Buchhaltung für Freelancer: Finanzen ohne Steuerberater organisieren
Zuletzt aktualisiert: 15.06.2026
Buchhaltung klingt komplizierter, als sie ist. Für Freiberufler gilt: Du brauchst keine doppelte Buchführung, keine Bilanz und keine Gewerbesteuer. Es reicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR. Wer das einmal aufgesetzt hat und konsequent durchführt, braucht dafür weniger als eine Stunde pro Monat.
Dieser Leitfaden erklärt die gesetzlichen Pflichten, zeigt welche Steuern fällig werden und welche Betriebsausgaben du absetzen kannst. Am Ende steht ein konkreter monatlicher Workflow, damit das Jahresende keine Überraschungen bringt.
Wer gilt als Freiberufler in Deutschland?
Freiberufler ist, wer nach § 18 EStG einen anerkannten freien Beruf ausübt. Das Gesetz unterscheidet dabei zwischen Katalogberufen und Tätigkeiten mit wissenschaftlichem, künstlerischem, schriftstellerischem, lehrendem oder erzieherischem Charakter.
Typische Freiberufler-Berufe
Die häufigsten Fälle sind:
- IT-Berater, Softwareentwickler und Webdesigner
- Journalisten, Texter, Übersetzer und Redakteure
- Grafiker, Designer und Fotografen
- Unternehmensberater und Coaches (soweit rein beratend tätig)
- Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Psychotherapeuten
- Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer
- Ingenieure und Architekten
Entscheidend ist eines: Du musst die Kernleistung persönlich und eigenverantwortlich erbringen. Reine Delegation oder Koordination reicht nicht. Ob das Finanzamt deine Tätigkeit als freiberuflich einstuft, klärst du am sichersten mit einer schriftlichen Anfrage direkt beim zuständigen Finanzamt.
Freiberufler vs. Gewerbetreibender: Der entscheidende Unterschied
Gewerbetreibende haben erheblich mehr Pflichten. Sie melden sich beim Gewerbeamt an, zahlen Gewerbesteuer und unterliegen der HGB-Buchführungspflicht. All das entfällt für Freiberufler.
Konkret bedeutet das: Keine Gewerbesteuer, kein Handelsregister, keine doppelte Buchführung. Dieses Privileg setzt voraus, dass du tatsächlich persönlich und eigenverantwortlich arbeitest.
Welche Buchführungspflichten haben Freelancer?
Freelancer unterliegen nicht der handelsrechtlichen Buchführungspflicht nach HGB. Trotzdem reicht man nicht einfach nichts ein. Die Pflicht lautet: Gewinne steuerlich ermitteln und die Ergebnisse in der Steuererklärung ausweisen.
In der Praxis heißt das: Einnahmen und Ausgaben vollständig aufzeichnen, alle Belege aufbewahren und am Jahresende eine EÜR erstellen. Diese reichst du als Anlage über ELSTER mit der Einkommensteuererklärung ein.
Solange dein Jahresumsatz unter 600.000 Euro und dein Gewinn unter 60.000 Euro liegt, bist du nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Die Frist läuft ohne Steuerberater bis zum 31. Juli des Folgejahres.
Aufbewahrungspflichten: Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?
Nach § 147 AO gilt:
- 10 Jahre für Buchungsbelege, Rechnungen und Kontoauszüge
- 6 Jahre für Geschäftsbriefe, steuerrelevante E-Mails und sonstige Korrespondenz
Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstand. Belege aus 2020 musst du also bis Ende 2030 aufbewahren.
Aufbewahren darfst du digital. Die Voraussetzung: GoBD-Konformität. Das bedeutet, die Dateien müssen unveränderbar gespeichert sein, jederzeit lesbar bleiben und Änderungen müssen protokolliert werden. Gute Buchhaltungssoftware erfüllt das automatisch.
EÜR oder doppelte Buchführung: Was gilt für Freelancer?
Für Freelancer gilt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Keine Ausnahme, keine Wahlmöglichkeit, keine Grauzone. Als Freiberufler brauchst du keine doppelte Buchführung, solange du die oben genannten Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschreitest.
Vorteile der EÜR für Freelancer
Die EÜR ist erheblich simpler:
- Kein Kontenrahmen (kein SKR04 o.ä.) nötig
- Keine Buchungssätze
- Kein Jahresabschluss mit Bilanz und GuV
- Einnahmen gelten, wenn das Geld eingeht; Ausgaben, wenn sie bezahlt werden
Das Zufluss-Abfluss-Prinzip ist praktisch. Du buchst nicht, was fakturiert wurde. Du buchst, was auf dem Konto ist. Keine offenen Forderungen, keine Verbindlichkeiten, keine Vorratsbewertung.
EÜR auf einen Blick: Pflicht für Freiberufler – Ja. Buchungssätze – Nein. Bilanz – Nein. Jahresabschluss – Nein. Aufwand – Gering.
Doppelte Buchführung auf einen Blick: Pflicht für Freiberufler – Nein. Buchungssätze – Ja. Bilanz – Ja. Jahresabschluss – Ja. Aufwand – Hoch.
Wann lohnt sich doppelte Buchführung?
Für Solo-Freelancer: praktisch nie. Sinnvoll wird sie erst, wenn du auf eine GmbH umstellst, externe Investoren eine Bilanz verlangen oder du freiwillig HGB-Transparenz willst. Sonst ist sie nur Mehraufwand ohne steuerlichen Vorteil.
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) Schritt für Schritt
Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben gleich Gewinn. So einfach ist die EÜR im Kern. Auf diesen Gewinn zahlst du Einkommensteuer.
Einnahmen erfassen: Was zählt dazu?
Zu den Betriebseinnahmen gehören:
- Honorare und Projektvergütungen (im Monat des Zahlungseingangs)
- Vom Kunden erstattete Reisekosten, wenn separat in Rechnung gestellt
- Vereinnahmte Umsatzsteuer (die dann an das Finanzamt abgeführt wird)
- Erlöse aus dem Verkauf von Betriebsmitteln (z.B. gebrauchter Laptop)
Nicht dazu gehören Privateinlagen auf das Geschäftskonto oder Kreditaufnahmen.
Betriebsausgaben: Was mindert den Gewinn?
Je mehr korrekte Betriebsausgaben du erfasst, desto geringer dein steuerpflichtiger Gewinn. Details dazu im Abschnitt Betriebsausgaben weiter unten.
Die fertige EÜR reichst du über ELSTER als Anlage EÜR ein. Abgabefrist ohne Steuerberater: 31. Juli des Folgejahres. Mit Steuerberater verlängert sich das bis Ende Februar des übernächsten Jahres.
Konkretes Rechenbeispiel: Stell dir vor, du hast im Jahr 55.000 Euro Honorare eingenommen. Deine Betriebsausgaben umfassen 1.800 Euro für Software und Tools, 2.400 Euro für Reisen zu Kunden, 1.260 Euro Homeoffice-Pauschale (210 Tage à 6 Euro), 1.200 Euro für Versicherungen und 1.840 Euro für Fortbildungen und Fachliteratur. Das macht 8.500 Euro Betriebsausgaben in der Summe.
Dein steuerpflichtiger Gewinn liegt dann bei 46.500 Euro. Davon geht noch der Grundfreibetrag von 12.084 Euro ab. Auf die verbleibenden 34.416 Euro greift der progressive Steuertarif zu. Bei einem Durchschnittssteuersatz von rund 20 Prozent wären das etwa 6.883 Euro Einkommensteuer. Nicht erschrecken. Mit einer guten Rücklage bist du darauf vorbereitet.
Welche Steuern zahlen Freelancer in Deutschland?
Freelancer zahlen Einkommensteuer. Dazu kommt Umsatzsteuer, falls sie nicht Kleinunternehmer sind. Gewerbesteuer entfällt für Freiberufler nach § 18 EStG vollständig.
Einkommensteuer und Vorauszahlungen
Der steuerfreie Grundfreibetrag liegt 2025 bei 12.084 Euro. Alles darüber wird progressiv besteuert: von 14% an aufsteigend bis zum Spitzensteuersatz von 42% bei Einkommen über 68.430 Euro.
Wichtig zu wissen: Nach der ersten Steuererklärung berechnet das Finanzamt vierteljährliche Vorauszahlungen. Fällig jeweils zum 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Sie basieren auf dem Vorjahresgewinn.
Wer im ersten Jahr deutlich mehr verdient, gerät schnell in die Nachzahlungs-Falle. Deshalb: Jeden Monat 25 bis 30 Prozent des Nettogewinns auf einem separaten Konto parken. Nicht anfassen. Das gehört dem Finanzamt.
Umsatzsteuer und Voranmeldung
Als umsatzsteuerpflichtiger Freiberufler stellst du deinen Kunden 19 Prozent Umsatzsteuer (7 Prozent bei bestimmten Leistungen wie Unterricht) in Rechnung und führst diesen Betrag ans Finanzamt ab. Dafür kannst du die auf deinen Betriebsausgaben enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen.
Voranmeldungen laufen über ELSTER. Im Gründungsjahr immer monatlich. Ab dem zweiten Jahr gilt: unter 1.000 Euro Jahressteuerschuld bedeutet jährliche Meldung, 1.000 bis 7.500 Euro quartalsweise, über 7.500 Euro monatlich.
Gewerbesteuer: Warum Freelancer sie meist nicht zahlen
Freiberufler nach § 18 EStG zahlen keine Gewerbesteuer. Fertig. Der Hebesatz liegt je nach Gemeinde zwischen 200 und 500 Prozent des Gewerbeertrags, was real 7 bis 17 Prozent Steuer bedeutet. Dieser Block entfällt für dich vollständig.
Steuerarten im Überblick:
Einkommensteuer: Pflicht Ja. Basis Gewinn aus EÜR. Besonderheit: Vorauszahlungen quartalsweise.
Umsatzsteuer: Pflicht Ja (außer Kleinunternehmer). Basis Nettoumsatz. Besonderheit: Voranmeldung monatlich oder quartalsweise.
Solidaritätszuschlag: Pflicht abhängig vom Einkommen. Fällt für viele Mittelverdiener weg.
Gewerbesteuer: Pflicht Nein. Freiberufler nach §18 EStG vollständig befreit.
Kleinunternehmerregelung 2025: Wann lohnt sie sich?
Seit 1. Januar 2025 gelten neue Schwellenwerte. Wer im Vorjahr unter 25.000 Euro Umsatz hatte und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 Euro bleibt, kann auf Umsatzsteuer verzichten. Der frühere Grenzwert lag bei 22.000 Euro.
Als Kleinunternehmer stellst du keine Umsatzsteuer in Rechnung. Keine Voranmeldepflicht. Das vereinfacht den Start erheblich.
Kleinunternehmer oder nicht? Die Entscheidungshilfe
Kleinunternehmerregelung lohnt sich, wenn:
- Deine Kunden hauptsächlich Privatpersonen sind (kein Vorsteuerabzug relevant für sie)
- Dein Umsatz im Startjahr voraussichtlich unter 25.000 Euro liegt
- Du bürokratischen Aufwand minimieren willst
Kleinunternehmerregelung lohnt sich nicht, wenn:
- Deine Kunden Unternehmen sind. Der Grund: Sie können ohne ausgewiesene Umsatzsteuer keine Vorsteuer ziehen. Dein Angebot wirkt damit 19 Prozent teurer als das eines umsatzsteuerpflichtigen Mitbewerbers.
- Du hohe Betriebsausgaben hast (keine Vorsteuererstattung auf Einkäufe)
- Du schnelles Wachstum über 25.000 Euro planst
Vorteile Kleinunternehmer: Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen. Keine Voranmeldepflicht. Weniger Aufwand. Günstigere Preise für Privatpersonen.
Nachteile Kleinunternehmer: Kein Vorsteuerabzug. Wettbewerbsnachteil bei Geschäftskunden. Harte Umsatzgrenze.
Kann man aus der Kleinunternehmerregelung herauswechseln?
Ja. Wer über die Grenze wächst oder sie freiwillig verlassen will, meldet das dem Finanzamt. Ab dem nächsten Jahr gilt dann die Regelbesteuerung mit Umsatzsteuer. Achtung: Wer die Regelbesteuerung einmal freiwillig gewählt hat, ist fünf Jahre daran gebunden, bevor er zurückwechseln kann. Das ist die sogenannte Bindungsfrist nach § 19 Abs. 2 UStG. Die Entscheidung verdient also Sorgfalt.
Betriebsausgaben für Freelancer: Was kann ich absetzen?
Jede korrekt erfasste Betriebsausgabe ist ein Euro weniger Gewinn, den du versteuern musst. Das Prinzip ist einfach: betrieblich veranlasst heißt absetzbar.
Die wichtigsten Betriebsausgaben-Kategorien
Arbeitsmittel und Büroausstattung: Laptop, Monitor, Tastatur, Drucker, Headset. Gegenstände bis 800 Euro netto (GWG-Grenze) kannst du sofort vollständig absetzen. Teurere Geräte werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Ein Laptop hat laut Finanzverwaltung eine Nutzungsdauer von 3 Jahren. Das bedeutet: 1.500-Euro-Laptop = 500 Euro absetzbar pro Jahr.
Software und digitale Tools: Betriebssystem, Sicherheitssoftware, Adobe Creative Cloud, MS 365, Projektmanagement-Apps, Cloud-Dienste. Vollständig absetzbar.
Telefon und Internet: Den betrieblichen Anteil kannst du ansetzen. Bei ausschließlicher Nutzung 100 Prozent, bei gemischter Nutzung den dokumentierten Anteil. Häufig 50 bis 80 Prozent.
Homeoffice-Pauschale: 6 Euro pro Tag, ausschließlich zuhause gearbeitet. Maximum 210 Tage, also 1.260 Euro pro Jahr. Kein separates Arbeitszimmer nötig.
Fortbildungen und Fachliteratur: Onlinekurse, Zertifizierungen, Fachbücher, Fachzeitschriften. Vollständig absetzbar, wenn tätigkeitsbezogen.
Reisekosten: 0,30 Euro je Kilometer mit eigenem PKW bei Fahrten zum Kunden. Öffentliche Verkehrsmittel in voller Höhe. Übernachtungen und Verpflegungspauschalen bei mehrtägigen Dienstreisen.
Versicherungen: Berufshaftpflichtversicherung vollständig absetzbar. Berufsunfähigkeitsversicherung anteilig als Sonderausgabe.
Altersvorsorge: Beiträge in eine Rürup-Rente sind 2025 bis zu 27.566 Euro pro Jahr als Sonderausgaben absetzbar. Ein echter Hebel für hohe Einkommen.
Büromiete und Coworking: Externe Arbeitsräume, Coworking-Memberships. Vollständig absetzbar.
Marketing und Web: Website, Hosting, Domain, SEO-Tools, Online-Werbung, Visitenkarten, Messen. Alles betrieblich, alles absetzbar.
Bewirtungskosten: 70 Prozent der angemessenen Kosten für Geschäftsessen. Bedingung: Bewirtungsbeleg mit Datum, Anlass, Betrag und Namen der Anwesenden.
Steuerberatungskosten: Was du dem Steuerberater zahlst, ist selbst wieder Betriebsausgabe.
Bankgebühren: Kontoführungsgebühren und Transaktionskosten des Geschäftskontos sind Betriebsausgabe. Kleiner Posten, aber konsequent erfassen.
Homeoffice als Freelancer: Pauschalabzug oder Arbeitszimmer?
Seit der Reform 2023 gilt: 6 Euro pro Heimarbeitstag, maximal 1.260 Euro jährlich (210 Tage). Kein separates Arbeitszimmer erforderlich. Du brauchst nur nachzuweisen, dass du an dem Tag tatsächlich zuhause und ausschließlich für die Arbeit tätig warst.
Wer ein dediziertes Arbeitszimmer hat, das den Tätigkeitsmittelpunkt bildet, kann alternativ anteilige Raumkosten ansetzen. Das lohnt sich erst ab Raumkosten über 1.260 Euro jährlich.
Häufige Buchhaltungsfehler von Freelancern
Diese sechs Fehler sieht das Finanzamt immer wieder:
1. Private und geschäftliche Finanzen mischen. Wer alles über ein gemeinsames Konto abwickelt, verliert den Überblick. Und Betriebsausgaben gehen verloren, weil man sie nicht mehr zuordnen kann. Ein separates Geschäftskonto ist die einfachste Maßnahme gegen diesen Fehler.
2. Belege nicht aufbewahren oder zu spät erfassen. Kein Beleg heißt keine anerkannte Ausgabe. Sofort nach Erhalt einscannen dauert 30 Sekunden. Das ist alles.
3. Umsatzsteuervoranmeldungen vergessen. Verspätete Abgaben kosten Zuschläge. Kalendererinnerungen für den 10. des jeweiligen Monats helfen.
4. Anlagevermögen falsch behandeln. Gegenstände über 800 Euro netto dürfen nicht sofort in voller Höhe abgesetzt werden. Sie werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Wer einen 1.500-Euro-Laptop sofort absetzt, bekommt nach einer Prüfung eine Korrektur.
5. Steuervorauszahlungen nicht einplanen. Das Finanzamt sendet Bescheide über vierteljährliche Vorauszahlungen. Wer die Beträge nicht rechtzeitig zurücklegt, steht vor einer hohen Nachzahlung. Faustregel: 25 bis 30 Prozent des Nettogewinns monatlich zurücklegen.
6. Kleinunternehmerregelung falsch einschätzen. Manche aktivieren die Umsatzsteuer unnötig früh. Andere bleiben zu lange Kleinunternehmer und verpassen Vorsteuererstattungen. Der Schwellenwert 2025: 25.000 Euro Vorjahresumsatz.
Buchhaltung ohne Steuerberater: Dein monatlicher Workflow
Mit dem richtigen System braucht Freelancer-Buchhaltung 20 bis 30 Minuten pro Woche. Nicht mehr. Die meisten Freelancer überschätzen den Aufwand massiv, weil sie sich keine Struktur geben und dann alles einmal im Jahr in Panik erledigen. Wer wöchentlich fünf Minuten investiert, spart im Januar und Februar drei Abende.
Monatliche Checkliste für Freelancer
Wöchentlich (5-10 Minuten):
– Eingehende Rechnungen und Quittungen sofort einscannen oder per App erfassen
– Ausgaben auf der Geschäftskarte oder dem Konto kategorisieren
Monatlich (15-20 Minuten):
– Alle Honorareingänge dokumentieren und prüfen
– Betriebsausgaben kategorisieren, fehlende Belege nachtragen
– Offene Ausgangsrechnungen prüfen; Mahnungen bei überfälligen Beträgen versenden
– Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und über ELSTER einreichen (falls monatlich pflichtig)
Quartalsweise (30-45 Minuten):
– Umsatzsteuervoranmeldung einreichen (falls nur quartalsweise pflichtig)
– Einkommensteuer-Vorauszahlung leisten (10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember)
– Überblick über den Jahresgewinn erstellen und Steuerrücklage prüfen
Jährlich (2-4 Stunden):
– EÜR erstellen und vollständig prüfen
– Einkommensteuererklärung über ELSTER abgeben (Frist: 31. Juli)
– Abgeschlossenes Buchungsjahr digital archivieren
– Belege aus dem Archivierungsjahr löschen, sofern Fristen abgelaufen
Tipp: Geschäftskonto für klare Trennung nutzen
Die wichtigste Weichenstellung für eine reibungslose Freelancer-Buchhaltung: privates und geschäftliches Geld trennen. Konsequent und von Anfang an.
Ein separates Geschäftskonto bringt direkte Vorteile. Alle Honorareingänge landen auf einem Konto. Alle Betriebsausgaben werden darüber bezahlt. Am Monatsende siehst du alles auf einen Blick. Viele moderne Konten lassen sich direkt mit Buchhaltungssoftware verbinden und importieren Transaktionen per PSD2 automatisch. Das eliminiert Tipparbeit fast vollständig.
Einen aktuellen Geschäftskonto-Vergleich für Freelancer und Selbstständige findest du auf dieser Website. Dort siehst du auf einen Blick, welche Konten GoBD-konforme Exportformate und Buchhaltungsanbindungen mitbringen.
Buchhaltungssoftware für Freelancer: Die besten Tools
Gute Software nimmt die manuelle Arbeit ab. Sie verbindet sich per PSD2 mit dem Geschäftskonto, erstellt rechtskonforme Rechnungen und erinnert an Fristen.
Vier Anbieter sind für Freelancer besonders relevant:
sevDesk (ab ca. 13 Euro/Monat): EÜR-konform, Kontoverknüpfung, KI-Belegerkennung.
Lexware Office (ab ca. 12 Euro/Monat): EÜR, Kontoverknüpfung, DATEV-Schnittstelle. Ideal, wenn der Steuerberater DATEV nutzt.
Papierkram (ab ca. 9 Euro/Monat): EÜR, Kontoverknüpfung, integrierte Projektzeiterfassung.
FastBill (ab ca. 9 Euro/Monat): Kombination aus Rechnungsstellung und Zeiterfassung. Gut für Projektbasis-Freelancer.
Alle vier bieten kostenlose Testphasen. Einen ausführlichen Praxisvergleich mit konkreten Testergebnissen zu Funktionsumfang, Bedienbarkeit und Preis-Leistung findest du im Buchhaltungssoftware-Vergleich auf dieser Seite. Dort siehst du auch, welche Anbieter ELSTER direkt anbinden und die Steuererklärung damit vereinfachen.
Wann lohnt sich ein Steuerberater für Freelancer?
Klartext: Unter 30.000 Euro Jahresumsatz, keine Angestellten, kein Auslandsgeschäft. Dann machst du die Buchhaltung selbst. Ohne Probleme.
Ab 50.000 Euro Jahresumsatz wird ein Steuerberater sinnvoll. Das Optimierungspotenzial übersteigt dann die Kosten. Nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) kostet ein typischer Freelancer-Jahresabschluss 800 bis 1.500 Euro pro Jahr.
Ein Steuerberater lohnt sich konkret, wenn:
- Dein Umsatz über 50.000 Euro liegt (Optimierungspotenzial übersteigt die Kosten)
- Du Auslandskunden hast und Reverse-Charge-Fragen entstehen
- Du Angestellte beschäftigst (Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge)
- Eine GmbH-Gründung geplant ist
- Eine Betriebsprüfung angekündigt wurde
- Deine eigene Zeit schlicht mehr wert ist als die Steuerberaterkosten
Die Entscheidung ist klar. Kalkuliere die eingesparte Zeit mal mit deinem Stundensatz. Wer 80 Euro die Stunde verdient und für Buchhaltung 20 Stunden pro Jahr aufwendet, zahlt faktisch 1.600 Euro für den Eigenbetrieb. Ein Steuerberater für 1.200 Euro wäre günstiger und würde dabei wahrscheinlich mehr Potenzial heben.
Sinnvoll ist oft auch ein Mittelweg: Die laufende Buchhaltung machst du selbst mit Software. Den Jahresabschluss, die Steuererklärung und steuerliche Sonderfragen übergibst du dem Steuerberater. Das reduziert seine Arbeitsstunden und damit die Kosten deutlich.
FAQ: Häufige Fragen zur Freelancer-Buchhaltung
Müssen Freelancer eine Buchführungspflicht erfüllen?
Freiberufler unterliegen nicht der handelsrechtlichen Buchführungspflicht des HGB. Es gibt keine doppelte Buchführung, keine Bilanzierungspflicht. Verpflichtend ist: Gewinne steuerlich ermitteln und eine EÜR als Anlage zur Einkommensteuererklärung über ELSTER einreichen.
Wann muss ich die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?
Die Häufigkeit hängt von der Umsatzsteuerschuld im Vorjahr ab. Unter 1.000 Euro genügt eine jährliche Meldung. Zwischen 1.000 und 7.500 Euro: quartalsweise. Über 7.500 Euro: monatlich. Im Gründungsjahr gilt immer monatliche Pflicht.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Buchungsbelege, Rechnungen und Kontoauszüge: 10 Jahre. Geschäftsbriefe und steuerrelevante E-Mails: 6 Jahre. Beide Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres der Entstehung.
Kann ich als Freelancer die Homeoffice-Pauschale nutzen?
Ja. Die Homeoffice-Pauschale steht auch Freiberuflern zu. 6 Euro pro Heimarbeitstag, maximal 1.260 Euro pro Jahr. Kein abgetrenntes Arbeitszimmer erforderlich. Einzige Bedingung: An dem Tag ausschließlich von zuhause gearbeitet.
Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung für Freelancer?
Kommt auf den Kundenstamm an. Mit Geschäftskunden lohnt sie sich meist nicht, weil diese keine Vorsteuer ziehen können. Dein Angebot wirkt dadurch 19 Prozent teurer. Mit Privatkunden kann sie besonders im Startjahr sinnvoll sein: weniger Bürokratie, günstigere Endpreise.
Muss ich als Freelancer eine Rechnung stellen?
Ja, für Leistungen an andere Unternehmer bist du zur Rechnungsstellung verpflichtet. Die Rechnung muss nach § 14 UStG bestimmte Pflichtangaben enthalten: vollständiger Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag. Als Kleinunternehmer verwendest du statt Steuerausweis den Hinweis auf § 19 UStG.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung?
Das Finanzamt kann jederzeit die letzten zehn Jahre prüfen. Für Freiberufler ist das Risiko überschaubar, aber null ist es nicht. Im Prüfungsfall musst du alle Belege lückenlos vorlegen: Einnahmen mit Rechnungen und Kontoauszügen belegen, Ausgaben mit Quittungen nachweisen. Digitale Archivierung macht das erheblich einfacher als Ordner voller Papier. Buchhaltungssoftware mit GoBD-Zertifizierung ist hier der Schlüssel.
Mehr über den Autor:
Max Benz hat einen Master of Science-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre von der Technischen Universität Dresden und ist Gründer von geschaeftskonto.io, einer Marke der LBC FInance UG. Er hat schon einige Unternehmen gegründet und Geschäftskonten eröffnet. Sein Wissen darüber teilt er auf geschaeftskonto.io.