Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen: Anleitung mit Beispiel

Zuletzt aktualisiert: 08.06.2026

Wer ein Geschäftsessen absetzt, braucht mehr als den Kassenbon vom Restaurant. Das Finanzamt erkennt Bewirtungskosten nur an, wenn ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg vorliegt. Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, was auf den Beleg muss, welche Fehler teuer werden können und wo die Grenzen bei der steuerlichen Absetzbarkeit liegen.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist ein schriftlicher Nachweis für Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass. Er dient dazu, Ausgaben für Geschäftsessen, Kundenempfänge oder Mitarbeiterbewirtungen als Betriebsausgaben beim Finanzamt geltend zu machen. Ein einfacher Kassenbon reicht dafür nicht aus.

Der Beleg besteht aus zwei Teilen: der maschinell erstellten Restaurantrechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer und den handschriftlichen oder digitalen Ergänzungen des Gastgebers. Beide Teile müssen zusammen eingereicht werden.

Aufbewahrungspflicht: Bewirtungsbelege müssen wie alle steuerrelevanten Dokumente 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?

Der Bewirtungsbeleg besteht aus Pflichtangaben des Restaurants und Ergänzungen des Gastgebers.

Pflichtangaben bei Rechnungen bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnung)

Bei Rechnungen bis 250 Euro netto (Kleinbetragsrechnung) genügen folgende Angaben:

Wichtig beim Anlass: Allgemeine Formulierungen wie „Geschäftsessen“ oder „Kundengespräch“ reichen nicht aus. Das Finanzamt verlangt eine konkrete Bezeichnung: z. B. „Vertragsverhandlung für Liefervertrag XY“ oder „Projektbesprechung Launch Produkt Z, Q3 2026“.

Pflichtangaben bei Rechnungen über 250 Euro

Ab einem Rechnungsbetrag von 250 Euro (netto) müssen zusätzlich folgende Angaben vorhanden sein:

• Name und Anschrift des Gastgebers bzw. des einladenden Unternehmens (auf der Restaurantrechnung)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) des Restaurants
• Rechnungsnummer

Checkliste: Haben Sie alles eingetragen?

• Restaurantname, Adresse und Ort der Bewirtung vorhanden
• Datum der Bewirtung angegeben
• Speisen und Getränke genau aufgelistet (kein „Speisen und Getränke“)
• Brutto- und Nettobetrag mit MwSt ausgewiesen
• Anlass der Bewirtung konkret formuliert
• Alle Teilnehmer mit Namen und Funktion eingetragen
• Unterschrift des Gastgebers geleistet
• Bei über 250 Euro: USt-ID des Restaurants vorhanden

Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

So füllen Sie einen Bewirtungsbeleg korrekt aus:

1. Restaurantrechnung aufbewahren: Bitten Sie den Kellner um eine maschinell erstellte Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer. Quittungen ohne MwSt-Ausweis werden vom Finanzamt nicht anerkannt.
2. Datum prüfen: Stimmt das Datum auf der Rechnung mit dem tatsächlichen Bewirtungsdatum überein? Falls nicht, notieren Sie das korrekte Datum handschriftlich auf dem Beleg.
3. Anlass der Bewirtung konkret formulieren: Tragen Sie den genauen geschäftlichen Anlass ein. Falsch: „Kundengespräch“. Richtig: „Vertragsverhandlung Rahmenvertrag 2026-2027 mit Lieferant Schreiber GmbH“.
4. Alle Teilnehmer mit Namen und Funktion eintragen: Listen Sie alle anwesenden Personen auf, inklusive sich selbst. Geben Sie jeweils Name, Funktion und Unternehmen an. Beispiel: „Anna Müller (Vertriebsleiterin, Kunde AG), Max Schmidt (Geschäftsführer, Muster GmbH)“.
5. Trinkgeld ergänzen (falls gezahlt): Notieren Sie das Trinkgeld handschriftlich auf dem Beleg und lassen Sie es vom Kellner gegenzeichnen oder bitten Sie die Kasse, es separat auszuweisen. Andernfalls ist das Trinkgeld steuerlich nicht absetzbar.
6. Als Gastgeber unterschreiben und zeitnah einreichen: Der Gastgeber (die einladende Person) muss den Beleg unterschreiben. Reichen Sie den ausgefüllten Beleg zeitnah bei Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater ein, möglichst innerhalb von vier Wochen.

Beispiel eines ausgefüllten Bewirtungsbelegs

So könnte ein vollständig ausgefüllter Bewirtungsbeleg aussehen:

Bewirtungsbeleg Vorlage: Kostenloses Muster

Verwenden Sie diese Vorlage als Ausgangspunkt für Ihren nächsten Bewirtungsbeleg:

Hinweis: Füllen Sie alle Pflichtfelder vollständig aus. Fehlende Angaben können zur Ablehnung durch das Finanzamt führen.

Bewirtungskosten absetzen: Was ist steuerlich absetzbar?

Die steuerliche Absetzbarkeit von Bewirtungskosten hängt davon ab, wen Sie bewirtet haben.

Was kann der Unternehmer absetzen?

Wichtig: Vorsteuer und Einkommensteuer-Abzug sind unterschiedlich. Beim Geschäftsessen mit Kunden können Sie die Mehrwertsteuer (Vorsteuer) zu 100% vom Finanzamt zurückfordern, auch wenn die Bewirtungskosten selbst nur zu 70% als Betriebsausgabe absetzbar sind. Die verbleibenden 30% der Nettobewirtungskosten gelten als nicht abzugsfähige Repräsentationskosten.

Was kann der Arbeitnehmer absetzen?

Arbeitnehmer, die aus eigener Tasche für ein beruflich veranlasstes Essen zahlen, können die Kosten als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben. Die gleiche 70/30-Regelung gilt. Ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg ist auch hier Pflicht.

Trinkgeld auf dem Bewirtungsbeleg

Trinkgeld kann als Teil der Bewirtungskosten steuerlich abgesetzt werden, aber nur wenn es auf dem Beleg nachweisbar ist.

1. Bitten Sie den Kellner, das Trinkgeld auf der Rechnung zu vermerken und zu quittieren.
2. Falls das nicht möglich ist, notieren Sie den Trinkgeldbetrag handschriftlich auf dem Beleg und bitten Sie den Kellner zu unterschreiben.
3. Alternativ zahlen Sie das Trinkgeld direkt über die Kasse, damit es auf dem Kassenbon erscheint.

Beispielrechnung: Restaurantrechnung 120,00 Euro + Trinkgeld 15,00 Euro = Gesamtbetrag 135,00 Euro. Davon sind 70% = 94,50 Euro als Betriebsausgabe absetzbar. Die Mehrwertsteuer auf den vollen Betrag ist zu 100% als Vorsteuer erstattungsfähig.

Nicht quittiertes Trinkgeld, das nur auf einem separaten Zettel notiert wird, erkennt das Finanzamt nicht an.

Häufige Fehler beim Bewirtungsbeleg und wie Sie sie vermeiden

Achtung: Diese Fehler riskieren die steuerliche Anerkennung Ihrer Bewirtungskosten.

1. Anlass zu ungenau formuliert: Fehler: „Geschäftsessen“, „Kundentreffen“. Lösung: Den konkreten Zweck benennen, z. B. „Vertragsabschluss Rahmenvertrag 2026“ oder „Erstgespräch zur gemeinsamen Produktentwicklung Q4“.
2. Teilnehmerliste unvollständig: Fehler: Nur Namen ohne Funktion oder Unternehmen. Lösung: Alle Teilnehmer mit vollständigem Namen, Funktion und Unternehmen auflisten, auch sich selbst.
3. Fehlende Unterschrift des Gastgebers: Fehler: Beleg ohne Unterschrift einreichen. Lösung: Immer die eigenhändige Unterschrift des einladenden Gastgebers leisten.
4. Beleg nicht zeitnah eingereicht: Fehler: Belege monatelang sammeln. Lösung: Belege innerhalb von vier Wochen nach der Bewirtung bei der Buchhaltung einreichen.
5. Trinkgeld ohne Nachweis angegeben: Fehler: Trinkgeld handschriftlich ohne Gegenzeichnung ergänzen. Lösung: Trinkgeld immer vom Kellner quittieren lassen oder über die Kasse abwickeln.
6. Unvollständige Restaurantrechnung: Fehler: Kassenbon ohne MwSt-Ausweis verwenden. Lösung: Immer eine vollständige maschinell erstellte Rechnung anfordern.

FAQ: Häufige Fragen zum Bewirtungsbeleg

Mehr über den Autor:

Max Benz

Gründer von geschaeftskonto.io

Max Benz hat einen Master of Science-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre von der Technischen Universität Dresden und ist Gründer von geschaeftskonto.io, einer Marke der LBC Finance UG. Er hat schon einige Unternehmen gegründet und Geschäftskonten eröffnet. Sein Wissen darüber teilt er auf geschaeftskonto.io.