Kleinbetragsrechnung: Pflichtangaben, Grenze und Vorlage nach §33 UStDV (2026)

Zuletzt aktualisiert: 01.06.2026

Weniger Bürokratie, gleicher Vorsteuerabzug. Das ist die Kernidee der Kleinbetragsrechnung. Wann die vereinfachte Regelung nach §33 UStDV greift, welche fünf Angaben auf dem Beleg stehen müssen und wie eine fertige Vorlage aussieht, erklärt dieser Leitfaden.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnung bis 250 Euro brutto. Die gesetzliche Grundlage dafür ist §33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Diese Vorschrift legt fest, welche Mindestangaben ein solcher Beleg enthalten muss.

Im Vergleich zur Standardrechnung nach §14 Abs. 4 UStG ist die Anforderungsliste deutlich kürzer. Das vereinfacht die alltägliche Rechnungsstellung: Kassenbons, Tankquittungen oder Bewirtungsbelege fallen typischerweise darunter, weil der bürokratische Aufwand für eine vollständige Rechnung bei kleinen Beträgen unverhältnismäßig wäre.

Die Grenze bezieht sich auf den Bruttobetrag. Das ist der Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer. Konkret: Bei 19% Umsatzsteuer liegt der Nettobetrag bei maximal 210,08 Euro. Bei 7% sind es 233,64 Euro netto.

Auf einen Blick:

• Gilt für Rechnungen bis 250 Euro brutto
• Grundlage: §33 UStDV
• Weniger Pflichtangaben als bei der Vollrechnung
• Vorsteuerabzug bleibt trotzdem möglich

Seit 2017 gilt die aktuelle Grenze von 250 Euro. Zuvor lag sie bei 150 Euro.

Pflichtangaben der Kleinbetragsrechnung nach §33 UStDV

Fünf Angaben. Mehr braucht es nicht. Nach §33 UStDV müssen Kleinbetragsrechnungen genau diese fünf Elemente enthalten. Fehlt auch nur eine davon, verliert der Beleg seinen Wert für den Vorsteuerabzug.

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens. Der vollständige Name und die vollständige Adresse des Rechnungsausstellers. Eine Firmenbezeichnung ohne Anschrift reicht nicht.
2. Ausstellungsdatum. Das genaue Datum, an dem der Beleg ausgestellt wurde. Nicht das Lieferdatum, das ist erst bei der Vollrechnung relevant.
3. Leistungsbeschreibung. Eine konkrete Beschreibung der gelieferten Waren nach Art und Menge oder der erbrachten Leistung nach Art und Umfang. Die Angabe „Dienstleistung“ allein genügt nicht.
4. Bruttobetrag. Das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag werden in einer Summe ausgewiesen. Ein separater Nettoausweis ist nicht erforderlich.
5. Steuersatz als Prozentzahl. Der anzuwendende Umsatzsteuersatz muss als Zahl angegeben sein: 19% oder 7%. Die Formulierung „inkl. gesetzl. MwSt.“ reicht nicht. Wer als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweist, muss einen Hinweis nach §19 UStG ergänzen.

Hinweis für Kleinunternehmer: Wer die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG anwendet, fügt einen Satz wie „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben“ hinzu. Ohne diesen Hinweis kann fälschlicherweise ausgewiesene Steuer trotzdem ans Finanzamt abgeführt werden müssen.

Kleinbetragsrechnung vs. Vollrechnung: Was kann weggelassen werden?

Der Unterschied liegt in den Pflichtfeldern. Bei der Kleinbetragsrechnung dürfen fünf Angaben entfallen, die bei der Standardrechnung nach §14 Abs. 4 UStG zwingend vorgeschrieben sind.

Gerade für Unternehmen mit vielen kleinen Transaktionen ist das ein echter Vorteil. Einzelhändler, Gastronomen und Taxibetriebe sparen bei jedem Beleg Zeit.

Ein Warnsignal: Wer auf einer Kleinbetragsrechnung freiwillig mehr angibt, als gesetzlich gefordert, muss sicherstellen, dass diese Angaben vollständig und korrekt sind. Fehlerhafte freiwillige Angaben gefährden den Vorsteuerabzug.

Kleinbetragsrechnung und Vorsteuerabzug

Kein Empfänger auf der Rechnung? Kein Problem. Auch ohne Kundenangaben berechtigt eine Kleinbetragsrechnung zum Vorsteuerabzug, sofern alle fünf Pflichtangaben nach §33 UStDV enthalten sind.

Das gilt auch für Kassenbons und Quittungen von Dritten. Wer zum Beispiel für einen Büroartikel unter 250 Euro einen Kassenbon erhält, kann die darin enthaltene Vorsteuer in der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen. Voraussetzung: alle fünf Felder korrekt und lesbar.

Für die Buchung empfiehlt sich ein direkter Abgleich mit dem richtigen Buchungskonto. Software wie sevDesk oder Lexware Office erkennt den Steuersatz automatisch und übernimmt ihn in die Buchung, sobald der Beleg eingescannt ist.

Achtung bei fehlerhaften Angaben: Enthält die Rechnung einen falschen Steuersatz oder eine unvollständige Leistungsbeschreibung, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Im Zweifel besser eine Vollrechnung anfordern.

Ausnahmen: Wann gilt die vereinfachte Regelung nicht?

Nicht immer darf vereinfacht abgerechnet werden. In bestimmten Fällen ist trotz Beträgen unter 250 Euro zwingend eine vollständige Rechnung nötig:

• Innergemeinschaftliche Lieferungen nach §6a UStG: Grenzüberschreitende EU-Lieferungen an umsatzsteuerregistrierte Unternehmen erfordern vollständige Dokumentation.

• Reverse Charge: Bei Leistungen, bei denen der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet (zum Beispiel bei bestimmten Bauleistungen oder bei Lieferungen durch im Ausland ansässige Unternehmen), gilt §33 UStDV nicht.

• Versandhandel ins EU-Ausland: Beim grenzüberschreitenden Onlinehandel an Privatpersonen in anderen EU-Ländern gelten die Rechnungsvorschriften des Ziellandes.

• Zusammengefasste Rechnungen über 250 Euro: Fasst ein Unternehmen mehrere Einzelleistungen zu einer Rechnung zusammen und übersteigt der Gesamtbetrag die Grenze, fällt die Vereinfachung weg.

Außerhalb Deutschlands: Im EU-Ausland gelten die Kleinbetragsregeln des jeweiligen Mitgliedstaats. Die deutschen §33-UStDV-Regelungen gelten ausschließlich für Rechnungen nach deutschem Steuerrecht.

Kleinbetragsrechnung Vorlage und Muster

Fünf Angaben, fertig. Das folgende Muster zeigt, wie eine rechtsgültige Kleinbetragsrechnung aufgebaut ist. Alle Pflichtfelder sind enthalten, alles Nicht-Notwendige fehlt bewusst.

Muster 1: Rechnungssteller mit Umsatzsteuer

Musterbetrieb GmbH Musterstraße 12, 12345 Musterstadt

Datum: 01.06.2026

Leistung: Reparatur Drucker, Austausch Druckkopf

Gesamtbetrag (brutto): 178,50 Euro Steuersatz: 19 %

Empfänger, Rechnungsnummer und Steuernummer fehlen. Das ist zulässig. Die Pflichtliste nach §33 UStDV ist vollständig erfüllt.

Muster 2: Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer

Max Mustermann, Freiberufler Beispielweg 5, 10117 Berlin

Datum: 01.06.2026

Leistung: Grafikdesign-Entwurf Visitenkarte

Gesamtbetrag: 95,00 Euro Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.

Fertige Vorlagen als Word- oder Excel-Datei stellen Rechnungssoftware-Anbieter wie sevDesk, Lexware Office oder FastBill kostenlos bereit. Wer ein Rechnungsprogramm nutzt, bekommt die korrekte Vorlage direkt generiert.

Typische Branchen und Anwendungsfälle

Wo läuft die Kleinbetragsrechnung täglich? Vor allem dort, wo viele kleine Transaktionen anfallen und eine vollständige Rechnung unverhältnismäßig aufwendig wäre:

• Gastronomie: Cafés, Restaurants, Imbisse, Bäckereien und Kantinen stellen täglich Kassenbons aus. Diese gelten als Kleinbetragsrechnungen.

• Einzelhandel: Supermarktquittungen, Kassenbons im Fachgeschäft und Apothekenbelege fallen oft unter die 250-Euro-Grenze.

• Taxi und Fahrdienste: Kurzstreckenfahrten kosten selten mehr als 250 Euro. Vereinfachte Belege sind hier der Standard.

• Friseure und Kosmetikstudios: Viele Behandlungen liegen unter der Grenze und werden über einfache Kassenbons abgerechnet.

• Handwerk und Reparatur: Kleine Reparaturen am Fahrrad, an Elektrogeräten oder an Kleidung unterschreiten die Grenze häufig.

• Bürobedarf und Fachbücher: Einkäufe im Büromaterialhandel oder in der Buchhandlung fallen regelmäßig darunter.

Für Unternehmen, die solche Belege empfangen und die Vorsteuer geltend machen möchten, gilt: Belege systematisch sammeln, Pflichtangaben prüfen, GoBD-konform archivieren.

Kleinbetragsrechnung mit Rechnungssoftware erstellen

Software nimmt die Arbeit ab. Wer viele kleine Rechnungen schreibt, profitiert besonders von Automatisierung. Diese Tools sind für kleine Unternehmen und Selbstständige geeignet:

• sevDesk: Alle Pflichtangaben nach §33 UStDV werden automatisch hinterlegt. sevDesk erkennt, ob der Betrag unter 250 Euro liegt, und passt die Pflichtfelder automatisch an. Buchung direkt über das Kassenbuch möglich.

• Lexware Office: Vollständig konform mit §33 UStDV. Besonders für Unternehmen mit DATEV-Schnittstelle eine gute Wahl. Alle Buchungsbelege werden GoBD-konform archiviert.

• FastBill: Für Freelancer und Solo-Selbstständige geeignet. Die Rechnungsvorlage passt sich automatisch an die Kleinbetragsregelung an.

• Easybill: Erkennt automatisch, ob die Kleinbetragsregelung greift. Beide Rechnungsarten lassen sich direkt im System erstellen.

Mit einem Rechnungsprogramm lassen sich Kleinbetragsrechnungen in Sekunden erstellen, rechtssicher archivieren und direkt in die Buchhaltung übernehmen. Fehler werden vermieden. Das spart Zeit.

Aufbewahrungspflicht für Kleinbetragsrechnungen

Auch kleine Belege müssen lange aufbewahrt werden. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) schreiben eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren vor.

Das gilt für Papierbelege und digitale Rechnungen gleichermaßen. Entscheidend: Die Belege müssen während der gesamten Frist lesbar und unveränderbar bleiben.

Thermobelege sind ein Sonderfall. Kassenbons auf Thermopapier verblassen mit der Zeit, oft schon nach wenigen Jahren. Wer solche Belege aufbewahren muss, sollte sie einscannen oder abfotografieren und das Bild GoBD-konform digital speichern.

Für die revisionssichere Archivierung eignen sich integrierte Module in Buchhaltungssoftware wie sevDesk oder Lexware Office. Alternativ gibt es separate Dokumentenmanagementsysteme (DMS).

Zusammenfassung der Aufbewahrungsregeln:

• Frist: 8 Jahre
• Gilt für Papier- und Digitalbelege gleichermaßen
• Belege müssen lesbar bleiben
• Thermobelege einscannen oder fotografieren
• GoBD-konforme Archivierung empfohlen

Mehr über den Autor:

Max Benz

Gründer von geschaeftskonto.io

Max Benz hat einen Master of Science-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre von der Technischen Universität Dresden und ist Gründer von geschaeftskonto.io, einer Marke der LBC FInance UG. Er hat schon einige Unternehmen gegründet und Geschäftskonten eröffnet. Sein Wissen darüber teilt er auf geschaeftskonto.io.