die Rechnung sieht aus wie ein gewöhnliches PDF, enthält aber gleichzeitig alle strukturierten Daten, die der Empfänger automatisch verarbeiten kann.

ZUGFeRD ist die empfohlene Wahl für Kleinunternehmer, die freiwillig auf E-Rechnungen umstellen wollen. Der Aufwand ist minimal, weil die Rechnung optisch wie ein normales PDF aussieht und keine Viewer-Software benötigt.

Pflichtangaben auf Rechnungen von Kleinunternehmern

Die Pflichtangaben für Kleinunternehmer-Rechnungen ergeben sich aus §14 UStG. Wer keine E-Rechnungen ausstellt, kann diese Angaben weiterhin auf Papier oder als einfaches PDF übermitteln.

Folgende Angaben sind auf jeder Rechnung verpflichtend:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers (eines von beidem reicht aus)
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Bezeichnung der gelieferten Ware oder Dienstleistung
• Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum
• Nettobetrag ohne Umsatzsteuer
• Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach §19 Abs. 1 UStG (kein Umsatzsteuerausweis)

Der Pflichthinweis auf §19 Abs. 1 UStG muss auf jeder Rechnung stehen und klar machen, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird. Eine bewährte Formulierung lautet: „Als Kleinunternehmer im Sinne von §19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Die genaue Wortwahl ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber der Bezug auf §19 Abs. 1 UStG muss erkennbar sein. Fehlt der Hinweis, riskiert der Rechnungsempfänger, irrtümlich Vorsteuer geltend zu machen.

Für Kleinunternehmer entfallen Umsatzsteuerbetrag und Umsatzsteuersatz, weil diese im Rahmen der Kleinunternehmerregelung nicht ausgewiesen werden.

Wer freiwillig E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ausstellt oder Rechnungen an Behörden stellt, muss zusätzlich angeben:

• Bankverbindung und IBAN
• Zahlungsziel und Fälligkeitsdatum
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Bei B2G-Rechnungen: Leitweg-ID der empfangenden Behörde

E-Rechnungen aufbewahren: Pflicht und Vereinfachung für Kleinunternehmer

E-Rechnungen müssen nach §14b Abs. 1 UStG mindestens 8 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Dabei gilt für den strukturierten Datenteil, also die XML-Datei, eine besondere Anforderung: Er muss in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben, darf also nicht verändert oder umformatiert werden. Das gilt auch bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD: Wer die eingebettete XML-Datei aus dem hybriden PDF extrahiert und nur das PDF speichert, verstößt gegen die Unveränderbarkeitsanforderung. Beide Teile müssen gemeinsam in der Originaldatei erhalten bleiben.

Für die Archivierung gelten im Grundsatz vier Kriterien:

• Vollständigkeit: Alle empfangenen und ausgestellten Rechnungen müssen vorhanden sein
• Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen an der gespeicherten Datei sind nicht zulässig
• Maschinenlesbarkeit: Die Datei muss in ihrem ursprünglichen Format abgerufen werden können
• Zugänglichkeit: Die Rechnungen müssen bei einer Steuerprüfung vorgelegt werden können

Für Kleinunternehmer hat das Bundesfinanzministerium eine Vereinfachungsregelung bestätigt: Die Aufbewahrung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems stellt für Kleinunternehmer in der Regel keinen Verstoß gegen §14b UStG dar. In der Praxis bedeutet das: Ein E-Mail-Postfach mit geordneter Ablage reicht als Minimum, auch wenn professionelle Buchhaltungssoftware mit GoBD-konformer Archivierung langfristig sicherer ist.

Wichtig: Die 8-Jahres-Frist gilt umsatzsteuerrechtlich. Für einkommensteuerliche Zwecke (EÜR) gilt nach §147 AO ebenfalls eine Aufbewahrungspflicht. Buchungsbelege, zu denen Eingangsrechnungen zählen, müssen 8 Jahre aufbewahrt werden; für Handelsbriefe und sonstige Unterlagen gilt eine Frist von 6 Jahren. In der Praxis bedeutet das: E-Rechnungen sollten mindestens 8 Jahre aufbewahrt werden, um beide Fristen zu erfüllen.

Lohnt sich die freiwillige E-Rechnung für Kleinunternehmer?

Ja, unter bestimmten Umständen. Die Frage ist weniger, ob es sich lohnt, als wann.

Wenn ein Kleinunternehmer überwiegend für Unternehmen in der Regelbesteuerung tätig ist, werden diese Kunden zunehmend E-Rechnungen bevorzugen oder sogar einfordern, weil sie ihre eingehenden Rechnungen automatisiert verarbeiten und buchen wollen. Eine Rechnung als PDF zu schicken ist zwar rechtlich noch bis Ende 2026 zulässig, wenn der Empfänger zustimmt, aber viele größere Unternehmen stellen intern bereits auf automatisierte Verarbeitung um. Wer bis Ende 2026 als einziger Lieferant noch PDFs schickt, kann Kunden durch einfache ZUGFeRD-Rechnungen einen deutlichen Vorteil bieten.

Die freiwillige Umstellung auf ZUGFeRD ist für Kleinunternehmer der praktischste Einstieg. Das Format sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung, enthält aber gleichzeitig alle strukturierten Daten, die das Buchhaltungssystem des Kunden automatisch einlesen kann. Für den Kleinunternehmer selbst ändert sich kaum etwas, für seine Kunden wird die Rechnungsverarbeitung deutlich einfacher.

Weitere Vorteile der freiwilligen Umstellung:

• Schnellere Zahlungseingänge durch automatisierte Verarbeitung beim Kunden
• Weniger manuelle Erfassungsfehler auf beiden Seiten
• Einfachere digitale Ablage und Archivierung
• Professionelleres Auftreten gegenüber Geschäftskunden

Wer ausschließlich an Privatpersonen verkauft, braucht die Umstellung nicht zu erwägen: B2C-Transaktionen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Tools und Software für E-Rechnungen als Kleinunternehmer

Der Aufwand für die Umstellung hängt stark davon ab, was genau gebraucht wird. Für die reine Empfangspflicht reicht zunächst ein E-Mail-Postfach und ein kostenloses Viewer-Tool. Wer zusätzlich E-Rechnungen ausstellen oder GoBD-konform archivieren will, braucht eine vollständige Buchhaltungssoftware.

Beim Vergleich von Buchhaltungssoftware sollten Kleinunternehmer auf folgende Punkte achten: Unterstützung beider Formate (XRechnung und ZUGFeRD), revisionssichere Archivierung aller Belege und eine EÜR-Auswertung. Wer mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, sollte zudem auf eine DATEV-Schnittstelle achten. Eine DATEV-Schnittstelle ermöglicht es, Belege direkt an den Steuerberater zu übermitteln, ohne Exporte manuell vorbereiten zu müssen. Geschäftskonten mit DATEV-Schnittstelle bieten diese Funktion teilweise auch auf Kontoebene an.

Häufige Fragen zur E-Rechnung für Kleinunternehmer

Muss ich als Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen schreiben?

Nein. Die Ausstellungspflicht, die ab 2028 für alle regelbesteuerten B2B-Unternehmen gilt, betrifft Kleinunternehmer nach §19 UStG nicht. Die Befreiung durch §34a UStDV gilt dauerhaft, solange der Kleinunternehmerstatus besteht.

Was passiert, wenn ich eine empfangene E-Rechnung nicht verarbeite?

Das Ablehnen oder Ignorieren einer empfangenen E-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr zulässig. Als Kleinunternehmer hast du zwar keinen Vorsteuerabzug, aber eine E-Rechnung ist trotzdem eine rechtsgültige Zahlungsaufforderung nach BGB. Wer sie nicht fristgerecht verarbeitet und begleicht, kann für Zahlungsverzug haftbar gemacht werden. Prüfe und verbuche empfangene E-Rechnungen daher wie alle anderen Belege.

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail noch aus?

Für Rechnungen, die du als Kleinunternehmer ausstellst, ja. Du darfst weiterhin einfache PDFs schicken, da du von der Ausstellungspflicht befreit bist. Rechnungen, die du von anderen Unternehmen empfängst, können aber seit dem 1. Januar 2025 als XRechnung oder ZUGFeRD eintreffen und müssen in diesem Format angenommen werden.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

E-Rechnungen müssen nach §14b Abs. 1 UStG mindestens 8 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres der Rechnungsausstellung. Der strukturierte XML-Datenteil muss in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Auch für einkommensteuerliche Zwecke gilt nach §147 AO eine Aufbewahrungspflicht von 8 Jahren für Buchungsbelege, sodass 8 Jahre als Minimum für alle Zwecke ausreicht.

Brauche ich eine spezielle Software, um E-Rechnungen zu empfangen?

Nein, nicht zwingend. Eine E-Mail-Adresse und ein kostenloser Viewer wie der Mustang Viewer oder der KoSIT-Validator reichen für die grundlegende Empfangspflicht aus. Wer E-Rechnungen aber auch korrekt verbuchen und revisionssicher archivieren will, ist mit einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk oder Lexware Office auf der sicheren Seite.

Mehr über den Autor:

Max Benz

Gründer von geschaeftskonto.io

Max Benz hat einen Master of Science-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre von der Technischen Universität Dresden und ist Gründer von geschaeftskonto.io, einer Marke der LBC FInance UG. Er hat schon einige Unternehmen gegründet und Geschäftskonten eröffnet. Sein Wissen darüber teilt er auf geschaeftskonto.io.